На какой счет поставить покупку программы 1С

Покупка программы 1С — типичная ситуация, в которой бухгалтер сомневается: ставить затраты на счет 97 «Расходы будущих периодов», списывать сразу на 44 «Расходы на продажу» или 26 «Общехозяйственные расходы», а может, признавать нематериальный актив на счете 04. Правильный ответ зависит от того, что именно приобретено: право использования по лицензии, исключительное право, услуга сопровождения или обновление.

Практика сложилась так: типовая коробочная программа 1С приобретается по неисключительной лицензии, поэтому в НМА её не признают. Основная дискуссия идет между счетом 97 с равномерным списанием и единовременным отнесением на расходы. Оба варианта допустимы, но выбор нужно закрепить в учетной политике и применять последовательно.

Ниже разобраны все типовые сценарии: покупка коробки, продление лицензии, договор ИТС, внедрение и доработка, облачная подписка. Для каждого случая даны проводки и условия, при которых схема уместна.

Определяем, что именно куплено

Прежде чем выбирать счет, посмотрите в договор и счет поставщика. От формулировки зависит вся схема учета. Возможны четыре базовых варианта: неисключительная лицензия на типовую программу, исключительное право (редко, обычно при индивидуальной разработке), услуга по сопровождению или обновлению, подписка на облачный сервис.

Ключевой признак: передаются ли вам исключительные права. При покупке коробки 1С:Бухгалтерии или 1С:Управление торговлей вы получаете только право использования — исключительные права остаются у фирмы «1С». Значит, критерии нематериального актива не выполняются, и счет 04 не применяется.

Если в счете написано «лицензия на право использования ПО» — это расходы на программу. Если «информационно-технологическое сопровождение» или «услуги по обновлению» — это услуги текущего периода. Смешивать эти суммы в одной проводке нельзя: у них разный порядок признания.

Счет 97: классическая схема для коробочной версии

Наиболее распространенный и безопасный вариант — отразить стоимость программы на счете 97 «Расходы будущих периодов» и списывать равномерно в течение срока использования. ПБУ 14/2007 прямо предписывает относить платежи за неисключительные права на расходы равномерно в течение срока действия лицензии.

Типовые проводки:

• Дт 60 (76) Кт 51 — оплата поставщику за программу;
• Дт 97 Кт 60 (76) — стоимость лицензии отнесена на расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — выделен НДС (если поставщик — плательщик НДС; отметим, что реализация прав на ПО по лицензионным договорам НДС не облагается, поэтому НДС в документах чаще отсутствует);
• Дт 26 (44, 20) Кт 97 — ежемесячное равномерное списание.

Срок списания определяет сама организация: по сроку лицензии, если он указан в договоре, либо по ожидаемому сроку использования — на практике берут от 1 до 5 лет. Приказ руководителя о сроке списания зафиксирует вашу позицию перед проверяющими.

1. 1
   Проверьте в договоре вид права: неисключительная лицензия или услуга
2. 2
   Оплатите счет и получите акт или УПД от поставщика
3. 3
   Отразите стоимость по дебету счета 97
4. 4
   Издайте приказ о сроке равномерного списания
5. 5
   Ежемесячно списывайте часть стоимости на счета затрат
6. 6
   Проверьте, что остаток по 97 соответствует неистекшему сроку

Единовременное списание на расходы

ПБУ 14/2007 допускает и единовременное признание расходов на неисключительные права, если это предусмотрено учетной политикой. Многие организации выбирают этот путь ради сближения бухгалтерского и налогового учета: в налоговом учете стоимость программы обычно признается в расходах единовременно на дату ввода в эксплуатацию.

Проводки при единовременном списании:

• Дт 60 Кт 51 — оплата;
• Дт 26 (44) Кт 60 — стоимость программы отнесена на расходы.

Выбор счета затрат зависит от назначения программы: 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата обычно уходят на 26 «Общехозяйственные расходы», программа для торгового подразделения — на 44 «Расходы на продажу», решение для производственного учета может относиться на 25 или 20.

Сравнение вариантов учета лицензии

Счет 97 с равномерным списанием

Подходит при значительной стоимости и желании следовать букве ПБУ 14/2007. Минус — расхождение с налоговым учетом и необходимость вести ОНА/ОНО по ПБУ 18/02.

Единовременно на 26/44

Удобно при небольшой стоимости и для сближения с налоговым учетом. Обязательно закрепить в учетной политике. Минус — скачок расходов в периоде покупки.

Счет 04 (НМА)

Только при исключительных правах и выполнении всех критериев НМА. Для типовых коробок 1С не применяется.

Учет договора ИТС, обновлений и сопровождения

Договор информационно-технологического сопровождения (ИТС) — это не покупка программы, а услуга: доступ к обновлениям, консультациям, сервисам 1С. Оплату ИТС относят на расходы текущего периода, к которому она относится.

Если ИТС оплачен сразу за год, корректно распределить сумму по месяцам действия договора — либо через счет 97, либо через авансы выданные (счет 60, субсчет авансов) с ежемесячным зачетом на основании актов. Единовременное списание годового платежа в один месяц искажает себестоимость периода.

Проводки по ИТС:

• Дт 60.аванс Кт 51 — оплата договора ИТС;
• Дт 26 (44) Кт 60 — ежемесячное признание стоимости сопровождения на основании акта.

Облачная подписка и 1С:Фреш

Подписка на облачный сервис (1С:Фреш и аналоги) — это не приобретение программы, а оплата доступа. Счет 97 здесь не нужен: затраты относят на расходы того месяца, за который оплачен доступ.

При оплате подписки сразу за несколько месяцев сумму распределяют по периодам через авансы выданные. Проводка типовая: Дт 26 (44) Кт 60 на основании акта или счета-фактуры за соответствующий месяц.

Внедрение, настройка и доработка

Услуги внедрения и настройки, выполненные сторонним франчайзи, — это услуги, которые списывают на расходы периода (Дт 26/44 Кт 60). Если доработка существенно меняет функционал и выполняется по договору с передачей исключительных прав на разработку, возможен учет в составе НМА — но это требует отдельного анализа условий договора.

Распространенная ошибка — присоединять стоимость внедрения к стоимости лицензии на счете 97. Это разные по природе затраты: лицензия списывается по сроку использования, а услуга внедрения — по факту оказания.

Налоговый учет и разницы

В налоговом учете по налогу на прибыль затраты на неисключительные права на ПО относят к прочим расходам и признают, как правило, единовременно. Если в бухгалтерском учете вы списываете через 97 равномерно, возникает вычитаемая временная разница и отложенный налоговый актив по ПБУ 18/02.

Организации на УСН «доходы минус расходы» учитывают стоимость программы в расходах после оплаты и ввода в эксплуатацию. Права на ПО входят в закрытый перечень расходов УСН, поэтому проблем с признанием обычно нет.

НДС: передача прав на использование программ по лицензионным договорам освобождена от НДС, поэтому в документах на типовую лицензию налога обычно нет. А вот услуги внедрения и ИТС облагаются НДС в общем порядке — входной налог принимается к вычету при наличии счета-фактуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток на счете 97

Норма

Соответствует несписанной части лицензии по графику

Тревожный признак

Остаток завис или списан досрочно без документа

Учетная политика

Норма

Способ учета неисключительных прав закреплен письменно

Тревожный признак

Способ выбран фактически, в политике не отражен

Документы поставщика

Норма

Есть договор/лицензионное соглашение, акт или УПД

Тревожный признак

Только счет на оплату без первичного документа

Разницы БУ/НУ

Норма

Разницы выявлены, ОНА отражен или политика сближает учет

Тревожный признак

Разницы есть, но нигде не зафиксированы

Частые вопросы

Можно ли поставить программу 1С на счет 10 «Материалы»?

Нет. Программа не является материально-производственным запасом: она не потребляется в производстве как предмет труда. Диск с дистрибутивом — лишь носитель, ценность представляет право использования. Используйте 97, счета затрат или 04 (при исключительных правах).

Какой срок списания выбрать для счета 97?

Если в договоре указан срок действия лицензии — берите его. Если срок не указан, организация устанавливает ожидаемый срок использования самостоятельно: на практике от 12 до 60 месяцев. Закрепите срок приказом руководителя.

Купили лицензию за небольшую сумму — обязательно ли 97?

Нет. Если учетная политика предусматривает единовременное признание расходов на неисключительные права, сумму можно сразу отнести на 26 или 44. Это упрощает учет и убирает разницы с налоговым учетом.

Как учесть апгрейд с 1С:ПРОФ на 1С:КОРП?

Апгрейд — это приобретение новой лицензии по льготной цене с зачетом старой. Доплаченную сумму учитывают так же, как обычную покупку: на 97 с равномерным списанием или единовременно в расходы по учетной политике. Недосписанный остаток старой лицензии с 97 списывают на прочие расходы.

Нужно ли ставить программу на забалансовый учет?

ПБУ не требует, но многие организации учитывают лицензии на забалансовом счете (например, 012 «Программные продукты») в условной оценке для контроля рабочих мест и соблюдения лицензионных ограничений. Это элемент внутреннего контроля, а не обязанность.

Как отразить возврат программы поставщику?

Сторнируйте первоначальные проводки: Дт 60 Кт 97 (или счета затрат) на остаточную стоимость и Дт 51 Кт 60 при возврате денег. Если часть стоимости уже списана в расходы, её не трогают — корректируется только несписанный остаток.