На какой счет списывать канцтовары в 1С

Канцелярские товары в бухгалтерском учете относятся к материально-производственным запасам, и вопрос «на какой счет их списывать» возникает у каждого бухгалтера, работающего в 1С:Бухгалтерии. Ответ зависит от того, как организация принимает канцтовары к учету и для каких целей они используются: для офиса, для производства или для продажи.

В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 канцтовары чаще всего приходуются на счет 10.01 «Сырье и материалы» или сразу списываются на затратные счета — 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или 25 «Общепроизводственные расходы». Выбор счета определяется учетной политикой организации и фактическим назначением покупки.

Ошибка в выборе счета приводит к искажению себестоимости, неправильному закрытию месяца и вопросам при проверке. Ниже разобраны варианты учета, конкретные проводки, документы в 1С и способы проверить корректность списания.

Как определяется счет списания канцтоваров

Счет списания зависит от двух факторов: способа постановки на учет и направления использования. Если канцтовары сначала оприходованы на склад (счет 10.01), списание выполняется отдельным документом на затратный счет. Если организация небольшая и канцтовары покупаются «на текущие нужды», их допустимо сразу отнести на расходы при поступлении, минуя складской учет.

Направление использования определяет конкретный затратный счет:

• 26 «Общехозяйственные расходы» — канцтовары для офиса, бухгалтерии, руководства;
• 44 «Расходы на продажу» — для торговых компаний, где канцтовары обслуживают процесс продаж;
• 25 «Общепроизводственные расходы» — если материалы расходуются цехами;
• 20 «Основное производство» — если канцтовары непосредственно входят в процесс производства (например, бумага для типографии);
• 91.02 «Прочие расходы» — в исключительных случаях, например при порче и уценке.

Вариант 1: списание со счета 10.01 через документ «Требование-накладная»

Классическая схема: канцтовары поступают на склад документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары, услуги, комиссия» или «Материалы», где указывается счет учета 10.01. Затем по мере выдачи сотрудникам материалы списываются.

Для списания используется документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). В документе на закладке «Материалы» подбираются списываемые позиции, а на закладке «Счет затрат» указывается счет списания — чаще всего 26, статья затрат с видом «Материальные расходы» или «Канцелярские расходы» (при наличии такой статьи в справочнике), подразделение.

Проводка при этом формируется: Дт 26 (44, 25, 20) — Кт 10.01. Сумма рассчитывается по методу оценки МПЗ, установленному в учетной политике (обычно FIFO или по средней).

1. 1
   Откройте раздел «Склад» → «Требования-накладные» и создайте новый документ
2. 2
   На вкладке «Материалы» подберите канцтовары со счета 10.01 и укажите количество
3. 3
   На вкладке «Счет затрат» выберите счет 26 (или 44), подразделение и статью затрат
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
5. 5
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по 10.01 — остаток должен уменьшиться на списанную сумму

Вариант 2: списание сразу на расходы при поступлении

Если канцтовары закупаются в небольших объемах и сразу передаются в использование, многие организации не оприходуют их на счет 10. В этом случае в документе поступления в колонке «Счет учета» вместо 10.01 сразу указывается затратный счет — 26 или 44, с соответствующей статьей затрат и подразделением.

Проводка будет: Дт 26 — Кт 60.01. Складской учет по таким позициям не ведется, что упрощает работу, но лишает контроля остатков. Для налогового учета такие расходы обычно признаются материальными и принимаются в периоде приобретения при наличии подтверждающих документов.

Чтобы схема работала корректно, в учетной политике нужно закрепить, что канцтовары признаются расходами в момент приобретения. Иначе у проверяющих может возникнуть вопрос, почему материальные ценности миновали склад.

Сравнение вариантов учета

Через счет 10.01 и Требование-накладную

Подходит при регулярных закупках и хранении запаса на складе. Дает контроль остатков, но требует двух документов и инвентаризаций.

Сразу на счет 26/44 при поступлении

Подходит для мелких разовых закупок под текущие нужды. Проще документооборот, но нет количественного учета остатков — нужен внутренний контроль выдачи.

Настройка счетов учета номенклатуры

Чтобы счета подставлялись автоматически, настройте регистр «Счета учета номенклатуры»: раздел «Справочники» → «Номенклатура» → ссылка «Счета учета номенклатуры». Для группы «Канцтовары» или конкретной позиции задайте счет запасов 10.01 и счет расходов 26 (или 44) с нужной статьей затрат.

Настройка применяется по приоритету: сначала программа ищет запись для конкретной номенклатуры, затем для группы, вида номенклатуры, склада и организации. Если счета подставляются неправильно, проверьте, нет ли более общей записи, которая перекрывает нужную.

Статья затрат должна иметь корректный вид расхода для налогового учета — для канцтоваров это обычно «Материальные расходы». От этого зависит, попадет ли сумма в декларацию по налогу на прибыль в нужную строку.

Удобно завести в справочнике «Статьи затрат» отдельную статью «Канцелярские расходы» с видом «Материальные расходы» — тогда расходы на канцтовары будут видны отдельной строкой в отчетах по затратам и проще анализируются.

Списание канцтоваров в торговых организациях

Торговые компании списывают канцтовары на счет 44 «Расходы на продажу». Механика та же: либо через «Требование-накладную» со счета 10.01, либо напрямую при поступлении. Важно, чтобы статья затрат имела вид расхода, допустимый для счета 44, — иначе закрытие месяца может пройти с ошибками.

Если канцтовары закуплены для перепродажи (например, магазин канцелярии), они учитываются на счете 41 «Товары» и списываются в себестоимость продаж документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» проводкой Дт 90.02 — Кт 41. Смешивать «свои» канцтовары для офиса и товар для перепродажи на одном счете нельзя.

Проверка результата и закрытие месяца

После списания сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.01: остатки должны соответствовать фактическому запасу на складе, отрицательных остатков быть не должно. Затем проверьте ОСВ по счету 26 или 44 — списанная сумма должна отразиться в дебетовом обороте с нужной статьей затрат.

При закрытии месяца счета 26 и 44 закрываются на 90.08 или 20 (в зависимости от настроек учетной политики — директ-костинг или полная себестоимость). Если после закрытия на 26 или 44 осталось сальдо, проверьте аналитику статей затрат и настройки учетной политики.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 10.01

Норма

Остаток равен фактическому запасу, нет минусов

Тревожный признак

Отрицательные остатки или расхождение со складом

Проводки документа списания

Норма

Дт 26/44 — Кт 10.01 с заполненной статьей затрат

Тревожный признак

Пустая аналитика, неверный счет дебета

Закрытие месяца

Норма

Счета 26/44 закрыты полностью

Тревожный признак

Остаток на затратном счете после закрытия

Частые вопросы

Можно ли списать канцтовары сразу на 26 счет, минуя 10.01?

Да, если это закреплено в учетной политике и канцтовары сразу передаются в использование. В документе поступления в колонке «Счет учета» укажите 26 со статьей затрат. Проводка будет Дт 26 — Кт 60.01.

На какой счет списывать канцтовары в торговой организации?

Канцтовары для собственных нужд — на счет 44 «Расходы на продажу». Если канцтовары закуплены для перепродажи, они учитываются на 41 «Товары» и списываются через реализацию на 90.02.

Какой документ использовать для списания канцтоваров со склада?

Документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). На вкладке «Материалы» указываются позиции, на вкладке «Счет затрат» — счет списания, подразделение и статья затрат.

Почему 1С не проводит списание канцтоваров?

Чаще всего причина — недостаточный остаток на счете 10.01 по складу или отключен контроль остатков с образованием минуса. Проверьте ОСВ по 10.01 в разрезе складов и дату документа: поступление должно быть раньше списания.

Какую статью затрат выбрать для канцтоваров?

Статью с видом расхода «Материальные расходы» для налогового учета. Можно создать отдельную статью «Канцелярские расходы» — это упростит анализ затрат в отчетах.

Нужно ли списывать канцтовары по мере выдачи сотрудникам?

Если канцтовары оприходованы на 10.01 — да, списание оформляется при передаче в использование. Если по учетной политике они признаются расходами при покупке, отдельное списание не требуется, но желателен внутренний учет выдачи для контроля.