На какой счет отнести займ учредителю в 1С

Выбор счета для займа, выданного учредителю, зависит от двух условий: является ли учредитель сотрудником организации и предусмотрены ли по договору проценты. Если учредитель работает в компании, а заем беспроцентный, применяется счет 73.01 «Расчеты по предоставленным займам». Если заем выдан под проценты — независимо от того, трудоустроен учредитель или нет, — правильный счет 58.03 «Предоставленные займы», поскольку такой заем признается финансовым вложением.

Ошибка в выборе счета не всегда критична для налогов, но искажает бухгалтерскую отчетность: заем на счете 73 попадет в дебиторскую задолженность, а на счете 58 — в финансовые вложения. Кроме того, при беспроцентном займе у учредителя возникает материальная выгода от экономии на процентах, которую организация обязана ежемесячно облагать НДФЛ по ставке 35%. Это отдельная обязанность налогового агента, о которой часто забывают.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 операции по займу отражаются документами «Списание с расчетного счета» (выдача), «Поступление на расчетный счет» (возврат) и операциями, введенными вручную, для начисления процентов и НДФЛ с материальной выгоды. Ниже разобраны все сценарии с проводками и проверками результата.

Какой счет выбрать: логика выбора между 73.01 и 58.03

Счет 73.01 «Расчеты с персоналом по предоставленным займам» предназначен для займов, выданных работникам организации. Если учредитель одновременно является сотрудником (директором, менеджером) и заем беспроцентный, используется именно этот счет. Процентный заем сотруднику методологически корректнее также отражать на счете 58.03, поскольку он приносит доход в виде процентов и соответствует признакам финансового вложения по ПБУ 19/02.

Счет 58.03 «Предоставленные займы» применяется для процентных займов любым лицам, включая учредителей, не состоящих в штате. Если учредитель не работает в компании и заем беспроцентный, счет 73.01 использовать нельзя — он предназначен только для персонала. В этом случае допустимо применять счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» с отдельным субсчетом, либо 58.03, зафиксировав выбор в учетной политике.

Сравнение вариантов учета

Счет 73.01

Подходит для беспроцентного займа учредителю-сотруднику. Ограничение: только для лиц, состоящих в трудовых отношениях с организацией.

Счет 58.03

Для процентных займов любому учредителю. Требует ежемесячного начисления процентов проводкой Дт 76 Кт 91.01 с отражением дохода.

Счет 76 с субсчетом

Запасной вариант для беспроцентного займа учредителю, не являющемуся сотрудником. Выбор нужно закрепить в учетной политике.

Как оформить выдачу займа в 1С

До внесения проводок убедитесь, что учредитель заведен в справочнике «Физические лица» (если он сотрудник) или «Контрагенты» (если не сотрудник). Для счета 73.01 аналитика ведется по физическим лицам, для счета 58.03 — по контрагентам и договорам. Создайте договор займа с видом «Прочее» и укажите его в документах.

Выдача займа с расчетного счета оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочее списание» или «Выдача займа контрагенту» (в зависимости от релиза). В поле «Счет расчетов» укажите 73.01 или 58.03. Проводка будет: Дт 73.01 (58.03) — Кт 51. При выдаче наличными используется документ «Выдача денежных документов» или кассовый документ «Расходный кассовый ордер» с корреспонденцией Дт 73.01 — Кт 50.01.

1. 1
   Заключите письменный договор займа с указанием суммы, срока и ставки (или отметки о беспроцентности).
2. 2
   Заведите учредителя в справочник «Физические лица» или «Контрагенты», создайте договор.
3. 3
   Создайте документ «Списание с расчетного счета», укажите счет расчетов 73.01 или 58.03.
4. 4
   Проверьте проводку: Дт 73.01/58.03 — Кт 51, сумма совпадает с договором.
5. 5
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету и убедитесь, что задолженность висит на нужном субконто.

Начисление процентов и отражение дохода

Если заем процентный, проценты начисляются ежемесячно, независимо от условий их фактической уплаты по договору. В 1С для этого используется документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Проводка: Дт 76 (или 73.01, если учет ведется там) — Кт 91.01 «Прочие доходы». Сумма рассчитывается по формуле: сумма займа × ставка / 365 × количество дней в месяце.

Поступление процентов на расчетный счет оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» и счетом расчетов, на котором начислялись проценты. Для целей налога на прибыль проценты включаются во внереализационные доходы на дату начисления. На УСН доход признается кассовым методом — на дату фактического поступления денег.

Материальная выгода по беспроцентному займу и НДФЛ

Беспроцентный заем или заем со ставкой ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ порождает у заемщика материальную выгоду. Организация как налоговый агент обязана на последнее число каждого месяца рассчитывать матвыгоду и удерживать НДФЛ по ставке 35%. Формула: сумма займа × 2/3 ключевой ставки / 365 × число дней пользования займом в месяце.

В 1С:Бухгалтерии автоматического расчета материальной выгоды нет — операцию вводят вручную: Дт 70 (если учредитель сотрудник) — Кт 68.01. В 1С:ЗУП расчет выполняется документом «Операция учета НДФЛ» или автоматически при наличии договора займа в учете. Удержать налог можно из ближайшей денежной выплаты учредителю: зарплаты или дивидендов.

Возврат займа и закрытие расчетов

Возврат займа на расчетный счет отражается документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат займа контрагентом» или «Прочее поступление» и счетом 73.01/58.03. Проводка: Дт 51 — Кт 73.01 (58.03). Сумма возврата займа не является доходом организации ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете — доходом признаются только проценты.

После полного возврата проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету: сальдо по учредителю должно быть нулевым. Если заем возвращен частями, убедитесь, что все платежи разнесены на один и тот же договор, иначе в учете останутся «висячие» остатки, которые исказят отчетность и акт сверки.

Типичные ошибки и риски

Самая распространенная ошибка — отражение любого займа учредителю на счете 73.01, даже если учредитель не является сотрудником. Это методологически неверно и искажает структуру баланса. Вторая частая проблема — отсутствие письменного договора займа: без него налоговая может переквалифицировать выплату в дивиденды или безвозмездную передачу.

Третья группа ошибок связана с материальной выгодой: бухгалтеры забывают начислять НДФЛ 35% ежемесячно, считая, что обязанность возникает только при возврате займа. Наконец, длительное невозвращение займа с последующим списанием за истечением срока исковой давности приводит к доходу учредителя, облагаемому НДФЛ, — такие операции требуют отдельной юридической оценки.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 73.01 или 58.03

Норма

Задолженность висит на нужном физлице/контрагенте и договоре, сумма совпадает с договором займа

Тревожный признак

Остаток без аналитики, раздвоение по нескольким договорам

Начисление процентов

Норма

Ежемесячные проводки Дт 76 — Кт 91.01 с расчетом от числа дней

Тревожный признак

Проценты начислены один раз в конце срока

НДФЛ с материальной выгоды

Норма

Ежемесячные записи по ставке 35% в регистре НДФЛ

Тревожный признак

Записей нет при действующем беспроцентном займе

ОСВ после возврата

Норма

Сальдо по счету займа нулевое

Тревожный признак

Остаток не закрыт при полном возврате денег

Ответы на частые вопросы

Можно ли выдать заем учредителю наличными из кассы?

Можно, но с ограничением: наличные расчеты по договору займа между организацией и физлицом допустимы, однако если заем выдается из наличной выручки, действуют ограничения на расходование наличных — выдача займа из выручки разрешена. Оформляется расходным кассовым ордером с проводкой Дт 73.01 (58.03) — Кт 50.01.

Что делать, если учредитель не возвращает заем?

По истечении срока исковой давности (три года) долг списывается на прочие расходы проводкой Дт 91.02 — Кт 73.01 (58.03). У учредителя при этом возникает налогооблагаемый доход, с которого нужно исчислить НДФЛ. До списания оцените перспективы взыскания и задокументируйте решение.

Нужно ли платить НДС с процентов по займу?

Нет. Предоставление займа в денежной форме и проценты по нему освобождены от НДС. В книге продаж такие операции не отражаются, счета-фактуры на проценты не выставляются.

Можно ли простить заем учредителю?

Можно, оформив соглашение о прощении долга. Списанная сумма включается в прочие расходы организации (в налоговом учете не принимается), а у учредителя возникает доход, облагаемый НДФЛ по ставке 13%. Операцию желательно согласовать с юристом из-за риска переквалификации.

Как отразить заем, если учредитель и директор — одно лицо?

Директор является сотрудником, поэтому беспроцентный заем отражается на счете 73.01 с аналитикой по физическому лицу. Процентный заем корректнее учитывать на 58.03. Не забудьте про ежемесячный НДФЛ 35% с материальной выгоды при беспроцентном варианте.

Влияет ли заем учредителю на УСН-доходы?

Сам возврат займа доходом на УСН не является. Доходом признаются только проценты — на дату их фактического поступления на счет или в кассу. Выдача и возврат основной суммы в книгу учета доходов и расходов не включаются.