Учет и Финансы · 10 мин
На какой счет отнести медосмотр работников в 1С
Разбираем, на какой счет отнести медосмотр работников в 1С: счета 26, 20, 73, настройка статей затрат, НДФЛ, страховые взносы и типовые проводки.
Расходы на обязательные медицинские осмотры работников — типичная операция, которая вызывает вопросы у бухгалтеров: на какой счет затрат их отнести, как оформить документ в 1С:Бухгалтерии, нужно ли начислять НДФЛ и страховые взносы. От правильного выбора счета зависит корректность себестоимости, управленческой отчетности и налогового учета.
Общее правило: стоимость обязательных медосмотров относится на те же счета затрат, на которых учитывается заработная плата соответствующих работников — 20, 23, 25, 26, 44. Это расходы по обычным видам деятельности, поскольку медосмотры проводятся в силу требований законодательства и связаны с нормальной работой организации.
В программах 1С:Бухгалтерия 8 операция отражается документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги», а выбор счета затрат определяется видом деятельности и настройками учетной политики. Ниже разберем все сценарии: от типовых проводок до спорных ситуаций с НДФЛ и взносами.
Как определить правильный счет затрат
Ключевой принцип — привязка к функции работника, а не к самому факту медосмотра. Если проходят осмотр производственные рабочие, расходы идут на счет 20 или 25; административный персонал — на 26; продавцы в торговой организации — на 44. Это обеспечивает корректное распределение затрат по видам деятельности и правильное исчисление себестоимости.
Если медосмотр проходят сотрудники разных подразделений, а счет выставлен одной суммой, затраты корректно распределить пропорционально по подразделениям. В 1С это реализуется либо несколькими строками в табличной части документа с разными счетами затрат, либо отнесением всей суммы на счет 25/26 с последующим автоматическим распределением при закрытии месяца.
Выбор счета по виду деятельности
Подходит для административно-управленческого персонала и как универсальный вариант, если учетная политика предусматривает директ-костинг
Для рабочих основного производства; сумма попадает напрямую в себестоимость продукции
Для цехового персонала; распределяется на счет 20 при закрытии месяца по правилам учетной политики
Для торговых организаций и работников, занятых продажами
Оформление документа в 1С:Бухгалтерия 8
Стандартный способ отражения — документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В шапке указывается контрагент-медорганизация и договор, в табличной части — номенклатура услуги, сумма и счет затрат с аналитикой.
Перед проведением документа убедитесь, что в справочнике «Номенклатура» создана услуга «Медицинский осмотр работников» с корректным видом номенклатуры — от него зависят счета учета, подставляемые по умолчанию. Счет затрат и статью затрат можно скорректировать вручную непосредственно в документе.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)»
- 2Укажите контрагента — медицинскую организацию и договор с ней
- 3Добавьте в табличную часть услугу «Медицинский осмотр», укажите сумму по акту
- 4Проверьте счет затрат (20, 25, 26 или 44) и статью затрат с видом расхода «Прочие затраты» или «Материальные расходы» в зависимости от учетной политики
- 5Убедитесь, что НДС не выделен: медицинские услуги по обязательным осмотрам обычно не облагаются НДС
- 6Проведите документ и проверьте сформированные проводки через кнопку «Дт/Кт»
Настройка статьи затрат
Статья затрат определяет, как расход попадет в налоговый учет. Для обязательных медосмотров обычно создают отдельную статью, например «Медицинские осмотры работников», с видом расхода для налогового учета «Прочие расходы» — такие затраты принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль как обоснованные.
Способ распределения в статье затрат указывается «По правилам распределения на счетах затрат» или оставляется без распределения — в зависимости от того, на какой счет отнесен расход. Для счета 26 при методе «директ-костинг» сумма спишется на 90.08 при закрытии месяца.
НДФЛ и страховые взносы с медосмотров
Стоимость обязательных медицинских осмотров, проводимых в соответствии с законодательством (предварительные, периодические), не облагается НДФЛ и страховыми взносами — это доход работника, возникающий не в его пользу, а в интересах работодателя и по требованию закона. В 1С никаких дополнительных действий в зарплатной части для таких выплат не требуется.
Ситуация меняется, если организация оплачивает добровольные медосмотры или медицинские услуги, не предусмотренные обязательными перечнями: например, расширенные обследования по инициативе работодателя в пользу конкретных сотрудников. Здесь возможна доначисление взносов и НДФЛ, и позицию стоит фиксировать в локальных актах и договоре с медорганизацией.
Спорные сценарии: возмещение работнику и счет 73
Иногда работник проходит медосмотр самостоятельно и оплачивает его из своих средств, а работодатель возмещает расходы. В этом случае расчеты ведутся через счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»: начисление компенсации — Дт 26 (20, 44) Кт 73, выплата — Дт 73 Кт 50, 51.
В 1С:Бухгалтерии начисление компенсации оформляется документом «Операция, введенная вручную» с указанием субконто «Сотрудники» по счету 73. Выплата — документом «Списание с расчетного счета» или «Выдача наличных» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» либо через счет 73 с указанием сотрудника.
При таком способе важно сохранить документы работника: чек, заключение медкомиссии, заявление на возмещение и приказ руководителя. Без этого пакета обоснованность расхода и освобождение от НДФЛ могут быть оспорены.
Налоговый учет и учетная политика
Расходы на обязательные медосмотры уменьшают базу по налогу на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, при условии документального подтверждения: договор с медорганизацией, акт, приказ о направлении работников, итоговый акт медкомиссии. В 1С:Бухгалтерии при корректно настроенной статье затрат сумма автоматически попадает в налоговый учет.
Что касается НДС: медицинские услуги по перечню, включающему обязательные осмотры, освобождены от налога, поэтому в документе поступления ставка обычно «Без НДС». Если счет-фактура с НДС все же выставлен, сверьте услугу с перечнем льготируемых — возможно, часть услуг льготой не covered, и тогда входной налог принимается к вычету в обычном порядке.
На УСН «доходы минус расходы» затраты на медосмотры принимаются после оплаты — в 1С это отслеживается автоматически при проведении документов оплаты, попадая в книгу учета доходов и расходов.
Как проверить результат
Дт 20/25/26/44 — Кт 60, без НДС или с корректным выделением
Расход попал на 91.02 или счет затрат не соответствует подразделению
Сумма медосмотра видна на выбранном счете и закрыта при закрытии месяца
Остаток завис на счете или распределился не туда
Сумма отражена в регистре налогового учета по статье прочих расходов
Расход не принят для НУ из-за неверного вида расхода в статье затрат
Есть договор, акт, приказ о направлении, заключение медкомиссии
Только счет и платежка без подтверждения обязательности осмотра
Типичные ошибки при учете медосмотров
Самая распространенная ошибка — отнесение стоимости медосмотров на счет 91.02 «Прочие расходы». Это неверно: обязательные осмотры связаны с обычной деятельностью, а отражение через 91 искажает себестоимость и может вызвать вопросы при проверке обоснованности расходов.
Вторая ошибка — выбор единого счета 26 для всех работников в производственной компании. Это приводит к занижению производственной себестоимости и неверному распределению косвенных расходов. Третья — отсутствие приказа о направлении на медосмотр: без него расход сложно защитить как обязательный, а значит, возникают риски по налогу на прибыль, НДФЛ и взносам.
FAQ по учету медосмотров в 1С
Можно ли отнести медосмотр на счет 76, если оплачивает сторонняя организация?
Нет, счет 76 используется для расчетов с контрагентами, а не для учета затрат. Если за ваших работников медосмотр оплачивает третье лицо (например, заказчик по договору подряда), у вас расхода не возникает — отражать в учете нечего, но документы о прохождении осмотра сохраните.
Как отразить медосмотр в 1С:ЗУП?
В 1С:ЗУП стоимость медосмотров обычно не отражается — это бухгалтерские расходы организации, а не выплаты работнику. В ЗУП фиксируют сам факт прохождения осмотра (для контроля допуска к работе) через кадровые документы или специализированные механизмы охраны труда, если они включены в настройках.
А если медосмотр не пройден по вине работника — кто несет расходы?
Оплаченный, но не пройденный по вине работника осмотр организация вправе удержать из зарплаты только при наличии оснований и в пределах ограничений трудового законодательства. В учете сумма сначала относится на затраты, затем при взыскании — на расчеты с работником через счет 73. Без решения о взыскании сумма остается расходом организации.
Нужно ли распределять расходы на медосмотр между сотрудниками пофамильно?
Для обязательных медосмотров пофамильное распределение в бухгалтерском учете не требуется — это затраты организации в целом. Пофамильный учет понадобится только если услуги оформлены как доход конкретных работников, чего для обязательных осмотров следует избегать на этапе договора.
Как быть с медкнижками работников общепита?
Оформление и продление личных медицинских книжек — это тоже обязательные медосмотры, поэтому расходы относятся на те же счета затрат (в торговле и общепите обычно 44). Условия по НДФЛ и взносам аналогичны: при документальном подтверждении обязательности налоги не начисляются.
Что делать, если медорганизация выставила акт с НДС?
Сначала проверьте, входит ли услуга в перечень льготируемых медицинских услуг. Если входит — НДС выставлен ошибочно, запросите исправленный документ. Если услуга не льготируется, примите налог к вычету в обычном порядке через документ «Счет-фактура полученный».
Что важно запомнить
Обязательные медосмотры относятся на счета затрат по обычным видам деятельности (20, 25, 26, 44) по аналогии с зарплатой работников, оформляются документом «Поступление услуг» с корректной статьей затрат. НДФЛ и взносы не начисляются при подтвержденной обязательности осмотра и правильном договоре. Ключевые риски — отражение через 91 счет, отсутствие приказа и договор от имени работника.