Учет и Финансы · 10 мин
На какой счет отнести картридж для принтера в 1С
Как оприходовать картридж для принтера в 1С: счет 10.05 или 10.09, списание на 26, 44, 25, проводки, НДС и типичные ошибки при учете расходников.
Картридж для принтера в бухгалтерском учете — это материально-производственный запас, а не основное средство и не расход будущего периода. В 1С:Бухгалтерии 8.3 его приходуют на счет 10 «Материалы» (чаще всего субсчет 10.05 или 10.09), а при передаче в эксплуатацию списывают на счет затрат, соответствующий подразделению, где работает принтер: 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 25 «Общепроизводственные затраты» или 20 «Основное производство».
Ошибка с выбором счета редко приводит к штрафам, но искажает аналитику затрат и вызывает вопросы при инвентаризации: картриджи «висят» на складе, хотя физически давно вставлены в принтеры. Поэтому важно сразу настроить корректную цепочку «поступление → склад → списание в расходы» и закрепить ее в учетной политике.
Ниже разобраны варианты учета в зависимости от ситуации: покупка нового картриджа, заправка, покупка вместе с принтером, а также особенности для УСН и спорные моменты с НДС.
Какой счет выбрать при оприходовании картриджа
План счетов не содержит отдельного субсчета для картриджей, поэтому организация выбирает субсчет счета 10 самостоятельно и закрепляет выбор в учетной политике. На практике используются два варианта.
- Счет 10.05 «Запасные части» — если в компании картриджи рассматривают как сменные комплектующие к оргтехнике. Это самый распространенный вариант, он логично отражает природу расходника.
- Счет 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» — если картриджи учитывают вместе с прочими хозяйственными расходниками (бумага, канцелярия). Подходит, когда номенклатура мелкая и отдельная аналитика не нужна.
- Счет 10.01 «Сырье и материалы» — формально допустим, но менее удобен: этот субсчет обычно занят производственными материалами, и расходники в нем «теряются».
В карточке номенклатуры (справочник «Номенклатура») для картриджа укажите вид номенклатуры «Материалы» и в настройках счетов учета — выбранный субсчет 10. Тогда при поступлении программа подставит счет автоматически, а при списании предложит корректную проводку.
Оформление поступления картриджа в 1С
Покупка картриджа отражается стандартным документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». Шапку заполняют по счету-фактуре или УПД поставщика.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с операцией «Товары (накладная)».
- 2Укажите контрагента, договор и склад поступления.
- 3В табличной части выберите номенклатуру «Картридж…» с видом «Материалы», количество и цену из накладной.
- 4Проверьте счета учета: дебет 10.05 (или 10.09), счет НДС 19.03, кредит 60.01.
- 5Проведите документ и зарегистрируйте счет-фактуру, если поставщик — плательщик НДС.
- 6Сверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»: Дт 10.05 Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01.
Если картриджи закупаются регулярно и сразу выдаются в работу, некоторые бухгалтеры минуют склад и сразу проводят списание. Это допустимо, только если в учетной политике прописано, что малоценные расходники списываются в момент приобретения. Иначе корректнее сначала оприходовать на 10-й счет, а затем списать отдельным документом.
Списание картриджа в расходы: на какой счет затрат
Картридж становится расходом в момент передачи в эксплуатацию — когда его устанавливают в принтер. В 1С это оформляется документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Счет затрат выбирается по месту использования принтера.
| Где используется принтер | Счет затрат | Типичная статья затрат |
|---|---|---|
| Бухгалтерия, дирекция, офис управления | 26 «Общехозяйственные расходы» | Канцелярские расходы / Материальные расходы |
| Отдел продаж, магазин, торговая точка | 44 «Расходы на продажу» | Расходы на оргтехнику / Канцелярия |
| Производственный цех, склад | 25 «Общепроизводственные расходы» | Материальные расходы |
| Принтер участвует в основном производстве | 20 «Основное производство» | Материальные расходы |
Проводка при списании: Дт 26 (44, 25, 20) — Кт 10.05 (10.09). В требовании-накладной на закладке «Счет затрат» укажите счет, подразделение и статью затрат с видом «Материальные расходы» — это важно для корректного попадания суммы в налоговый учет по налогу на прибыль.
Для управленческого удобства крупные компании ведут забалансовый учет картриджей, находящихся в принтерах (например, на забалансовом счете МЦ), пока ресурс картриджа не выработан. В типовой 1С это не обязательно, но помогает контролировать расход по подразделениям.
Отдельные сценарии: заправка, покупка с принтером, авансовый отчет
Заправка или восстановление картриджа
Заправка — это услуга, а не покупка материала. Она отражается документом «Поступление услуг» сразу на счет затрат: Дт 26 (44, 25) — Кт 60.01, статья затрат — например, «Ремонт и обслуживание оргтехники». Счет 10 здесь не используется, потому что запаса на складе не возникает.
Картридж куплен вместе с принтером
Если принтер принимается к учету как основное средство (счет 08 → 01) или как инвентарь (10.09), стартовый картридж в комплекте отдельно не выделяется — его стоимость входит в стоимость комплекта. Дополнительные (сменные) картриджи, купленные отдельно, приходуются на 10-й счет по общим правилам.
Покупка через подотчетное лицо
Если сотрудник купил картридж за наличные, расход оформляется авансовым отчетом: Дт 10.05 — Кт 71. Дальше списание идет стандартной требованием-накладной. Прикладывайте чек и накладную — без первичного документа расход могут не признать в налоговом учете.
Как выбрать проводку
НДС и налоговый учет
Если поставщик работает с НДС, входной налог по картриджу принимается к вычету в общем порядке: Дт 19.03 — Кт 60.01 при поступлении и Дт 68.02 — Кт 19.03 при регистрации счета-фактуры. Условие — наличие корректного счета-фактуры или УПД и использование картриджа в облагаемой НДС деятельности.
В налоговом учете по налогу на прибыль стоимость картриджа — это материальные расходы. Они признаются в момент передачи в производство (эксплуатацию), то есть при списании требованием-накладной, а не в момент оплаты поставщику. При кассовом методе и на УСН «доходы минус расходы» расход признается после оплаты и оприходования — проверьте, что в 1С оплата поставщику зарегистрирована, иначе сумма не попадет в книгу учета доходов и расходов.
Типичные ошибки и как их проверить
Для контроля сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.05 (10.09) с аналитикой по номенклатуре и складам. Остаток на конец месяца должен соответствовать картриджам, физически лежащим на складе. Если картриджи выдаются сразу в работу, остаток будет нулевым или минимальным — это норма.
Как проверить результат
Остаток равен фактическим запасам на складе
Остаток завышен — картриджи не списаны при выдаче
Дт 10.05 Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01
Счет 41 или 91 в дебете
Дт 26/44/25 Кт 10.05 с верной статьей затрат
Пустое подразделение или статья не «материальная»
Расход появился после оплаты поставщику
Расхода нет — проверьте регистрацию оплаты
FAQ
Можно ли учитывать картридж на счете 10.01 «Сырье и материалы»?
Формально да, план счетов это не запрещает. Но практически неудобно: 10.01 обычно занят производственным сырьем, и расходники на нем затрудняют анализ. Оптимальны 10.05 или 10.09 с закреплением выбора в учетной политике.
Картридж дорогой — не основное ли это средство?
Нет. Картридж — расходный материал с ограниченным ресурсом, он не используется самостоятельно и быстро изнашивается. Независимо от цены он учитывается как материал на счете 10. Основным средством является сам принтер, если он соответствует критериям ОС.
Нужно ли списывать картридж каждый месяц или можно раз в квартал?
Списание оформляется по факту передачи в эксплуатацию. Если картриджи выдаются регулярно, удобно оформлять требование-накладную по каждой выдаче или сводным документом за месяц — по ведомости выдачи. Длительное накопление без списания искажает остатки склада.
Как отразить бесплатный картридж, полученный в подарок с заказом?
Безвозмездно полученное имущество приходуется по рыночной стоимости: Дт 10.05 — Кт 91.01 (прочие доходы). В налоговом учете стоимость включается во внереализационные доходы. Если стоимость незначительна и определить ее невозможно, многие организации приходуют такой картридж в нулевой оценке с количественным учетом.
Что делать, если картридж вернули поставщику по гарантии?
Оформляется документ «Возврат товаров поставщику»: Дт 60.01 — Кт 10.05 (сторно поступления). Если картридж уже был списан в расходы, сначала восстановите его на склад сторнирующей требованием-накладной, затем делайте возврат.
Нужен ли отдельный склад в 1С для картриджей?
Не обязательно, но удобно. Отдельный склад «Расходники оргтехники» упрощает инвентаризацию и контроль выдачи, особенно если расходники закупаются централизованно и раздаются по подразделениям.
Что важно запомнить
Картридж — материал: приходуется на 10.05 или 10.09, списывается требованием-накладной на счет затрат подразделения (26, 44, 25, 20). Заправка — услуга сразу на затраты. Выбор субсчета и порядок списания закрепите в учетной политике, а правильность учета проверяйте по ОСВ счета 10 и КУДиР.