На какой счет оприходовать трудовые книжки в 1С

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это материальные ценности особого рода: организация покупает их за деньги, хранит у себя, но не является их собственником в привычном смысле, поскольку бланк предназначен конкретному работнику. Поэтому у бухгалтеров регулярно возникает вопрос, на какой счет оприходовать трудовые книжки в 1С, чтобы учет соответствовал правилам и не ломал отчетность.

Единого прямо закрепленного счета для бланков трудовых книжек нормативные документы не содержат, поэтому на практике применяются три подхода: забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности», забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и балансовый счет 10 «Материалы» с последующим списанием. Выбор зависит от того, компенсирует ли работник стоимость бланка и как закреплен порядок в учетной политике.

Ниже разобраны все три варианта, показаны проводки, пошаговые действия в 1С:Бухгалтерии 8.3, способы проверить результат и типичные ошибки, из-за которых бланки «зависают» на складе или искажают расходы.

Почему для трудовых книжек нет однозначного счета

План счетов бухгалтерского учета не называет трудовые книжки напрямую. Правила ведения и хранения трудовых книжек обязывают работодателя приобретать бланки и обеспечивать их учет, но конкретную счетную схему оставляют на усмотрение организации. Из-за этого в разных компаниях и даже в разных методических материалах встречаются разные рекомендации.

Ключевой фактор выбора — экономическая суть операции. Бланк трудовой книжки приобретается для конкретного работника, а не для собственных нужд организации, поэтому многие считают его ценностью, принятой на ответственное хранение. Другая точка зрения: бланк — это бланк строгой отчетности, который учитывается за балансом. Третий вариант — признать бланк обычным материалом и списать его стоимость на расходы при выдаче работнику.

Важно понимать: какой бы вариант вы ни выбрали, он должен быть закреплен в учетной политике и применяться последовательно. Прыгать между счетами 006, 002 и 10 в течение одного года нельзя — это вызовет вопросы при проверке и усложнит инвентаризацию.

Вариант 1: забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности»

Это самый распространенный способ. Счет 006 предназначен для бланков строгой отчетности — документов, учет которых ведется в условной оценке или по фактической стоимости приобретения. Трудовые книжки по своей природе близки к таким бланкам: они имеют серию и номер, подлежат поштучному учету и хранятся как ценности.

При этом подходе стоимость приобретения бланков сразу относится на расходы (счет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу»), а сами бланки приходуются за балансом проводкой Дебет 006 — в количественном и суммовом выражении по каждому бланку. При выдаче бланка работнику делается запись по кредиту 006.

Плюс метода — простота и наглядность: на забалансовом счете всегда видно, сколько бланков на хранении и какова их стоимость. Минус — если работник возмещает стоимость бланка, придется отдельно отражать прочий доход, а расходы на покупку уже списаны, что требует аккуратности в налоговом учете.

Проводки при учете на счете 006

Типовая цепочка выглядит так:

• Дебет 26 (44) Кредит 60 — отражена стоимость приобретенных бланков;
• Дебет 19 Кредит 60 — выделен НДС (если поставщик работает с НДС);
• Дебет 006 — бланки приняты на забалансовый учет по фактической стоимости или в условной оценке;
• Кредит 006 — бланк выдан работнику (испорчен, списан);
• Дебет 73 Кредит 91.1 — если работник возмещает стоимость бланка, отражен прочий доход.

Вариант 2: забалансовый счет 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение»

Сторонники этого подхода исходят из того, что бланк трудовой книжки — собственность работника, а организация лишь хранит его до оформления. Счет 002 как раз предназначен для ценностей, которые числятся у компании, но ей не принадлежат.

Проводки аналогичны варианту с 006: стоимость покупки списывается на расходы, бланки приходуются по дебету 002 и списываются с кредита 002 при выдаче. Разница чисто методологическая: 002 подчеркивает ответственное хранение, 006 — природу бланка строгой отчетности.

На практике счет 006 встречается чаще, поскольку трудовые книжки имеют серии и номера и ведутся в приходно-расходной книге по учету бланков — это ближе к логике бланков строгой отчетности. Но использование 002 не является ошибкой, если оно закреплено в учетной политике.

Сравнение вариантов учета

Счет 006 (забалансовый)

Подходит большинству организаций. Простой учет по сериям и номерам, стоимость сразу в расходах. Ограничение: при возмещении стоимости работником нужен отдельный доход.

Счет 002 (забалансовый)

Подходит, если методологически трактуете бланк как собственность работника на хранении. Проводки те же, что и для 006.

Счет 10.06 (балансовый)

Подходит, если бланки рассматриваются как материалы до выдачи, а работник возмещает их стоимость. Ограничение: завышает активы и требует инвентаризации в составе МПЗ.

Вариант 3: балансовый счет 10 «Материалы»

Если организация приобретает бланки и взыскивает их стоимость с работников, некоторые бухгалтеры предпочитают классический материальный учет: Дебет 10.06 «Прочие материалы» Кредит 60 — бланки оприходованы на склад. При выдаче работнику стоимость списывается: Дебет 73 Кредит 10.06 (с последующим удержанием из зарплаты или оплатой через кассу) либо Дебет 91.2 Кредит 10.06, если возмещение не предусмотрено.

Этот способ корректен, но у него есть недостатки. Во-первых, бланки увеличивают стоимость запасов в балансе, что не всегда отражает экономическую реальность. Во-вторых, их придется включать в инвентаризацию МПЗ. В-третьих, для аналитического учета по сериям и номерам придется настраивать дополнительные разрезы или вести учет параллельно в приходно-расходной книге.

Комбинированный вариант тоже допустим: балансовый учет на 10.06 до момента выдачи и одновременно количественный учет на 006 для контроля номеров. Главное — чтобы схема была описана в учетной политике и не путала пользователей программы.

Как оформить оприходование бланков в 1С:Бухгалтерии 8.3

В типовой конфигурации нет специального документа «Поступление трудовых книжек», поэтому используются стандартные механизмы. Ниже — порядок для самого популярного варианта с расходами и забалансовым счетом 006.

1. 1
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» или «Товары, услуги, комиссия».
2. 2
   Укажите поставщика, номер и дату накладной, сумму по документу.
3. 3
   В табличной части выберите счет затрат 26 (или 44) — стоимость бланков сразу попадет в расходы.
4. 4
   Проверьте проводки: Дебет 26 Кредит 60, при наличии НДС — Дебет 19.03 Кредит 60.
5. 5
   Создайте документ «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции») и добавьте запись: Дебет 006, количество и сумма бланков, в аналитике — номенклатурная группа или статья «Бланки трудовых книжек».
6. 6
   Проверьте результат отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 006: дебетовое сальдо должно равняться количеству бланков на хранении.

Если выбран учет на счете 10.06, поступление оформляется документом «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Товары»: создается номенклатурная позиция «Бланк трудовой книжки» с типом «Материалы», указывается количество и цена. Списание при выдаче работнику выполняется документом «Требование-накладная» с указанием счета затрат 73 или 91.2.

Для забалансовых записей через «Операцию, введенную вручную» важно заполнить количество: счет 006 поддерживает количественный учет, и именно по нему удобно сверять остатки с приходно-расходной книгой бланков. Если количество не заполнять, сверка превратится в ручной пересчет по первичным документам.

Удобно завести в справочнике «Номенклатура» позицию «Бланк трудовой книжки» и «Вкладыш в трудовую книжку» даже для забалансового учета: тогда в ручной операции можно ссылаться на понятную аналитику, а не на абстрактную статью затрат.

Выдача, порча и списание бланков

Выдача бланка работнику отражается записью по кредиту 006 (или 002) в ручной операции на дату заполнения трудовой книжки. Одновременно делается запись в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей — этот документ ведется вне 1С или в виде самостоятельного регистра, но данные должны совпадать с бухгалтерским учетом.

Испорченный при заполнении бланк не выбрасывается: он уничтожается с составлением акта, а в учете списывается с кредита 006. Акт о порче храните — при проверке трудовой инспекции несоответствие между приходно-расходной книгой и фактическими остатками без подтверждающих документов трактуется как нарушение.

Если работник возмещает стоимость бланка, отразите задолженность: Дебет 73 Кредит 91.1 — на стоимость бланка, затем удержание из зарплаты или оплату в кассу. Удержание из заработной платы возможно только с письменного согласия работника и в пределах ограничений по размеру удержаний, поэтому безопаснее оформлять добровольную оплату.

Проверка результата и контроль остатков

После настройки учета сверьте три источника данных: оборотно-сальдовую ведомость по счету 006 (или 002, 10.06), приходно-расходную книгу по учету бланков и фактическое наличие бланков в сейфе. Все три показателя должны совпадать по количеству.

Инвентаризацию забалансовых ценностей проводят в общем порядке: комиссия пересчитывает бланки, сверяет серии и номера с книгой учета, расхождения оформляет актом. В 1С для забалансовых счетов типового документа инвентаризации нет, поэтому результат фиксируется ручной операцией.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 006

Норма

Дебетовое сальдо равно количеству бланков на хранении, есть количественные данные

Тревожный признак

Нулевое сальдо при наличии бланков в сейфе или остаток без количества

Приходно-расходная книга бланков

Норма

Остаток по книге совпадает с ОСВ и фактическим наличием

Тревожный признак

Расхождения без актов о порче или документов выдачи

Проводки поступления

Норма

Стоимость списана на 26/44, бланки оприходованы за баланс

Тревожный признак

Бланки висят и на 10-м, и на 006-м одновременно без методологии

Типичные ошибки при учете трудовых книжек в 1С

Первая распространенная ошибка — бланки вообще не приходуются: покупка списывается на расходы, а забалансовый учет не ведется. Формально расходы отражены верно, но контроль сохранности бланков отсутствует, и при проверке организация не сможет подтвердить, куда делись приобретенные бланки.

Вторая ошибка — двойной учет без методологии: бланки числятся и на счете 10, и на счете 006 в полной стоимостной оценке, что завышает показатели и путает инвентаризацию. Третья — списание бланка с забаланса не в момент выдачи, а «раз в год» или вообще никогда, из-за чего остаток на 006 не соответствует действительности.

Что закрепить в учетной политике

Чтобы учет был защищен методологически, пропишите в учетной политике: выбранный счет (006, 002 или 10.06), оценку бланков (фактическая стоимость приобретения или условная оценка), порядок списания при выдаче и порче, порядок возмещения стоимости работником и периодичность инвентаризации. Достаточно двух-трех пунктов в разделе о материальных ценностях или забалансовом учете.

Если организация небольшая и бланков мало, допустимо вести учет в условной оценке (например, 1 рубль за бланк) с полным количественным контролем — это упрощает ручные операции. Крупным работодателям с регулярными закупками логичнее учет по фактической стоимости.

Частые вопросы

Можно ли вообще не приходовать бланки на забалансовый счет?

Формально План счетов не обязывает учитывать трудовые книжки на 006, но правила ведения трудовых книжек требуют учета бланков в приходно-расходной книге. Без забалансового учета вы лишаетесь инструмента контроля в бухгалтерской программе и рискуете получить замечание при проверке сохранности бланков.

Как отразить испорченный при заполнении бланк?

Составьте акт о порче бланка с указанием серии и номера, подпишите у ответственного лица и комиссии. В 1С сделайте ручную операцию по кредиту 006 на количество и стоимость испорченного бланка. Сам бланк уничтожается, акт хранится вместе с приходно-расходной книгой.

Нужно ли выделять НДС при покупке бланков?

Если поставщик выставил счет-фактуру с НДС и организация применяет общую систему, налог принимается к вычету в обычном порядке: Дебет 19 Кредит 60, затем Дебет 68 Кредит 19. Если поставщик на спецрежиме без НДС, вся сумма относится на расходы.

Что делать, если работник должен возместить стоимость бланка?

Отразите прочий доход: Дебет 73 Кредит 91.1 на стоимость бланка. Оплату примите через кассу (приходный кассовый ордер) или удержите из зарплаты только на основании письменного заявления работника. Без заявления удержание неправомерно.

Подходит ли счет 006 для учета вкладышей в трудовую книжку?

Да, вкладыши учитываются аналогично трудовым книжкам, поскольку это тоже бланки с сериями и номерами, подлежащие поштучному учету. В аналитике счета 006 удобно завести отдельные позиции «Бланк трудовой книжки» и «Вкладыш», чтобы сверять остатки раздельно.

Как перевести учет с одного счета на другой, если раньше вели иначе?

Изменение способа учета — это изменение учетной политики, которое применяется с начала нового отчетного года. Оформите приказ, перенесите остатки ручной операцией (например, кредит 006 — дебет 002) на 1 января и далее ведите учет по новой схеме последовательно.