На какой счет отнести канцелярские товары в 1С 8.3

Канцелярские товары в 1С 8.3 чаще всего учитывают на счете 10 «Материалы» — в типовой конфигурации «Бухгалтерия предприятия» обычно используют субсчет 10.01 «Сырье и материалы», а для хозяйственного инвентаря и принадлежностей предусмотрен субсчет 10.09. Выбор зависит от того, как ваша учетная политика квалифицирует такие покупки: как материалы, расходуемые на общехозяйственные нужды, или как запасы, которые можно списать сразу в расходы.

На практике встречаются два рабочих подхода. Первый — оприходовать канцелярию на счет 10 документом «Поступление (акты, накладные, УПД)», а затем списать документом «Требование-накладная» на счет затрат (25, 26, 44). Второй — списывать стоимость сразу на расходы в момент поступления, если это разрешено учетной политикой и суммы несущественны. Оба варианта корректны, но первый дает контроль остатков по складам и материально ответственным лицам.

Ниже разобраны варианты счетов, настройка счетов учета номенклатуры, типовые проводки и способы проверить, что программа подставила нужные счета автоматически.

Какие счета подходят для канцелярии и чем они отличаются

План счетов в 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия» дает несколько вариантов. Счет 10.01 «Сырье и материалы» — универсальный вариант для бумаги, ручек, папок, скрепок, которые израсходуются в деятельности организации. Счет 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» подходит для предметов длительного пользования: степлеров, дыроколов, лотков для бумаг, настольных ламп, если они не достигают лимита основных средств.

Счет 26 «Общехозяйственные расходы» используют, когда канцелярия списывается сразу, без промежуточного оприходования на склад. Торговые организации вместо 26 применяют счет 44 «Расходы на продажу». Производственные компании могут относить канцелярию цехов на 25 «Общепроизводственные расходы».

Сравнение вариантов учета

Счет 10.01 + списание на 26/44

Подходит, когда нужен контроль остатков по складу и МОЛ. Требует двух документов: поступление и требование-накладная.

Счет 10.09

Для инвентаря и хозпринадлежностей длительного пользования ниже лимита ОС. Удобно для степлеров, калькуляторов, мебели мелкой.

Сразу на 26 или 44

Упрощает учет при незначительных суммах, если это закреплено в учетной политике. Не дает складского контроля остатков.

Как оформить поступление канцелярских товаров

Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». В табличной части укажите номенклатуру, количество и цену из накладной поставщика.

Ключевой момент — колонка «Счет учета» в табличной части. По умолчанию программа подставляет счета из настройки «Счета учета номенклатуры». Для канцелярии проверьте, что стоит 10.01 (или 10.09), а счет НДС — 19.03. Если счет подставился неверно, исправьте его прямо в строке документа или настройте правила по умолчанию, чтобы не править каждый раз вручную.

После проведения документа откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте проводки: Дт 10.01 — Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 — Кт 60.01 на сумму НДС. Это признак корректного оприходования.

1. 1
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Товары (накладная)».
2. 2
   Заполните номенклатуру, количество и цены по накладной поставщика.
3. 3
   Проверьте в табличной части счет учета: 10.01 или 10.09, счет НДС — 19.03.
4. 4
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт».
5. 5
   Убедитесь, что сформированы проводки Дт 10.01 Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01.

Настройка счетов учета номенклатуры, чтобы счета подставлялись автоматически

Чтобы не выбирать счет в каждом документе, настройте правила по умолчанию. Перейдите в раздел «Справочники» → «Номенклатура» и в форме списка откройте ссылку «Счета учета номенклатуры» (в шапке справочника или через меню «Ещё»).

Создайте запись с отбором по виду номенклатуры, группе номенклатуры или конкретной позиции. Удобно завести отдельную группу «Канцелярские товары» и задать для нее счет запасов 10.01, счет расходов 26 (или 44), счет НДС по приобретенным ценностям 19.03. Программа применяет наиболее детальное правило: сначала ищет по конкретной номенклатуре, затем по группе, затем по виду, затем общую настройку.

После настройки проведите тестовый документ поступления и убедитесь, что нужные счета подставились без ручной правки. Это исключает ошибки при массовом вводе накладных.

Как списать канцелярию в расходы

Если канцелярия оприходована на склад, списание оформляют документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» → «Требования-накладные»). На закладке «Материалы» укажите списываемые позиции и количество, на закладке «Счет затрат» — счет 26 (или 25, 44), подразделение и статью затрат, например «Канцелярские расходы» с видом расхода «Прочие затраты».

Проводка будет: Дт 26 — Кт 10.01. Если используете счет 10.09, списание идет аналогично с кредита 10.09. В конце месяца при закрытии месяца счета 25, 26, 44 закрываются регламентными операциями в соответствии с настройками учетной политики.

Списание сразу при поступлении

Если учетная политика позволяет не отражать канцелярию на складе, в документе поступления в колонке «Счет учета» сразу укажите счет затрат 26 вместо 10.01, заполните подразделение и статью затрат. Тогда проводка сформируется Дт 26 — Кт 60.01, и требование-накладная не понадобится.

Как проверить результат и остатки

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.01 (раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету») с детализацией по субконто «Номенклатура» и «Склады». Остатки должны соответствовать фактическим запасам канцелярии на складе.

Дополнительно проверьте отчет «Анализ счета» по 26 (или 44) за период: там должны быть видны обороты по статье «Канцелярские расходы». Если канцелярии в расходах нет, хотя закупки были — вероятно, требование-накладная не проведена или списание зависло на складе.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 10.01 с детализацией по номенклатуре

Норма

Остатки соответствуют фактическим запасам, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Минусовые остатки или канцелярия «висит» на складе, хотя израсходована

Проводки документа поступления

Норма

Дт 10.01 Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01

Тревожный признак

Счет 41.01, 08 или 19.01 — неверная настройка счетов учета

Анализ счета 26 за месяц

Норма

Обороты по статье канцелярских расходов присутствуют

Тревожный признак

Расходов нет при наличии закупок — списание не оформлено

Особые ситуации и ограничения

Организации на УСН учитывают канцелярию по тем же счетам бухгалтерского учета, а в налоговом учете расходы признаются после оплаты поставщику — программа отражает это в регистрах книги учета доходов и расходов автоматически при корректно заполненных документах.

Если канцелярия закупается через подотчетное лицо, сначала оформите «Выдачу денежных средств» (или расходный кассовый ордер) на счет 71, затем документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки»), где на закладке «Товары» укажите номенклатуру и тот же счет 10.01. Проводка будет Дт 10.01 — Кт 71.01.

Крупные предметы — шредеры, мебель, оргтехника — канцелярией не считаются. Если стоимость превышает лимит, установленный учетной политикой для основных средств в бухгалтерском учете, такие объекты учитывают на счете 08/01 как основные средства, а не на счете 10.

Частые вопросы

Можно ли учитывать канцелярию сразу на счете 26 без счета 10?

Да, если такой порядок закреплен в учетной политике и суммы несущественны для организации. В документе поступления в колонке «Счет учета» укажите 26 со статьей затрат, подразделением и при необходимости номенклатурной группой. Минус подхода — отсутствие контроля остатков по складу и МОЛ.

Чем отличается счет 10.01 от 10.09 для канцелярии?

На 10.01 учитывают расходуемые материалы: бумагу, ручки, папки, скрепки. На 10.09 — инвентарь и хозяйственные принадлежности длительного пользования: степлеры, дыроколы, калькуляторы, настольные органайзеры, если они не достигают лимита основных средств. Разделение помогает контролировать имущество.

Почему в документе подставляется счет 41.01 вместо 10.01?

Счет 41.01 «Товары на складах» подставляется, когда в настройке счетов учета номенклатуры для данной позиции или ее группы задан счет 41.01, либо вид номенклатуры настроен как «Товары». Откройте «Счета учета номенклатуры» и задайте для группы канцелярии счет запасов 10.01.

На какой счет списывать канцелярию в торговой организации?

Торговые организации списывают канцелярию на счет 44 «Расходы на продажу» со статьей затрат, поскольку счет 26 в торговле, как правило, не используется. Проводка: Дт 44 — Кт 10.01 через требование-накладную.

Как оформить покупку канцелярии сотрудником за наличные?

Выдайте деньги под отчет (счет 71.01), затем создайте «Авансовый отчет» в разделе «Покупки», на закладке «Товары» укажите номенклатуру, количество, суммы по чеку и счет учета 10.01. Проводка: Дт 10.01 — Кт 71.01. Дальнейшее списание — стандартной требованием-накладной.

Нужно ли выделять НДС по канцелярии?

Если поставщик — плательщик НДС и выдал счет-фактуру или УПД, НДС выделяется на счет 19.03 и принимается к вычету при соблюдении общих условий. При покупке у поставщика на УСН или без НДС весь расход относится на счет 10.01 или затратный счет полной суммой.