Учет и Финансы · 11 мин
На каких счетах отражаются расходы в 1С
Разбираем, на каких счетах отражаются расходы в 1С: 20, 25, 26, 44, 91.02. Настройка статей затрат, счетов по умолчанию, типичные ошибки и проверка закрытия месяца.
Правильное отражение расходов на счетах бухгалтерского учета — основа корректной себестоимости, налоговой базы и отчетности. В 1С:Бухгалтерии счет расходов определяется несколькими способами: указывается вручную в документе, подставляется из настроек счетов учета номенклатуры или вычисляется по статье затрат и подразделению. Понимание этой логики позволяет избежать ситуации, когда затраты «повисают» на неправильном счете и не закрываются при расчете себестоимости.
Ключевой принцип: счет расходов в 1С почти всегда работает в связке с аналитикой — статьей затрат, подразделением, номенклатурной группой. Ошибка в любом из этих измерений приводит к тому, что регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» завершается с предупреждениями, а в отчетности появляются нераспределенные суммы.
Какие счета затрат используются в плане счетов 1С
План счетов в 1С:Бухгалтерии соответствует приказу Минфина № 94н и содержит типовую группу счетов учета затрат. Каждый счет имеет предопределенную аналитику, которую нельзя произвольно менять без последствий для закрытия месяца.
| Счет | Назначение | Основная аналитика |
|---|---|---|
| 20 «Основное производство» | Прямые затраты на выпуск продукции, работ, услуг | Подразделения, номенклатурные группы, статьи затрат |
| 23 «Вспомогательные производства» | Затраты обслуживающих цехов (ремонт, транспорт, энергия) | Подразделения, номенклатурные группы, статьи затрат |
| 25 «Общепроизводственные расходы» | Затраты на обслуживание цехов (аренда цеха, амортизация оборудования) | Подразделения, статьи затрат |
| 26 «Общехозяйственные расходы» | Управленческие расходы (зарплата администрации, аренда офиса) | Подразделения, статьи затрат |
| 44 «Расходы на продажу» | Коммерческие расходы торговых и производственных организаций | Подразделения, статьи затрат, номенклатурные группы |
| 91.02 «Прочие расходы» | Расходы, не связанные с основной деятельностью (проценты, штрафы, курсовые разницы) | Статьи прочих доходов и расходов |
Выбор счета зависит от характера затраты и учетной политики организации. Например, зарплата производственных рабочих идет на 20-й счет, а зарплата директора и бухгалтерии — на 26-й. Аренда торгового зала у торговой компании отражается на 44-м, а у производственной — чаще на 26-м или 25-м в зависимости от того, что арендуется.
Как 1С определяет счет расходов в документах
Существует три механизма подстановки счета затрат, и они работают в определенном приоритете. Понимание этого приоритета помогает найти причину, почему в проводках появился «не тот» счет.
Первый механизм — ручное указание. В документах «Поступление товаров и услуг», «Требование-накладная», «Авансовый отчет» счет затрат указывается прямо в табличной части или на закладке «Счета учета» вместе со статьей затрат и подразделением. Это самый управляемый способ, но и самый трудоемкий при большом объеме документов.
Второй механизм — регистр «Счета учета номенклатуры». Он открывается из раздела «Справочники» или из карточки номенклатуры по ссылке «Счета учета». Здесь можно задать счета для конкретной номенклатуры, группы, вида номенклатуры, склада или организации целиком. Для услуг в этом регистре задается и счет затрат — тогда при поступлении услуги счет подставится автоматически.
Третий механизм — счета по умолчанию из настроек организации и учетной политики. Например, амортизация и зарплата распределяются по способам отражения, заданным в соответствующих справочниках, а не в первичных документах.
- 1Откройте «Справочники → Номенклатура» и перейдите по ссылке «Счета учета номенклатуры»
- 2Создайте запись: укажите организацию, номенклатуру или её группу/вид
- 3В поле «Счет затрат» укажите нужный счет (например, 26), заполните статью затрат и подразделение
- 4Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги» и проверьте, что счета подставились автоматически
- 5Проведите документ и откройте «Дт/Кт» — проверьте сформированные проводки
Настройка учетной политики и закрытие затратных счетов
Поведение счетов 25, 26 и 44 при закрытии месяца определяется учетной политикой (раздел «Главное → Учетная политика»). Для счета 26 доступны два варианта: списание в себестоимость продаж (метод «директ-костинг», проводка Дт 90.08 Кт 26) или распределение на счета прямых затрат 20 и 23. Для счета 25 распределение на 20-й выполняется всегда, по базе, заданной в учетной политике.
Для счета 44 в учетной политике указывается, какие статьи считаются транспортными расходами: они распределяются между проданными товарами и остатком на складе, а остальные статьи списываются на 90.07 полностью. Если статья затрат имеет вид «Транспортные расходы», но не учтена в настройке, сумма спишется целиком, что исказит финансовый результат.
Перед закрытием месяца проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 20, 25, 26: на 25-м и 26-м не должно быть сальдо после закрытия, на 20-м остается только незавершенное производство, если оно зафиксировано документом «Инвентаризация НЗП» или выпуск не завершен.
Расходы в налоговом учете и роль статьи затрат
Вид статьи затрат определяет, как расход признается в налоговом учете при расчете налога на прибыль. Материальные расходы, оплата труда, амортизация признаются прямыми или косвенными в зависимости от настройки «Методы определения прямых производственных расходов» (доступна из учетной политики по налогу на прибыль).
Если статья затрат не входит в перечень прямых расходов, она считается косвенной и списывается на 90.08 в налоговом учете в полной сумме текущего месяца. Несоответствие настройки реальной структуре затрат — частая причина расхождений между бухгалтерской и налоговой себестоимостью и появления отложенных налогов по ПБУ 18.
Типичные ситуации по видам расходов
Материальные расходы
Материалы списываются в производство документом «Требование-накладная», где на закладке «Счет затрат» указывается счет (обычно 20 или 25), подразделение, номенклатурная группа и статья затрат с видом «Материальные расходы». Если материалы списываются на общехозяйственные нужды (канцелярия, хозтовары), используется счет 26 с соответствующей статьей.
Услуги сторонних организаций
Услуги отражаются документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». Счет затрат указывается в табличной части для каждой строки — это позволяет в одном акте разнести услуги на разные счета: например, часть на 26 (офисные услуги), часть на 44 (доставка покупателям).
Зарплата и взносы
Затраты на оплату труда попадают на счета расходов через способ отражения зарплаты, заданный в документе «Начисление зарплаты» или в карточке сотрудника. Способ отражения содержит счет (20, 25, 26, 44), статью затрат с видом «Оплата труда» и подразделение. Ошибка в способе отражения — самая частая причина того, что зарплата управленческого персонала попадает на 20-й счет.
Амортизация
Амортизация основных средств и НМА начисляется регламентной операцией по способу отражения, указанному в карточке объекта при принятии к учету. Если оборудование используется в цехе — счет 25, если в офисе — 26. При смене места использования способ отражения нужно скорректировать документом «Изменение параметров амортизации ОС».
Как проверить правильность отражения расходов
Основной инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счету с детализацией по субконто. Сформируйте ОСВ по 20-му счету с группировкой по номенклатурным группам: затраты без выпуска будут видны как сальдо на конец месяца. Отчет «Анализ счета» по 25-му и 26-му покажет, какие статьи собирались и куда распределились.
Для диагностики проблем закрытия используйте справку-расчет «Себестоимость выпущенной продукции» и отчет «Справка-расчет калькуляции себестоимости» из обработки «Закрытие месяца». Ошибки регламентных операций подсвечиваются прямо в форме закрытия — по каждой можно перейти к расшифровке.
Как проверить результат
Сальдо равно нулю по всем подразделениям и статьям
Есть остаток — проверьте аналитику статей и настройку базы распределения
Соответствует сумме НЗП по инвентаризации или отсутствует при завершенном выпуске
Зависшие суммы без документа «Инвентаризация НЗП»
Счет затрат, статья и подразделение соответствуют учетной политике
Подставился счет по умолчанию, не соответствующий характеру расхода
Часто задаваемые вопросы
Куда отнести расход, если непонятно, к какому счету он относится?
Ориентируйтесь на экономический смысл: связан ли расход с производством продукции (20, 25), с управлением организацией (26), с продажей (44) или это прочий расход, не связанный с основной деятельностью (91.02). Закрепите выбранный подход в учетной политике и применяйте его последовательно — произвольная смена счетов от месяца к месяцу искажает сравнимость отчетности.
Почему при закрытии месяца появляется ошибка «Не указана номенклатурная группа»?
На счете 20 номенклатурная группа — обязательная аналитика для распределения затрат на выпуск. Проверьте документы, сформировавшие обороты по дебету 20-го счета, через отчет «Анализ счета»: найдите проводки с пустой группой и исправьте их в первичных документах, затем повторите закрытие месяца.
Можно ли создать свой субсчет для расходов, например 26.01?
Технически план счетов позволяет добавлять субсчета, но делать это не рекомендуется: типовые алгоритмы закрытия месяца и регламентированной отчетности ориентируются на предопределенные счета. Самодельный субсчет может не закрываться автоматически и не попадать в нужные строки отчетности. Для дополнительной аналитики используйте статьи затрат и подразделения.
Как отразить расходы будущих периодов?
Используйте счет 97 «Расходы будущих периодов»: в документе поступления укажите счет затрат 97.21 и создайте элемент справочника «Расходы будущих периодов» с периодом списания и счетом, на который расход будет списываться. Регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» ежемесячно перенесет нужную долю на целевой счет (26, 44 и т.д.).
Почему счет 44 не закрывается полностью?
Если в учетной политике включено распределение транспортных расходов, часть суммы по статьям с видом «Транспортные расходы» остается на 44-м пропорционально остатку товаров на складе — это норма. Если же остаток образуется по другим статьям, проверьте вид статьи затрат и настройку учетной политики по налогу на прибыль.
Чем отличается отражение расходов в 1С:Бухгалтерии от 1С:Комплексной автоматизации или ERP?
В 1С:Бухгалтерии счет затрат задается прямо в документах и справочниках. В ERP и КА расходы сначала собираются в управленческом учете по статьям расходов и направлениям деятельности, а бухгалтерские проводки формируются отдельным механизмом на этапе отражения в регламентированном учете — поэтому ошибки там ищутся в настройке правил отражения, а не в самих документах.
Что важно запомнить
Счет расходов в 1С определяется документом, настройкой счетов учета номенклатуры и учетной политикой, а корректность аналитики (статья, подразделение, номенклатурная группа) критична для закрытия месяца. Контролируйте результат через ОСВ и справки-расчеты, а изменения учетной политики выполняйте только с архивной копией базы.