Учет и Финансы · 11 мин
МФУ: как отразить в 1С
Как отразить МФУ в 1С: оприходование, выбор счёта 08 или 10, амортизация, списание расходников и типичные ошибки при учёте оргтехники.
Многофункциональное устройство (принтер-сканер-копир) в 1С отражается по-разному в зависимости от его стоимости и принятой в организации учётной политики. Если цена МФУ выше лимита основных средств, установленного в бухгалтерском учёте (для целей ФСБУ 6/2020 компания задаёт лимит самостоятельно, часто это 100 000 руб.), его принимают к учёту как основное средство на счёте 01 с амортизацией. Более дешёвое устройство можно учесть как материалы на счёте 10 и списать в расходы при передаче в эксплуатацию.
Ошибки в выборе схемы приводят к искажению налога на прибыль и налога на имущество, а также к расхождениям между бухгалтерским и налоговым учётом. Поэтому перед оприходованием уточните лимит стоимости ОС в учётной политике и проверьте, совпадает ли он с налоговым лимитом (в налоговом учёте амортизируемым признаётся имущество дороже 100 000 руб.).
Ниже рассмотрены конкретные шаги в 1С:Бухгалтерии 8.3: от поступления до списания картриджей, включая проводки, документы и контрольные проверки результата.
Определяем, как учитывать МФУ: ОС или материалы
Первый шаг — классификация объекта. Срок полезного использования МФУ обычно превышает 12 месяцев, поэтому решающим фактором становится стоимость. В бухгалтерском учёте по ФСБУ 6/2020 организация сама устанавливает лимит стоимости для признания объекта основным средством и закрепляет его в учётной политике. В налоговом учёте порог зафиксирован: 100 000 руб. без НДС.
Если МФУ стоит, например, 35 000 руб., а лимит в бухучёте — 100 000 руб., в обоих учётах объект проще отразить как материалы: проводка Дт 10 — Кт 60 при поступлении и Дт 26 (44, 20) — Кт 10 при передаче в работу. Если устройство стоит 150 000 руб., его придётся принять к учёту как ОС и амортизировать.
Сравнение вариантов учёта
Стоимость выше лимита учётной политики. Амортизация ежемесячно, объект попадает в базу по налогу на имущество (если облагается).
Стоимость ниже лимита. Списание в расходы при передаче в эксплуатацию, возможен забалансовый контроль на счёте МЦ.
Независимо от бухгалтерского решения, в НУ стоимость списывается единовременно, что создаёт разницы при ОС в БУ.
Отражаем поступление МФУ от поставщика
Поступление оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Вид операции зависит от выбранной схемы: «Оборудование» или «Основные средства» — для объектов, которые станут ОС, «Товары» или «Материалы» — для учёта на счёте 10.
При поступлении будущего ОС 1С формирует проводку Дт 08.04 — Кт 60.01 (покупка оборудования) и Дт 19.01 — Кт 60.01 (входной НДС). При поступлении как материалов — Дт 10.01 — Кт 60.01. Обязательно заполните номенклатуру с корректным видом: от него зависят счета учёта, подставляемые по умолчанию.
Если в стоимость МФУ входят доставка и настройка, их включают в первоначальную стоимость ОС через документ «Поступление доп. расходов». Для материалов допрасходы можно списать сразу или распределить на стоимость запасов — в зависимости от учётной политики.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с нужным видом операции.
- 2Выберите или создайте номенклатуру, проверьте счета учёта.
- 3Укажите количество, цену и ставку НДС по документам поставщика.
- 4Проведите документ и сверьте проводки по кнопке «Дт/Кт».
- 5Зарегистрируйте счёт-фактуру для принятия НДС к вычету.
Принятие к учёту основного средства
Если МФУ учитывается как ОС, после поступления создайте документ «Принятие к учёту ОС» (раздел «ОС и НМА»). В нём указывают способ отражения расходов по амортизации (обычно счёт 26 или 44), срок полезного использования и метод амортизации — в 1С:Бухгалтерии доступен линейный способ.
Срок полезного использования определяется по ожидаемому периоду эксплуатации. Организация может ориентироваться на классификатор ОС (для налогового учёта применяется амортизационная группа), но в бухучёте по ФСБУ 6/2020 срок устанавливается исходя из реальных планов использования. На практике для оргтехники берут 3–5 лет.
После проведения документа стоимость переносится с 08.04 на 01.01 проводкой Дт 01.01 — Кт 08.04. Со следующего месяца при закрытии месяца начнёт начисляться амортизация: Дт 26 (44) — Кт 02.01.
Учёт недорогого МФУ и контроль после списания
Недорогое МФУ, оприходованное на счёт 10, списывается документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Укажите подразделение и статью затрат — например, «Оргтехника» или «Общехозяйственные расходы». Проводка: Дт 26 — Кт 10.01.
Проблема в том, что после списания устройство физически остаётся в офисе, но в учёте его нет. Для контроля используют забалансовый счёт МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации». В типовой 1С:Бухгалтерии передача в эксплуатацию с отражением на МЦ.04 выполняется через документ «Передача материалов в эксплуатацию» (раздел «Склад» → «Спецодежда и инвентарь»), где выбирается способ погашения стоимости.
Такой подход позволяет вести инвентарный учёт оргтехники по сотрудникам и кабинетам, проводить инвентаризацию и корректно списывать объект с забалансового счёта при поломке или утилизации.
Картриджи, заправка и ремонт МФУ
Расходные материалы учитываются отдельно от самого устройства. Картриджи при покупке приходуются на счёт 10 (обычно 10.01 или 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности») документом «Поступление товаров и услуг», а по мере замены списываются «Требованием-накладной» на затратные счета.
Заправка картриджей и ремонт МФУ сторонней организацией отражаются как услуги: документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги», проводка Дт 26 (44) — Кт 60.01. Стоимость ремонта не увеличивает первоначальную стоимость ОС, если это не модернизация — то есть если не улучшаются характеристики устройства (например, не добавляется модуль факса или дополнительная память).
Модернизация оформляется документом «Модернизация ОС» в разделе «ОС и НМА»: затраты собираются на счёте 08.03 и увеличивают стоимость объекта, а амортизация далее пересчитывается исходя из оставшегося срока.
Проверка результата и закрытие месяца
После всех операций проверьте корректность учёта стандартными отчётами. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 01 покажет принятые к учёту устройства, по счёту 02 — начисленную амортизацию, по МЦ.04 — списанную, но эксплуатируемую технику. Карточка счёта 26 позволит увидеть, куда попали расходы на картриджи и ремонт.
Для основных средств сформируйте «Инвентарную карточку ОС» (ОС-6) и справку-расчёт «Амортизация» из обработки «Закрытие месяца» — она покажет сумму амортизации за период и остаточную стоимость. Если в регламентных операциях закрытия месяца амортизация не появилась, проверьте, принят ли объект к учёту и не стоит ли галочка приостановки амортизации.
Как проверить результат
Дт 08.04 (или 10.01) — Кт 60.01, НДС на 19.01
Сумма попала на счёт расходов сразу при покупке ОС
Ежемесячные проводки Дт 26/44 — Кт 02.01 со следующего месяца после принятия
Амортизации нет или она начислена в месяце принятия
Списанное МФУ числится на МЦ.04 за материально ответственным лицом
После списания объект нигде не отражается
На счёте 10 видны неизрасходованные картриджи по количеству
Картриджи списаны полностью на расходы в момент покупки
Особенности для разных систем налогообложения
На упрощённой системе с объектом «доходы минус расходы» стоимость ОС списывается в расходы равными долями по окончаниям кварталов в течение года приобретения — 1С делает это автоматически при закрытии квартала, если объект отражён в разделе «ОС и НМА». На УСН «доходы» стоимость МФУ на налог не влияет, но бухгалтерский учёт ОС всё равно обязателен для организаций.
Индивидуальные предприниматели на патенте или УСН, не ведущие полный бухучёт, могут ограничиться оприходованием расходов. Однако если ИП совмещает режимы или ведёт учёт в 1С:Бухгалтерии, разумно применять те же документы, что описаны выше, — это упрощает контроль имущества и последующую продажу устройства.
Единый подход экономит время: заведите в справочнике номенклатуры отдельную группу «Оргтехника» с заранее настроенными счетами учёта. Тогда при поступлении нового МФУ счета подставятся автоматически, а риск ошибиться в проводках заметно снизится.
Частые вопросы
Можно ли списать МФУ стоимостью 120 000 руб. на расходы сразу?
В налоговом учёте — нет: имущество дороже 100 000 руб. признаётся амортизируемым и списывается через амортизацию. В бухгалтерском учёте — только если лимит в вашей учётной политике выше 120 000 руб., что встречается редко. Стандартный путь — принятие к учёту как ОС.
Как отразить МФУ, полученное безвозмездно?
Используйте документ «Поступление (акты, накладные)» с нулевой ценой нельзя — оформите «Оприходование товаров» или, для ОС, поступление с последующим принятием к учёту по рыночной стоимости. Рыночная оценка отражается как доход (счёт 91.01 в БУ). Для ОС стоимость формируется на счёте 08 с кредита счёта 98 «Доходы будущих периодов» в типовой методике либо напрямую через 91 — уточните применяемую в вашей конфигурации схему.
Нужно ли ставить МФУ на забалансовый счёт, если оно учтено как ОС?
Нет. Объект на счёте 01 уже контролируется в учёте: ведётся инвентарная карточка, начисляется амортизация, проводится инвентаризация. Забалансовый счёт МЦ.04 нужен только для имущества, стоимость которого уже списана на расходы.
Как списать сломанное МФУ с учёта?
Для основного средства используйте документ «Списание ОС» в разделе «ОС и НМА»: программа спишет первоначальную стоимость и накопленную амортизацию, остаточная стоимость уйдёт на прочие расходы (91.02). Для объекта на МЦ.04 оформите «Передачу материалов в эксплуатацию» со списанием или документ списания с забалансового счёта вручную через «Операции, введённые вручную».
Куда отнести расходы на МФУ в бюджетной организации?
В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения МФУ отражается как объект нефинансовых активов (счёт 101) при стоимости выше установленных критериев, либо как материальные запасы (счёт 105). Расходы относятся на соответствующий КОСГУ в зависимости от характера операции. Точную группировку определяют по инструкциям, действующим для вашего типа учреждения.
Что делать, если МФУ куплен в рассрочку или лизинг?
При рассрочке оприходуйте объект по полной стоимости договора, задолженность погашайте платёжными документами по графику. При лизинге учёт зависит от условий договора: если МФУ учитывается на балансе лизингополучателя, используйте документы раздела «ОС и НМА» с отражением на счёте 08 и арендных обязательств; если на балансе лизингодателя — отражайте только лизинговые платежи в расходах.
Что важно запомнить
Схема учёта МФУ определяется его стоимостью и лимитом учётной политики: дорогое устройство — основное средство с амортизацией, недорогое — материалы со списанием и контролем на МЦ.04. Картриджи и ремонт учитывайте отдельно, а результат проверяйте оборотно-сальдовой ведомостью и справкой-расчётом амортизации.