Медосмотр: на какой счет отнести расходы в 1С

Расходы на обязательные медицинские осмотры работников — обязанность работодателя по статье 213 ТК РФ, и в учете они относятся к затратам по обычным видам деятельности. В 1С:Бухгалтерии такие затраты чаще всего отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы», но в зависимости от того, кто проходит осмотр и как устроен учет затрат в организации, могут использоваться счета 25, 44 и даже 20. Выбор счета влияет на себестоимость, закрытие месяца и корректность отчетности.

Вторая часть вопроса — как оформить саму операцию: через «Поступление услуг», «Авансовый отчет» (если сотрудник платил сам) или через расчеты с персоналом на счете 73. От способа оформления зависят проводки, а также вопросы НДФЛ и страховых взносов, если оплата прошла нестандартно — например, работнику компенсировали стоимость осмотра.

Какой счет выбрать в зависимости от ситуации

Единого «счета для медосмотров» в плане счетов нет — затраты распределяются по функциональному признаку, как и зарплата осматриваемых работников. Логика простая: медосмотр — это сопутствующий расход на персонал, поэтому он «следует» за основными затратами на соответствующих сотрудников.

Типовое распределение выглядит так:

• Счет 26 — осмотры административно-управленческого персонала: директора, бухгалтерии, офисных сотрудников. Самый частый вариант для непроизводственных организаций.
• Счет 25 — осмотры цехового персонала и работников, чьи затраты собираются в общепроизводственные расходы.
• Счет 20 — если учетная политика предусматривает прямое отнесение таких затрат на основное производство (например, осмотры рабочих конкретного участка, когда организация не выделяет счет 25).
• Счет 44 — торговые организации: осмотры продавцов, кассиров, складского персонала магазина.
• Счет 73 — не затратный, а расчетный: используется, когда работник оплатил осмотр сам и организация ему компенсирует, либо когда нужно удержать стоимость осмотра при увольнении сотрудника, не прошедшего его по своей вине.

Маршрут решения

Как выбрать счет

Осмотр проходят офисные и управленческие сотрудникиИспользуйте счет 26 с аналитикой по статье затрат «Медосмотры»

Осматриваются рабочие производственного цехаОтносите на 25 или 20 — как принято для их зарплаты по учетной политике

Торговая организация, осмотр продавцовИспользуйте счет 44 «Расходы на продажу»

Сотрудник заплатил сам, организация возмещаетПроведите через 73.03: Дт 26 (25, 44) Кт 73, затем выплату Дт 73 Кт 51/50

Проводки при оплате медосмотра напрямую клинике

Стандартная ситуация: организация заключила договор с медицинским центром, получила акт и счет-фактуру (или акт без НДС — медицинские услуги по перечню обычно освобождены от НДС). Проводки формируются автоматически при проведении документа поступления.

Типовой набор проводок:

• Дт 26 (25, 44, 20) — Кт 60.01 — отражена стоимость услуг по акту;
• Дт 60.01 — Кт 51 — оплата клинике;
• Дт 19.04 — Кт 60.01 и далее вычет — только если услуга облагается НДС (проверьте счет-фактуру: большинство медуслуг идут без НДС).

Важно не перепутать: расходы на медосмотры — это не расходы на медицинское страхование (ДМС) и не социальные выплаты. Их не относят на счет 91 и не проводят через 70 или 69, если оплата идет напрямую медучреждению. НДФЛ и страховые взносы при прямой оплате клинике за обязательные осмотры не начисляются — дохода у сотрудника не возникает.

Оформление в 1С:Бухгалтерии 8.3 шаг за шагом

Основной документ — «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». Разберем настройку, от которой зависит счет затрат.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)», создайте документ с видом операции «Услуги»
2. 2
   Заполните контрагента (клинику), договор, дату и номер акта
3. 3
   В табличной части добавьте номенклатуру вида «Услуги» — например, «Проведение медосмотра»
4. 4
   В колонке «Счет затрат» укажите 26 (или 25/44/20), ниже заполните аналитику: статья затрат и подразделение
5. 5
   Проверьте счет расчетов — по умолчанию 60.01, при необходимости скорректируйте
6. 6
   Проведите документ и откройте «Дт/Кт» — убедитесь, что проводка ушла на нужный счет
7. 7
   Зарегистрируйте оплату документом «Списание с расчетного счета» с видом «Оплата поставщику»

Ключевая точка настройки — статья затрат. Создайте отдельный элемент справочника «Статьи затрат», например «Медицинские осмотры», с видом расхода «Прочие затраты» (или «Оплата труда» — некоторые методисты относят сюда, но чаще используют прочие). Это упростит анализ и закрытие месяца: счета 25 и 26 закроются автоматически регламентной операцией.

Если осмотр оплачивал сотрудник из подотчетных средств, вместо поступления используйте «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» → «Авансовые отчеты»): на вкладке «Оплата» укажите услугу и тот же счет затрат. Проводка будет Дт 26 — Кт 71.

Компенсация медосмотра сотруднику через счет 73

Сценарий: работник сам оплатил обязательный осмотр в аккредитованной клинике, а организация возмещает ему расходы по заявлению. Здесь расчеты идут не с поставщиком, а с персоналом, поэтому применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73.03.

В 1С:Бухгалтерии такая операция оформляется документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»):

• Дт 26 (25, 44) — Кт 73.03 — начислена компенсация, субконто по работнику;
• Дт 73.03 — Кт 51 (50) — выплата компенсации на карту или из кассы.

По налогам действует то же правило: компенсация стоимости обязательного осмотра, предусмотренного ТК РФ, не облагается НДФЛ и взносами при наличии подтверждающих документов (договор с клиникой, чек, заключение). Компенсация добровольного обследования — уже доход сотрудника: его нужно отразить в учете НДФЛ, что в «чистой» Бухгалтерии потребует ручных корректировок регистров, а в ЗУП — начисления с соответствующим кодом дохода.

Медосмотр в 1С:ЗУП и предварительные осмотры при приеме

В 1С:Зарплата и управление персоналом затраты на медосмотры как отдельный объект учета не ведутся — конфигурация отвечает за кадровую и расчетную часть. Но есть смежные задачи: отражение дней прохождения осмотра в табеле (обычно это отдельный вид времени или отсутствие с сохранением среднего заработка — по правилам организации) и начисление компенсаций, облагаемых НДФЛ.

Предварительный осмотр при приеме на работу кандидат может оплатить сам с последующим возмещением. Проводки аналогичны компенсации действующему сотруднику: Дт 26 — Кт 73 (или 76, если человек еще не принят в штат и не заведен как сотрудник). После трудоустройства выплату удобнее провести уже через 73.03.

Особый случай — удержание стоимости осмотра при увольнении работника, отказавшегося его проходить, если это предусмотрено локальными актами. Такие удержания ограничены нормами ТК РФ об удержаниях из зарплаты, поэтому перед отражением операции (Дт 70 — Кт 73) убедитесь, что основание документально закреплено.

Налоговый учет и проверка результата

В налоговом учете расходы на обязательные медосмотры признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии документального подтверждения: договор с медучреждением, акт, перечень работников, направления на осмотр. В 1С при правильно заведенной статье затрат сумма автоматически попадает в налоговый учет (колонка «НУ» в проводках), если для статьи не снят признак принимаемости.

После отражения операции проверьте результат по нескольким точкам:

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дебет — нужный затратный счет (26/25/44), кредит — 60.01 или 71

Тревожный признак

Затраты ушли на 91.02, 70 или счет затрат пустой

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 26/44 за месяц

Норма

Сумма осмотра видна по статье «Медосмотры», счет закрылся регламентной операцией

Тревожный признак

Сумма висит на незакрытом счете или попала в другую статью

Аналитика по сотруднику при компенсации (счет 73.03)

Норма

Дебетовое сальдо по работнику закрыто выплатой

Тревожный признак

Остаток по 73.03 «завис» — выплата не отражена или проведена мимо субконто

Регистры НДФЛ

Норма

По обязательному осмотру дохода у сотрудника нет

Тревожный признак

Появился доход с кодом, требующий удержания налога

Если после закрытия месяца обнаружилось, что счет выбран неверно, не редактируйте прошлый период «задним числом» без необходимости: в текущем периоде сделайте корректирующую операцию (сторно и правильная проводка) с понятным комментарием — это сохранит прозрачность учета.

Частые вопросы

Можно ли отнести медосмотры на счет 91.02 как прочие расходы?

Нет, если речь об обязательных осмотрах по ТК РФ. Они связаны с обычной деятельностью и условиями труда, поэтому отражаются на затратных счетах (26, 25, 20, 44). Счет 91 применим разве что для нестандартных ситуаций, не связанных с производством, и это нужно обосновать в учетной политике.

Нужно ли начислять НДФЛ, если организация оплатила обязательный медосмотр напрямую клинике?

Нет. Оплата работодателем обязательных медицинских осмотров, предусмотренных Трудовым кодексом, не образует экономической выгоды сотрудника и не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Сохраните подтверждающие документы: договор, акт, списки направленных работников.

Сотрудник сам оплатил осмотр и принес чек. Какие документы оформить в 1С?

Если деньги выдавались под отчет заранее — «Авансовый отчет» с указанием услуги и счета затрат (проводка Дт 26 — Кт 71). Если сотрудник платил из своих средств, а организация возмещает — ручная операция Дт 26 — Кт 73.03 и выплата через «Списание с расчетного счета» или кассовый документ.

Какой вид расхода указать в статье затрат «Медосмотры»?

Чаще используют «Прочие затраты» — это нейтральный вариант, при котором расходы корректно закрываются и признаются в налоговом учете. Вариант «Оплата труда» встречается реже и может повлиять на сравнение с базой по взносам в отчетах, поэтому без методологической необходимости его лучше не выбирать.

Клиника выставила счет без НДС — это нормально?

Да. Большинство медицинских услуг по установленному перечню освобождены от НДС. В документе поступления просто укажите ставку «Без НДС», счет 19 не используйте. Если клиника все же выставила счет-фактуру с НДС, проверьте, имеет ли она право начислять налог по данной услуге.

Как отразить удержание стоимости осмотра при увольнении сотрудника?

Если локальными актами предусмотрено возмещение стоимости осмотра работником, отказавшимся его проходить, оформляется проводка Дт 70 — Кт 73.03. Помните об ограничениях ТК РФ на размер удержаний из заработной платы и о необходимости документального основания — без него удержание неправомерно.