Материальные расходы в 1С 8.3: какие затраты относятся и как их учитывать

Материальные расходы — одна из ключевых категорий затрат как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В 1С:Бухгалтерии 8.3 от правильной классификации расхода как материального зависит, на какой счет он попадет, как будет списан в себестоимость и как отразится в декларации по налогу на прибыль. Ошибка в настройке статьи затрат приводит к искажению себестоимости и вопросам при проверке.

В налоговом учете перечень материальных расходов определен статьей 254 НК РФ: сырье и материалы, покупные комплектующие и полуфабрикаты, топливо и энергия, работы и услуги производственного характера, инвентарь и спецодежда. В 1С этот перечень «зашит» в виде групп статей затрат, и выбор правильной группы — основа корректного учета.

Материал построен на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0), но логика статей затрат аналогична в конфигурациях УПП, ERP и КА. Рассмотрим, какие именно расходы относятся к материальным, где они настраиваются, какими документами оформляются и как проверить результат.

Что относится к материальным расходам в налоговом и бухгалтерском учете

К материальным расходам по статье 254 НК РФ относятся затраты на приобретение сырья и материалов для производства, покупных комплектующих изделий и полуфабрикатов, топлива, воды и энергии всех видов, расходуемых на технологические цели и обслуживание производства. Сюда же входят работы и услуги производственного характера, выполняемые сторонними организациями, а также приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, спецодежды и другого имущества, не являющегося амортизируемым.

В бухгалтерском учете термина «материальные расходы» как жесткой классификации нет — затраты группируются по элементам (материальные затраты, оплата труда, амортизация и прочие) при формировании управленческой отчетности. Однако для целей налога на прибыль именно налоговая классификация определяет настройку в 1С.

Практический критерий прост: если затрата связана с приобретением материальных ценностей или производственных услуг и не является оплатой труда, амортизацией, налогом или прочим расходом — это материальный расход. Например, бумага для офиса, запчасти для ремонта станка, электроэнергия цеха — материальные расходы. Аренда офиса, проценты по кредиту, услуги связи — нет, это прочие или косвенные расходы других групп.

Какие группы статей затрат в 1С соответствуют материальным расходам

Классификация расходов в 1С:Бухгалтерии 8.3 выполняется через справочник «Статьи затрат» (раздел «Справочники» — «Доходы и расходы» — «Статьи затрат»). У каждой статьи есть реквизит «Вид расходов налогового учета» — именно он определяет, будет ли затрата считаться материальной при расчете налога на прибыль.

Для материальных расходов в поле «Вид расхода» выбирается значение «Материальные расходы». Дополнительно заполняется «Группа статьи», которая детализирует вид затрат:

• «Материальные расходы» — общая группа для сырья и материалов;
• «Материальные расходы (работы, услуги)» — работы и услуги производственного характера;
• «Материальные расходы (топливо, энергия, вода)» — коммунальные и энергетические ресурсы.

Отдельно стоит статья «Налоги и взносы» или «Прочие расходы» — их нельзя ошибочно отнести к материальным. Также важно не путать статьи затрат со статьями прочих доходов и расходов: это разные справочники, используемые для счетов 20–26 и 91 соответственно.

Настройка статей затрат для материальных расходов

Создайте новую статью затрат: «Справочники» — «Доходы и расходы» — «Статьи затрат» — кнопка «Создать». Укажите понятное наименование, например «Сырье для производства» или «Электроэнергия производственных цехов». В поле «Вид расхода» выберите «Материальные расходы», в поле «Группа статьи» — подходящую детализацию.

Обратите внимание на реквизит «Вид деятельности»: если организация совмещает деятельность на ОСНО и ЕНВД/патент (в старых версиях) или ведет разные виды деятельности, правильное заполнение этого поля влияет на распределение расходов. Для большинства случаев оставляется «Основной вид деятельности».

Не создавайте дублирующие статьи с похожими названиями — это затрудняет анализ. Рекомендуется выстроить структуру статей по папкам: «Производство», «Общехозяйственные», «Коммерческие», а внутри — конкретные статьи материальных расходов.

1. 1
   Откройте «Справочники» — «Доходы и расходы» — «Статьи затрат»
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите наименование статьи
3. 3
   В поле «Вид расхода» укажите «Материальные расходы»
4. 4
   Выберите группу статьи: материалы, работы/услуги или топливо/энергия
5. 5
   Проверьте вид деятельности и сохраните статью

Документы, которыми оформляются материальные расходы

Первичный учет материальных расходов в 1С ведется несколькими типами документов в зависимости от характера затраты. Поступление материалов оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары» — материалы приходуются на счет 10. Списание материалов в производство или на хозяйственные нужды — документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»), где на вкладке «Счета затрат» указывается счет списания и статья затрат.

Услуги производственного характера (например, обработка давальческого сырья, ремонт оборудования) оформляются документом «Поступление услуг» — здесь затрата сразу попадает на счет затрат без прохождения через склад. Электроэнергия и коммунальные услуги — аналогично, через поступление услуг со статьей материальных расходов группы «топливо, энергия, вода».

Спецодежда и специнвентарь учитываются особо: передача в эксплуатацию оформляется документом «Передача материалов в эксплуатацию», где задается способ погашения стоимости — единовременно при передаче или линейно в течение срока полезного использования.

Как материальные расходы попадают в налог на прибыль

Материальные расходы в налоговом учете делятся на прямые и косвенные. Настройка выполняется в разделе «Главное» — «Настройки налогов и отчетов» — «Налог на прибыль» — «Перечень прямых расходов». Прямые материальные расходы (обычно сырье и материалы, списанные в производство) признаются по мере реализации продукции, косвенные — сразу в текущем периоде.

При закрытии месяца регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» распределяет затраты, а операция «Расчет налога на прибыль» формирует налоговую базу. Если статья затрат настроена с видом «Материальные расходы», сумма корректно попадет в соответствующую строку приложения № 2 к листу 02 декларации.

Проверить результат можно отчетом «Анализ расходов по налогу на прибыль» или оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 20, 25, 26 с отбором по статьям затрат. Также полезен отчет «Справка-расчет себестоимости» из обработки закрытия месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 20 с субконто «Статьи затрат»

Норма

Материальные статьи имеют корректные обороты и закрываются

Тревожный признак

Остаток на счете 20 без незавершенного производства

Декларация по налогу на прибыль, приложение 2

Норма

Материальные расходы отражены в отведенных строках

Тревожный признак

Сумма материальных расходов нулевая при наличии списаний

Анализ расходов по НУ

Норма

Прямые и косвенные расходы распределены по настройке

Тревожный признак

Все расходы попали только в косвенные или только в прямые

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неверный вид расхода в статье затрат. Если для материальной статьи выбран вид «Прочие расходы» или «Не учитываемые в целях налогообложения», затраты не попадут в расчет налога на прибыль корректно, и база будет искажена. Вторая распространенная проблема — списание материалов вручную операцией без указания статьи затрат: такие суммы не распределяются при закрытии месяца и «висят» на счете.

Ограничение типовой конфигурации: автоматическое распределение расходов между видами деятельности и номенклатурными группами работает только при корректно заполненной учетной политике и методах распределения. Если организация ведет сложный производственный учет с давальческим сырьем, несколькими переделами и возвратными отходами, типовой Бухгалтерии может не хватить — рассмотрите 1С:ERP или КА.

Часто задаваемые вопросы

Чем материальные расходы отличаются от прочих в 1С?

Материальные расходы связаны с приобретением материальных ценностей и производственных услуг (сырье, топливо, энергия, инвентарь) и учитываются через статьи затрат с видом «Материальные расходы». Прочие расходы — это аренда, связь, банковские услуги, консультации; они отражаются через статьи прочих доходов и расходов или статьи затрат с другими видами и попадают в другие строки декларации по налогу на прибыль.

Почему материальные расходы не попали в декларацию по налогу на прибыль?

Проверьте три вещи: вид расхода в статье затрат (должен быть «Материальные расходы»), наличие проведенных документов списания в периоде и выполнение регламентных операций закрытия месяца. Также убедитесь, что расходы не отнесены к неучитываемым или к прямым по нереализованной продукции — тогда они признаются позже.

Куда отнести канцелярию и бумагу для офиса?

Канцтовары для офиса — это материальные расходы (инвентарь и хозяйственные принадлежности). В 1С их приходуют на счет 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» и списывают требованием-накладной на счет 26 или 44 со статьей затрат вида «Материальные расходы».

Как учесть электроэнергию: материальный это расход или нет?

Да, электроэнергия, вода и топливо, расходуемые на производственные и хозяйственные нужды, относятся к материальным расходам. В 1С создайте статью затрат с видом «Материальные расходы» и группой «Материальные расходы (топливо, энергия, вода)», поступление оформляйте документом «Поступление услуг».

Можно ли списать материалы без требования-накладной?

Технически можно ручной операцией, но делать этого не стоит: без статьи затрат и корректного документа нарушается аналитика, а регламентные операции закрытия месяца могут не распределить такие суммы. Используйте «Требование-накладную» или «Передачу материалов в эксплуатацию» — это стандартные и безопасные способы.

Что делать, если ошибочно завели дубли статей затрат?

Пометьте лишние статьи на удаление после того, как перенесете аналитику в документах на основную статью. Удобно воспользоваться обработкой поиска и замены дублей. После этого перепроведите закрытие месяца за открытый период и проверьте обороты по счетам затрат.