Учет и Финансы · 9 мин
Лист кассовой книги в 1С 8.3: как сформировать и распечатать
Как сформировать и распечатать лист кассовой книги в 1С 8.3 Бухгалтерия: настройка, нумерация, исправление ошибок, хранение и типичные проблемы.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором отражаются все приходные и расходные операции по кассе организации. В 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия» лист кассовой книги формируется автоматически на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому главная задача бухгалтера — корректно вести документы и правильно настроить печать.
Лист кассовой книги формируется за каждый день, в котором были движения денежных средств по кассе. Если в течение дня ни один кассовый документ не проводился, лист за этот день не оформляется. В конце рабочего дня лист распечатывается, подписывается кассиром и главным бухгалтером, а отчёт кассира с приложенными ордерами подшивается отдельно.
Ниже разобраны пошаговые действия: где находится отчёт, как настроить нумерацию, что делать при ошибках в нумерации листов, как сформировать книгу за произвольный период и какие ограничения стоит учитывать.
Где находится кассовая книга в 1С 8.3
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» отчёт «Кассовая книга» расположен в разделе «Банк и касса». Откройте журнал «Кассовые документы», затем нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите пункт «Кассовая книга». В некоторых релизах отчёт также доступен из раздела «Отчёты» → «Кассовая книга».
Форма отчёта содержит минимум настроек: период формирования, организация и вариант вывода. После нажатия «Сформировать» программа собирает все проведённые приходные и расходные кассовые ордера за указанный период и выводит листы в регламентированной форме — с сальдо на начало дня, перечнем документов, итогами по приходу и расходу и сальдо на конец дня.
- 1Проверьте, что все ПКО и РКО за день введены и проведены
- 2Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Печать» → «Кассовая книга»
- 3Укажите дату или период формирования
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо и нумерацию листов
- 5Распечатайте листы и отчёт кассира, подпишите у ответственных лиц
Настройка нумерации листов
Листы кассовой книги нумеруются с начала календарного года. В 1С номер первого листа задаётся в настройках отчёта — поле обычно называется «Номер первого листа» или аналогично. Если кассовая книга ведётся в программе с начала года, программа рассчитает номера автоматически по количеству дней с движениями.
Если учёт в 1С начат не с января, а книга до этого велась на бумаге или в другой программе, вручную укажите номер, с которого должна продолжиться нумерация. Это критично: расхождение нумерации между бумажным архивом и программой вызовет вопросы при проверке кассовой дисциплины.
Обратите внимание: при перенумерации уже распечатанных листов придётся перепечатать весь затронутый период, поэтому номер первого листа проверяйте до вывода книги на печать в конце месяца.
Как выглядит лист и что входит в отчёт кассира
Каждый лист кассовой книги содержит остаток денег на начало дня, строки по каждому кассовому документу с указанием номера ордера, корреспондирующего счёта, суммы прихода или расхода, а также итоги за день и остаток на конец дня. Сальдо на конец дня автоматически переходит в сальдо начала следующего листа.
Вместе с листом кассовой книги формируется отчёт кассира — вторая часть формы, которую кассир отрывает (или отделяет) и передаёт в бухгалтерию вместе с подлинниками приходных и расходных ордеров. В 1С обе части выводятся одной печатной формой.
Перед печатью сверьте остаток на конец дня в программе с фактическим остатком денег в кассе. Расхождение означает либо непроведённый документ, либо ошибку в сумме, либо излишек/недостачу, которые нужно оформить отдельно.
Как проверить корректность листа
Совпадает с сальдо конца предыдущего рабочего дня
Разрыв остатков — день с движениями пропущен или документ отменён
Все ПКО и РКО дня присутствуют с верными номерами и суммами
Документ отсутствует — не проведён или датирован другим днём
Равно фактическому остатку в кассе
Расхождение — ищите ошибку в документах или излишек/недостачу
Продолжает последовательность с начала года
Сбой нумерации — проверьте настройку номера первого листа
Формирование книги за произвольный период
Для вывода кассовой книги за месяц, квартал или год укажите нужный диапазон дат в настройках отчёта. Программа сформирует все листы за дни с движениями единым комплектом с непрерывной нумерацией. Это удобно при подшивке книги за период или при восстановлении утраченных листов.
При формировании за длинный период проверяйте итоговый файл перед печатью: убедитесь, что не пропущены дни, в которых точно были операции. Пропуск обычно означает, что документы за этот день не проведены или помечены на удаление.
Если день с операциями не попал в книгу
Откройте журнал кассовых документов, установите отбор по проблемной дате и проверьте статус каждого документа. Непроведённые документы и помеченные на удаление в кассовую книгу не включаются. Проведите документы и сформируйте отчёт заново.
Исправление ошибок и перепечатка листов
Если в уже распечатанном листе обнаружена ошибка — неверная сумма, лишний или отсутствующий документ — исправлять нужно первичный документ, а не лист книги. Откройте соответствующий ПКО или РКО, внесите изменения, проведите документ и заново сформируйте лист кассовой книги за этот день.
Исправленный лист распечатывается повторно и подписывается заново. Старый экземпляр с ошибкой целесообразно изъять и уничтожить, чтобы в архиве не было двух версий одного листа. Помните, что исправление документа задним числом может изменить сальдо всех последующих дней — после корректировки проверьте остатки до текущей даты.
Особенности и ограничения
В 1С 8.3 кассовая книга формируется по каждой организации отдельно. Если в базе ведётся несколько юридических лиц, перед формированием проверьте, что в настройках выбрана нужная организация. При наличии нескольких касс (например, операционная касса) уточните в настройках учёта, как оформляется их движение, — в типовой конфигурации книга строится по кассе организации в целом.
Обложка кассовой книги и лист с итоговыми записями за год формируются отдельными печатными формами, если они предусмотрены в вашей версии конфигурации, либо оформляются вручную. Прошнуровывается и опечатывается книга по итогам года.
Организации, применяющие упрощённый порядок ведения кассовых операций (малые предприятия, ИП), могут не вести кассовую книгу вовсе — это право, а не обязанность. Решение о ведении или неведении книги закрепляется в учётной политике.
Что важно запомнить
Лист кассовой книги в 1С 8.3 формируется автоматически из журнала кассовых документов за дни с проведёнными ПКО и РКО. Перед печатью сверяйте сальдо с фактическим остатком, проверяйте нумерацию листов, а ошибки исправляйте через первичные документы с последующей перепечаткой листа.
Частые вопросы
Можно ли сформировать кассовую книгу за день без операций?
Нет, и это соответствует правилам: лист оформляется только за дни, в которых было движение денежных средств по кассе. Если операций не было, лист не формируется, а нумерация следующих листов при этом не нарушается.
Почему в кассовую книгу не попадает документ?
Наиболее частые причины: документ не проведён, помечен на удаление, датирован другим днём или относится к другой организации. Откройте журнал кассовых документов с отбором по дате и проверьте состояние каждого ордера.
Как изменить номер первого листа кассовой книги?
В форме отчёта «Кассовая книга» откройте настройки и укажите нужный номер первого листа. Это необходимо, если учёт в 1С начат в середине года, а книга ранее велась на бумаге или в другой программе.
Нужно ли распечатывать кассовую книгу, если документы хранятся в электронном виде?
Кассовую книгу допускается вести в электронном виде с подписанием электронной подписью при соблюдении требований к такому формату. Если электронная подпись не применяется, листы распечатываются ежедневно и подписываются вручную.
Что делать, если сальдо в программе не совпадает с остатком в кассе?
Сначала проверьте, все ли документы дня проведены и нет ли ошибок в суммах. Если документальный учёт корректен, а расхождение остаётся, проводится инвентаризация кассы: излишек оприходуется приходным ордером, недостача оформляется по установленному порядку с отнесением на виновное лицо.
Как сформировать кассовую книгу по нескольким организациям?
Отчёт формируется отдельно по каждой организации. Выберите нужную организацию в настройках отчёта, сформируйте книгу, затем повторите действия для следующей — сводной книги по нескольким юридическим лицам в типовой конфигурации нет, и это соответствует правилам ведения кассовых операций.