Учет и Финансы · 10 мин
Куда отнести штрафы в 1С 8: проводки и настройка
Как отнести штрафы в 1С 8: счет 91.2, проводки по налоговым и договорным санкциям, настройка статей прочих расходов и типичные ошибки бухгалтера.
Штрафы в 1С 8 отражаются по-разному в зависимости от их природы: налоговые санкции (пени и штрафы от ФНС, фондов) относят на счет 99 либо 91.2 в зависимости от учетной политики, а штрафы по договорам с контрагентами — на счет 91.2 «Прочие расходы». От правильного выбора счета и статьи затрат зависит корректность налогового учета: большинство штрафов не уменьшают базу по налогу на прибыль, и программа должна отразить постоянную разницу.
Ошибка в отнесении штрафа — одна из самых частых причин расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом. Если провести налоговый штраф как расход, принимаемый для налога на прибыль, декларация будет занижена, а это уже риск доначислений при проверке. Поэтому важно не просто «куда-то провести» документ, а настроить статью прочих расходов с правильными признаками.
Ниже разобраны основные сценарии: штрафы от налоговой и фондов, санкции от контрагентов и в пользу контрагентов, настройка справочника «Прочие доходы и расходы», а также проверка результата через отчеты.
Какие бывают штрафы и почему это важно для проводок
Прежде чем создавать документ, определите вид санкции. От этого зависят счет учета, статья расходов и налоговые последствия. Условно штрафы делятся на три группы.
Первая группа — санкции от государства: штрафы и пени по налогам и взносам, штрафы ГИБДД, санкции от Роспотребнадзора, трудовой инспекции и других органов. Вторая группа — договорные санкции: неустойки, пени и штрафы, которые организация платит контрагенту или получает от него по условиям договора. Третья группа — внутренние удержания, например штрафы с работников, но они учитываются в зарплатном контуре и здесь не рассматриваются.
Санкции по налогам и взносам — счет 99 или 91.2, в НУ не принимаются
Неустойка по хозяйственному договору — счет 91.2, в НУ принимается
Полученные санкции — прочий доход 91.1, уплаченные — расход 91.2
Налоговые штрафы и пени: счет 99 или 91.2
Штрафы по налогам и сборам по ПБУ относятся на счет 99 «Прибыли и убытки» в корреспонденции со счетом 68: Дт 99 Кт 68 (по соответствующему субсчету налога). Пени по налогам учетная политика может закрепить либо на 99, либо на 91.2 — оба варианта допустимы, но выбранный порядок нужно применять последовательно. Пени и штрафы по страховым взносам отражаются аналогично в корреспонденции со счетом 69.
В 1С:Бухгалтерии 8 такие операции оформляются документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции») либо автоматически при загрузке требований через обмен с ФНС. При ручном вводе добавьте проводку: дебет 99.01.1 (или 91.02), кредит 68 по нужному налогу, сумма из требования или решения.
Ключевой момент — налоговый учет. Штрафные санкции по налогам и взносам не уменьшают базу по налогу на прибыль. Если используете 91.2, статья прочих расходов должна быть настроена как не принимаемая к НУ, иначе программа включит сумму в расходы декларации.
Штрафы по договорам с контрагентами
Неустойки, которые организация платит поставщику или заказчику за нарушение условий договора, отражаются проводкой Дт 91.2 Кт 76.2 «Расчеты по претензиям». Основание — претензия контрагента, соглашение о признании неустойки или решение суда. В отличие от налоговых санкций, такие суммы принимаются в налоговом учете как внереализационные расходы при условии, что обязанность признана должником или подтверждена судом.
Обратная ситуация — штрафы, причитающиеся вашей организации от контрагента. Они отражаются по кредиту 91.1 «Прочие доходы»: Дт 76.2 Кт 91.1. В 1С для этого используется документ «Операция, введенная вручную» или, в некоторых конфигурациях, «Прочие доходы и расходы». Дата признания дохода — дата признания претензии должником или вступления в силу решения суда.
Оплата штрафа оформляется стандартным списанием с расчетного счета с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» или «Прочее списание» с указанием счета 76.2, чтобы закрыть задолженность по претензии.
Настройка статьи прочих расходов
Правильная статья в справочнике «Прочие доходы и расходы» — половина корректной проводки. Откройте раздел «Справочники» → «Прочие доходы и расходы» и создайте отдельные элементы для каждого типа санкций: «Штрафы и пени по налогам», «Неустойки по договорам (расход)», «Неустойки по договорам (доход)».
Для налоговых санкций снимите флаг принятия к налоговому учету (вид расхода — «Не принимаемые к НУ» или аналогичный, в зависимости от релиза). Для договорных неустойчивых расходов флаг принятия оставьте включенным, вид — внереализационные расходы. Для доходов укажите вид «Прочие внереализационные доходы».
- 1Определите тип санкции: налоговая или договорная
- 2Создайте или проверьте статью в справочнике «Прочие доходы и расходы» с корректным признаком НУ
- 3Введите документ «Операция, введенная вручную»: Дт 99/91.2 — Кт 68/69 для налоговых или Дт 91.2 — Кт 76.2 для договорных
- 4Заполните аналитику: статью расходов, контрагента и договор для 76.2
- 5Проведите и проверьте проводки в движениях документа
- 6При оплате свяжите списание с расчетного счета с той же аналитикой
Проверка результата и закрытие месяца
После отражения штрафов проверьте результат до закрытия периода. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 91 с детализацией по субконто: налоговые санкции должны сидеть на непринимаемых статьях, договорные — на принимаемых. По счету 76.2 постройте оборотку по контрагентам — не должно висеть незакрытых сумм, если штраф уже оплачен.
Для организаций на ПБУ 18/02 дополнительно проверьте отчет «Анализ учета по налогу на прибыль»: непринимаемые штрафы должны сформировать постоянную разницу и постоянное налоговое обязательство (расход). Если постоянная разница не возникла — вероятно, статья расходов настроена неверно.
Как проверить результат
Налоговые санкции на непринимаемой статье
Штраф ФНС на статье с принятием к НУ
Задолженность закрыта оплатой
Сальдо висит после оплаты штрафа
Постоянная разница по санкциям
Сумма включена в расходы декларации
Типичные ошибки при учете штрафов
Самая распространенная ошибка — проведение налогового штрафа через принимаемую статью затрат. Внешне все выглядит корректно, проводка есть, но налоговая база занижена. Вторая частая проблема — отражение договорной неустойки на дату претензии, а не на дату признания: до момента признания обязанности расход в НУ не принимается.
Еще одна ошибка — использование счета 76.2 без указания договора, из-за чего ломается автоматическая разноска оплаты и акты сверки. Также нередко штрафы ГИБДД, оплаченные водителем с последующим возмещением, проводят мимо 73 счета, смешивая их с санкциями организации.
Особые ситуации и ограничения
Организации на УСН учитывают штрафы проще: налоговые санкции в расходы «упрощенки» не принимаются в любом случае, а договорные неустойки уплаченные в расходы не включаются, так как их нет в закрытом перечне; полученные неустойки, напротив, включаются в доходы на дату поступления денег. Поэтому для УСН главное — не допустить попадания санкций в КУДиР.
Если штраф возмещается виновным лицом (например, штраф ГИБДД удерживается с водителя), сначала отразите санкцию организации, затем отнесите сумму на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» проводкой Дт 73 Кт 91.1 или через уменьшение расхода — в зависимости от принятой методики. Удержание из зарплаты оформляется в зарплатном контуре с соблюдением ограничений по размеру удержаний.
Как выбрать проводку
Что важно запомнить
Налоговые санкции — на 99 или 91.2 с непринимаемой статьей, договорные неустойки — на 91.2/91.1 через 76.2 с принятием к НУ после признания. Корректная настройка статьи прочих расходов и проверка ОСВ перед закрытием месяца защищают от искажения декларации по налогу на прибыль.
Частые вопросы
На какой счет отнести пени по налогам в 1С 8?
Выбор закрепляется учетной политикой: допустимы счет 99 «Прибыли и убытки» и счет 91.2 «Прочие расходы». Чаще применяют 99 в корреспонденции со счетом 68. Главное — применять выбранный вариант последовательно и не принимать сумму в налоговом учете.
Принимаются ли штрафы по договорам в расходы по налогу на прибыль?
Да, договорные неустойки признаются внереализационными расходами, но только после того, как должник признал претензию (подписал соглашение, ответил на претензию) либо вступило в силу решение суда. До этого момента расход в НУ отражать нельзя.
Каким документом отразить штраф, если нет подходящего вида операции?
Используйте «Операцию, введенную вручную» из раздела «Операции». Добавьте проводку с нужными счетами и заполните субконто: статью прочих расходов, контрагента и договор. Это универсальный способ для любых нестандартных санкций.
Как отразить штраф ГИБДД, который удерживается с водителя?
Сначала отразите штраф организации: Дт 91.2 — Кт 76 (прочие дебиторы) или уплату с расчетного счета. Затем отнесите сумму на виновное лицо проводкой Дт 73 — Кт 91.1. Удержание из зарплаты выполняется документом в зарплатном разделе с учетом ограничений на размер удержаний.
Нужно ли отражать штрафы при УСН «доходы минус расходы»?
Уплаченные штрафы и пени в расходы УСН не включаются — их нет в закрытом перечне. Полученные от контрагентов неустойки включаются в доходы на дату поступления денег. В 1С проверьте, чтобы статьи санкций не попадали в книгу учета доходов и расходов.
Почему после проведения штрафа не формируется постоянная разница?
Чаще всего причина в настройке статьи прочих расходов: для нее включен признак принятия к налоговому учету или неверно указан вид расхода. Откройте справочник «Прочие доходы и расходы», исправьте статью и перепроведите документы закрытия месяца.