Учет и Финансы · 13 мин
Как сделать корректировочный счет-фактуру в 1С
Как оформить корректировочный счет-фактуру в 1С:Бухгалтерии. Пошаговая инструкция, виды корректировок, проверка результата, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется, когда после отгрузки изменилась цена или количество товаров, работ, услуг — например, покупатель вернул часть товара, стороны согласовали скидку или обнаружили ошибку в первичном документе. В 1С:Бухгалтерии корректировка создается на основании исходного документа реализации, и программа автоматически формирует проводки, записи книги покупок и книги продаж.
Главное правило: корректировочный счет-фактура не исправляет ошибки в реквизитах — для этого существует исправительный счет-фактура. КСФ применяется только при согласованном сторонами изменении стоимости отгрузки. Путаница между этими двумя документами — самая частая причина ошибок в учете НДС.
Ниже разобрано, когда какой документ использовать, как создать корректировку в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3, что проверить после проведения и каких ошибок избегать.
Когда нужен корректировочный, а когда исправительный счет-фактура
Прежде чем открывать 1С, определите тип ситуации. От этого зависит вид операции в документе корректировки и порядок отражения в отчетности по НДС.
Корректировочный счет-фактура оформляется при изменении стоимости отгрузки по соглашению сторон: скидка или наценка после отгрузки, изменение цены задним числом, возврат части товара, уменьшение количества принятых работ или услуг. Основание — дополнительное соглашение к договору, акт сверки или иной документ, подтверждающий согласие покупателя.
Исправительный счет-фактура нужен, когда в исходном документе допущена ошибка: неверный ИНН, адрес, наименование товара, ставка НДС или арифметическая ошибка, при этом стороны не договаривались менять условия сделки. В 1С для этого используется вид операции «Исправление собственной ошибки» или «Исправление технической ошибки».
Корректировка или исправление
Цена или количество изменились по договоренности: скидка, возврат, изменение объема. Есть подтверждающий документ (допсоглашение, акт).
В исходном счете-фактуре опечатка или неверный реквизит, условия сделки не менялись. Формируется исправительный счет-фактура с новым номером исправления.
Если ошибка только в реализации, а счет-фактура верный — исправляйте первичку, КСФ не нужен.
Подготовка: что проверить перед созданием корректировки
Убедитесь, что исходная реализация проведена в программе и по ней выставлен счет-фактура. Корректировка создается на основании конкретного документа реализации — без него сформировать КСФ в типовой конфигурации не получится.
Проверьте наличие документального основания корректировки: дополнительного соглашения, подписанного обеими сторонами акта или претензии с согласием покупателя. Без подтверждения согласия второй стороны налоговая может отказать в вычете НДС по корректировке.
Также уточните, в каком периоде прошла исходная отгрузка и не закрыт ли он. Если период закрыт (установлена дата запрета редактирования), потребуется либо временно открыть период, либо проводить корректировку текущей датой — 1С корректно отразит записи в текущем периоде, но нумерация и даты документов должны соответствовать фактическим.
Создание корректировки реализации у продавца
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)», найдите нужный документ и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации». Программа создаст новый документ с заполненными ссылками на исходную реализацию.
В поле «Вид операции» выберите «Корректировка по согласованию сторон». На вкладке «Товары» или «Услуги» табличная часть покажет две строки показателей: «до изменения» и «после изменения». Отредактируйте значения в строке «после изменения» — укажите новую цену или количество. При возврате части товара уменьшите количество до фактически принятого.
В поле «Основание» укажите документ, подтверждающий согласование (допсоглашение, акт). Установите флажок отражения корректировки в бухгалтерском и налоговом учете. После проверки нажмите «Провести».
- 1Откройте исходную реализацию и создайте на ее основании «Корректировку реализации»
- 2Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
- 3Измените цену или количество в строке «после изменения»
- 4Укажите основание корректировки (допсоглашение, акт)
- 5Проведите документ и сформируйте корректировочный счет-фактуру кнопкой «Выписать корректировочный счет-фактуру»
- 6Проверьте проводки и запись в книге продаж (при уменьшении стоимости — в книге покупок)
Формирование и печать корректировочного счета-фактуры
После проведения корректировки реализации внизу документа появится гиперссылка для ввода счета-фактуры. Нажмите «Выписать корректировочный счет-фактуру» — программа создаст документ «Счет-фактура выданный (корректировочный)» с автоматически заполненными строками «до изменения» и «после изменения», а также итоговыми строками «Всего увеличение» или «Всего уменьшение».
Проверьте номер и дату КСФ. Нумерация корректировочных счетов-фактур ведется в общем порядке хронологически. Печатная форма выводится по кнопке «Печать» → «Корректировочный счет-фактура». Если вы обмениваетесь документами по ЭДО, КСФ отправляется контрагенту через оператора прямо из карточки документа.
Обратите внимание: в КСФ не должно быть отрицательных значений в строках — уменьшение показывается в итоговой строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)». Если форма выглядит иначе, проверьте корректность заполнения табличной части корректировки.
Корректировка поступления у покупателя
Покупатель отражает корректировку зеркально — документом «Корректировка поступления» в разделе «Покупки». Создайте его на основании исходного документа поступления, выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон» и укажите новые значения цены или количества.
Данные корректировочного счета-фактуры, полученного от поставщика, вводятся в поля «Номер» и «Дата» входящего счета-фактуры в документе корректировки. При уменьшении стоимости покупатель восстанавливает НДС — запись попадает в книгу продаж; при увеличении — заявляет дополнительный вычет в книге покупок.
Если поставщик прислал КСФ по ЭДО, загрузите его через сервис обмена электронными документами — 1С автоматически свяжет входящий документ с корректировкой поступления.
Как выбрать действие
Проверка результата и отражение в отчетности по НДС
После проведения корректировки откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что сформированы проводки по счетам 62, 90, 68 с корректными суммами и знаком. При уменьшении стоимости проводки сторнируются, при увеличении — доначисляются.
Затем проверьте регистры НДС: откройте «Отчеты» → «Книга продаж» и «Книга покупок» за период корректировки. При уменьшении стоимости продавец видит запись в книге покупок (вычет НДС), при увеличении — в книге продаж. Если записи нет, проверьте, проведен ли корректировочный счет-фактура и не установлена ли у него пометка «Не отражать в книге».
Итоговая проверка — декларация по НДС. Сформируйте ее за период корректировки и убедитесь, что суммы из КСФ попали в нужные разделы: раздел 8 (книга покупок) или раздел 9 (книга продаж). Расхождения между книгами и декларацией — сигнал о непроведенном документе или неверном виде операции.
Как проверить результат
Суммы по 62, 90, 68 соответствуют разнице «после − до»
Проводки отсутствуют или сумма не совпадает с разницей
Документ проведен, содержит строки «до/после» и итог увеличения или уменьшения
КСФ не создан или в нем пустые строки
Запись появилась в нужной книге за период корректировки
Записи нет или она попала не в тот период
Суммы корректировки отражены в разделе 8 или 9
Расхождение между книгой и декларацией
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — использование корректировки вместо исправления и наоборот. Если в исходном счете-фактуре опечатка в ИНН покупателя, а бухгалтер оформил «Корректировку по согласованию сторон», налоговая может не принять вычет. Всегда соотносите причину изменения с видом операции.
Вторая частая проблема — корректировка документа прошлого закрытого периода. Редактирование исходной реализации после сдачи отчетности приведет к расхождениям в регистрах. Правильный путь — создать корректировку текущей датой, не трогая исходный документ.
Также не пытайтесь изменить стоимость вручную в самом исходном счете-фактуре: это нарушает хронологию и делает недействительным ранее выданный документ. Все изменения после выставления счета-фактуры оформляются только через документы корректировки.
Особые сценарии
Корректировка авансового счета-фактуры
По авансам корректировочные счета-фактуры не выставляются. Если изменилась сумма предоплаты, оформляется возврат или доплата, а НДС с аванса корректируется через документы реализации и зачета аванса.
Несколько корректировок по одной реализации
Одна реализация может корректироваться несколько раз — например, сначала изменилась цена, затем покупатель вернул часть товара. Каждая корректировка создается на основании исходной реализации, при этом в строках «до изменения» 1С подтянет данные с учетом предыдущих корректировок. Проверяйте, чтобы последняя корректировка учитывала все предыдущие.
Корректировка в валюте
При расчетах в валюте или у.е. корректировка пересчитывается по курсу на дату исходной отгрузки для целей НДС. В документе корректировки проверьте курс валюты — он должен соответствовать курсу исходной реализации, иначе возникнут ошибки в рублевых суммах НДС.
Перед массовыми корректировками (например, ретро-скидкой по итогам квартала на десятки реализаций) сделайте архивную копию базы и сначала проведите корректировку по одному-двум документам, сверив проводки и записи книг. Это позволит отловить ошибки настройки до того, как они затронут всю отчетность.
Частые вопросы
Можно ли удалить корректировочный счет-фактуру, если он создан ошибочно?
Да, если период открыт и документ не отправлен контрагенту по ЭДО. Пометьте на удаление сначала счет-фактуру, затем документ корректировки. Если КСФ уже отправлен покупателю, удалять его нельзя — потребуется согласование с контрагентом и оформление обратной корректировки.
Что делать, если корректировка относится к прошлому году?
Создайте корректировку текущей датой, не изменяя документы закрытого периода. Оцените, требуется ли уточненная декларация по НДС и налогу на прибыль за период исходной отгрузки — это зависит от направления изменения налоговой базы.
Почему корректировочный счет-фактура не попадает в книгу покупок?
Чаще всего документ «Счет-фактура выданный (корректировочный)» не проведен или в нем стоит признак, исключающий отражение в книге. Также проверьте, что в параметрах учетной политики по НДС не установлены ограничения, и перепроведите документы формирования записей книги покупок за период.
Нужно ли покупателю подписывать корректировочный счет-фактуру?
При бумажном документообороте КСФ подписывает продавец; покупателю достаточно иметь документ, подтверждающий согласие на изменение стоимости (допсоглашение, акт). При ЭДО документ подписывается электронной подписью продавца, а при необходимости — и покупателя, если это предусмотрено форматом обмена.
Как оформить возврат товара от покупателя?
Возврат оформляется документом «Корректировка реализации» с уменьшением количества до фактически оставшегося у покупателя. На основании корректировки выписывается корректировочный счет-фактура, и продавец заявляет вычет НДС со стоимости возвращенного товара.
Чем корректировка реализации отличается от документа «Возврат товаров от покупателя»?
В типовой 1С:Бухгалтерии возврат товаров, по которым выставлялся счет-фактура, рекомендуется отражать именно через корректировку реализации — это обеспечивает корректное формирование КСФ. Отдельный документ возврата применяется в конфигурациях с расширенным складским учетом, но принцип отражения НДС тот же.
Что важно запомнить
Корректировочный счет-фактура в 1С создается через «Корректировку реализации» (у продавца) или «Корректировку поступления» (у покупателя) на основании исходного документа. Выбирайте правильный вид операции: изменение условий сделки — корректировка, опечатка — исправление. После проведения всегда проверяйте проводки, КСФ и записи в книгах покупок и продаж, а при корректировке закрытых периодов — необходимость уточненной декларации.