Учет и Финансы · 11 мин
Корректировочный счет-фактура: как провести в 1С
Как провести корректировочный счет-фактуру в 1С: создание на основании реализации, виды корректировок, проводки, отражение в книге покупок и продаж, типичные ошибки.
Корректировочный счет-фактура (КСФ) выставляется, когда после отгрузки изменилась цена или количество товаров, работ, услуг — например, при предоставлении скидки, возврате части товара или уточнении объема услуг. В программах 1С такой документ создается не вручную «с нуля», а на основании первичного документа реализации или поступления, чтобы система автоматически рассчитала разницы и сформировала правильные записи в книге покупок и книге продаж.
Ошибка при оформлении КСФ приводит к расхождениям в декларации по НДС у продавца и покупателя, а это — запросы из налоговой и риск отказа в вычете. Поэтому важно не только знать последовательность кнопок, но и понимать, какой тип корректировки выбрать и как проверить результат.
Ниже разобран порядок работы в 1С:Бухгалтерии 8.3 (интерфейс «Такси») — как у продавца, так и у покупателя, с проверкой проводок и типичными ошибками. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP логика аналогична, отличаются только названия разделов меню.
Когда нужен корректировочный, а когда исправительный счет-фактура
Прежде чем создавать документ, определите тип ситуации. Корректировочный счет-фактура оформляется при изменении условий сделки по соглашению сторон: изменилась цена, количество, стоимость, произошел возврат товара или уточнение объема услуг. Основание — дополнительное соглашение, акт, уведомление о скидке.
Исправительный счет-фактура нужен при технической ошибке в исходном документе: неверный адрес, ИНН, наименование товара, опечатка в ставке НДС. В этом случае стоимостные показатели не меняются, а в 1С оформляется исправление, а не корректировка.
Корректировка или исправление
Изменилась цена, количество или стоимость по соглашению сторон. Оформляется документом «Корректировка реализации/поступления».
Ошибка в реквизитах при неизменной стоимости. В документе реализации нажимают «Исправить» и указывают номер исправления.
Если исходная реализация ошибочна целиком (не та сделка), её сторнируют и создают новую, а не корректируют.
Подготовка: что проверить перед созданием документа
Убедитесь, что исходный документ реализации (или поступления) проведен, находится в правильном периоде и по нему выставлен исходный счет-фактура. Корректировка «привязывается» именно к нему, и если исходный документ удален или не проведен, цепочка не сформируется.
Проверьте, есть ли документальное основание корректировки: допсоглашение, соглашение о скидке, акт сверки, претензия покупателя. Дата корректировочного счета-фактуры должна соответствовать периоду, когда стороны согласовали изменение, — это влияет на то, в каком квартале отразится корректировка в книге продаж или покупок.
Корректировка реализации у продавца: пошагово
Откройте раздел Продажи → Реализация (акты, накладные), найдите исходный документ. Выделите его и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации». Программа создаст новый документ, уже заполненный данными исходной отгрузки.
В шапке документа выберите вид операции. Чаще всего используется «Корректировка по согласованию сторон» — именно она формирует корректировочный счет-фактуру. В табличной части измените цену или количество на новые значения: программа автоматически покажет колонки «до изменения» и «после изменения» и рассчитает разницу по строкам.
Проведите документ, затем нажмите кнопку «Выписать корректировочный счет-фактуру» в нижней части формы (или перейдите по ссылке счета-фактуры). Номер и дату КСФ программа подставит автоматически, при необходимости скорректируйте их по бумажному оригиналу. Проверьте печатную форму через кнопку «Печать».
- 1Найдите исходную реализацию в разделе «Продажи»
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации»
- 3Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
- 4Измените цену или количество в табличной части
- 5Проверьте колонки «до изменения» и «после изменения»
- 6Проведите документ и нажмите «Выписать корректировочный счет-фактуру»
- 7Сверьте печатную форму с бумажным документом
Если корректировка в сторону уменьшения
При уменьшении стоимости (скидка, возврат) у продавца возникает право на вычет НДС с разницы. Программа отражает это через регламентный документ «Формирование записей книги покупок» — проверьте, что корректировочный счет-фактура попал в книгу покупок того квартала, в котором выполнены условия для вычета (как правило, при наличии согласованных документов и не позднее трех лет).
Если корректировка в сторону увеличения
При увеличении стоимости продавец доначисляет НДС: разница попадает в книгу продаж текущего периода автоматически при проведении корректировочного счета-фактуры. Проверьте это через отчет «Книга продаж» за соответствующий квартал.
Отражение корректировки у покупателя
У покупателя зеркальная процедура. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные), найдите исходный документ и создайте на его основании «Корректировку поступления». Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон» и внесите измененные цены или количество.
После проведения документа зарегистрируйте полученный корректировочный счет-фактуру: в поле счета-фактуры укажите номер и дату входящего КСФ от поставщика. Программа создаст документ «Счет-фактура полученный» с видом «Корректировочный» и свяжет его с исходным.
При уменьшении стоимости покупатель восстанавливает НДС (запись в книге продаж), при увеличении — получает дополнительный вычет (запись в книге покупок). Эти записи формируются автоматически, но проверить их стоит через отчеты или через раздел Операции → Регламентные операции НДС.
Проверка проводок и отражения в отчетности
После проведения корректировки откройте кнопку «Дт/Кт» в документе и посмотрите движения. При уменьшении реализации вы увидите сторнировочные (красные, с минусом) записи по счетам 62 и 90, а также корректировку НДС. При увеличении — обычные доначисления. Отсутствие проводок чаще всего означает, что документ не проведен или выбран неверный вид операции.
Затем сформируйте книгу покупок и книгу продаж за период корректировки и найдите в них корректировочный счет-фактуру. Полезно также построить отчет «Анализ НДС» или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 68 и 76.АВ — расхождения между учетом и декларацией удобнее ловить до сдачи отчетности.
Как проверить результат
Есть записи по 62, 90, 68 с корректными суммами разницы
Проводок нет или суммы не совпадают с разницей «до/после»
КСФ присутствует с правильным кодом вида операции
Документа нет в книге или он попал не в тот квартал
Заполнены строки «А (до изменения)» и «Б (после изменения)», есть итоговая разница
Пустые строки, неверный номер исходного СФ
По кнопке «Ещё → Связанные документы» видна цепочка: реализация → корректировка → КСФ
КСФ создан отдельно и не связан с исходным документом
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — создание счета-фактуры вручную через раздел «Счета-фактуры выданные» без документа корректировки. Такой КСФ не связан с реализацией, не формирует проводок и «не виден» регламентным операциям НДС. Всегда идите от первичного документа.
Вторая группа ошибок — неверный вид операции. Если вместо «Корректировка по согласованию сторон» выбрать «Исправление в первичных документах», программа сформирует исправительный, а не корректировочный счет-фактуру, и книга покупок/продаж заполнится иначе, чем ожидается. Ещё одна проблема — корректировка документа прошлого квартала без уточненной декларации, когда это требуется.
Особые сценарии: возврат, частичная корректировка, агентские схемы
При возврате товара от покупателя корректировка оформляется тем же документом «Корректировка реализации»: в табличной части уменьшается количество на возвращенное. Специальный документ «Возврат товаров от покупателя» используется, когда возврат оформляется как самостоятельная операция со складским движением — в этом случае КСФ создается уже на его основании.
Если корректируется только часть строк накладной, удалите из табличной части корректировки позиции, которые не меняются, либо оставьте в них прежние значения — итоговая разница будет сформирована только по измененным строкам. При нескольких корректировках одной реализации каждая создается отдельным документом на основании исходной, и программа учитывает уже сделанные корректировки в колонке «до изменения».
Перед массовыми корректировками (например, ретроспективная скидка по итогам периода сразу по нескольким накладным) сделайте копию базы и отработайте сценарий на одном документе. Проверьте, как отразится разница в книге покупок, и только потом оформляйте остальные корректировки. Это сэкономит часы на исправление регистров.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать корректировочный счет-фактуру без документа корректировки реализации?
Технически документ «Счет-фактура выданный» можно создать вручную, но делать этого не стоит: без корректировки реализации не будет проводок по сторнированию выручки и правильных записей в регистрах НДС. Правильный путь — всегда создавать КСФ из документа «Корректировка реализации» или «Корректировка поступления».
В каком квартале отражается корректировка, если исходная реализация была в прошлом?
Корректировка отражается в периоде, которым датирован корректировочный счет-фактура, при соблюдении условий для вычета или начисления. У продавца при уменьшении стоимости вычет заявляется в периоде корректировки, но не позднее установленного срока. Попадание в «чужой» квартал обычно означает неверную дату документа.
Что делать, если корректировочный счет-фактура не попал в книгу покупок?
Проверьте три вещи: проведен ли документ корректировки, создан ли и проведен сам счет-фактура, выполнена ли регламентная операция «Формирование записей книги покупок» за нужный период (Операции → Регламентные операции НДС). Чаще всего причина в непроведенной регламентной операции.
Как исправить ошибку в уже проведенном корректировочном счете-фактуре?
Если ошибка в реквизитах, оформляется исправление корректировочного счета-фактуры с новым номером исправления — в 1С это делается через механизм исправления в документе корректировки. Если неверны суммы, документ корректировки отменяют (помечают на удаление) и создают новый корректировочный документ с правильными данными.
Нужен ли корректировочный счет-фактура при изменении цены до отгрузки?
Нет. КСФ оформляется только при изменении цены или количества уже после того, как состоялась отгрузка и выставлен исходный счет-фактура. Если отгрузки еще не было, просто корректируется первичный документ до его проведения.
Как оформить корректировку в 1С, если покупатель — физическое лицо?
По розничным продажам физическим лицам счета-фактуры, как правило, не выставляются, и корректировка отражается через документы возврата или корректировки реализации без формирования КСФ. Записи в книге продаж в этом случае делаются на основании иных документов, предусмотренных учетной политикой.
Что важно запомнить
Корректировочный счет-фактуру в 1С всегда создают на основании документа «Корректировка реализации» (у продавца) или «Корректировка поступления» (у покупателя) с видом операции «по согласованию сторон». После проведения обязательно проверьте проводки, попадание КСФ в книгу покупок или продаж и правильность налогового периода. Не путайте корректировку с исправлением и не редактируйте исходную реализацию вместо создания корректировочного документа.