Книга доходов и расходов в 1С: где найти и как сформировать

Книга доходов и расходов (КУДиР) — обязательный налоговый регистр для организаций и ИП на УСН, а также для ИП на патентной системе и самозанятых, совмещающих режимы. В программах 1С этот отчёт формируется автоматически на основании введённых документов, но найти его с первого раза бывает непросто: расположение зависит от конфигурации и применяемого налогового режима.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 книга доходов и расходов находится в разделе «Отчёты», а записи для неё собираются в специальном регистре, который заполняется при проведении первичных документов. Если книга пустая или суммы в ней не совпадают с ожиданиями, проблема почти всегда кроется в настройках учётной политики или в непроведённых документах.

Ниже разобраны точные пути к отчёту в разных конфигурациях, порядок формирования, способы проверки корректности заполнения и типичные ситуации, когда КУДиР не формируется или формируется с ошибками.

Где находится КУДиР в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной путь для организаций и ИП на упрощёнке: откройте раздел «Отчёты» в верхней панели, затем в группе «УСН» выберите «Книга доходов и расходов (УСН)». Укажите период (обычно квартал или год) и нажмите «Сформировать». Программа построит книгу в утверждённой форме с разделами I, II и III.

Если пункта «Книга доходов и расходов (УСН)» в меню нет, проверьте две вещи. Во-первых, система налогообложения в учётной политике: раздел «Главное» → «Настройки» → «Налоги и отчёты», вкладка «Система налогообложения» — там должна быть выбрана УСН. Во-вторых, состав разделов меню может отличаться из-за настроек интерфейса: воспользуйтесь поиском по команде через значок лупы или строку поиска в меню «Ещё».

Для ИП на патентной системе предусмотрен отдельный отчёт — «Книга доходов (патент)», он также располагается в разделе «Отчёты». Форма проще: в ней отражаются только доходы по каждому патенту, поскольку расходы на ПСН не учитываются.

Где искать книгу в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) путь похожий: раздел «Отчёты» → «Налоги» → «Книга доходов и расходов (УСН)». Отчёт доступен, если в настройках организации («Компания» → «Реквизиты организации» → «Налоги») указана упрощённая система. Для патента в УНФ есть отдельная книга учёта доходов ИП на ПСН.

В 1С:Комплексная автоматизация и ERP отчёт расположен в разделе «Регламентированный учёт» или «Отчёты» → «Регламентированные отчёты», а также через «Операции» → «Регламентированные отчёты» с выбором формы КУДиР. В этих конфигурациях интерфейс массивнее, поэтому быстрее воспользоваться поиском команд: нажмите на значок поиска в правом верхнем углу и введите «книга доходов».

В облачном сервисе 1С:БизнесСтарт / 1С:Бухобслуживание книга формируется из раздела «Отчёты» или из карточки задачи по сдаче отчётности — сервис сам подсказывает сроки и предлагает сформировать КУДиР вместе с декларацией по УСН.

Маршрут решения

Как выбрать действие

В меню «Отчёты» нет пункта про книгу доходов и расходовПроверьте систему налогообложения в «Главное» → «Налоги и отчёты» — без УСН или патента отчёт скрыт

ИП на патенте, нужны только доходыИспользуйте отчёт «Книга доходов (патент)» в разделе «Отчёты»

Найти команду не получается ни в одном разделеВоспользуйтесь поиском команд (лупа в правом верхнем углу) и введите «книга доходов»

Как сформировать книгу: пошаговый порядок

Перед формированием убедитесь, что за выбранный период проведены все первичные документы: поступления, реализации, банковские выписки, кассовые документы. КУДиР строится по принципу оплаты (кассовый метод), поэтому ключевую роль играют именно документы оплаты, а не только отгрузки.

Порядок формирования в 1С:Бухгалтерии 8.3 следующий.

1. 1
   Откройте «Отчёты» → «Книга доходов и расходов (УСН)»
2. 2
   Установите период — квартал для промежуточной проверки или год для итоговой книги
3. 3
   Проверьте, что в шапке указана правильная организация
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
5. 5
   Проверьте итоговые суммы раздела I: они должны совпадать с декларацией по УСН
6. 6
   При необходимости выведите книгу на печать через кнопку «Печать» или сохраните в PDF

Книга формируется с расшифровкой: двойной щелчок по строке открывает документ, на основании которого сделана запись. Это удобно для проверки — можно быстро найти, какая операция попала в доходы или расходы и почему.

Для сдачи в налоговую по требованию книгу распечатывают, прошивают и заверяют подписью. Сдавать её вместе с декларацией не требуется — КУДиР предъявляется только по запросу инспекции, но вести её обязательно.

Как проверить правильность заполнения

Главный контрольный ориентир — соответствие книги данным декларации по УСН. Итоговые доходы раздела I должны совпадать с налоговой базой по строкам декларации, а для объекта «доходы минус расходы» — ещё и сумма расходов. Расхождение означает, что либо документы проведены некорректно, либо часть операций не попала в регистр.

Полезный инструмент проверки — отчёт «Анализ учёта по УСН» (раздел «Отчёты»). Он показывает, какие доходы и расходы признаны, какие ожидают оплаты, и помогает найти операции, которые повлияют на книгу в следующих периодах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог доходов в разделе I КУДиР

Норма

Совпадает с базой в декларации по УСН за тот же период

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённые выписки или лишние записи

Наличие записей по банковским поступлениям

Норма

Каждое поступление от покупателя отражено в доходах в дату списания с расчётного счёта

Тревожный признак

Оплаты есть в банке, но в книге отсутствуют — проверьте вид договора и проведение документа

Расходы при объекте «доходы минус расходы»

Норма

Попадают в книгу только оплаченные и реализованные (для товаров) расходы

Тревожный признак

В расходах авансы поставщикам или неоплаченные счета — записи сформированы неверно

Дополнительно сверьте обороты по счетам 51 и 50 с суммой доходов: при корректном учёте все поступления от реализации должны найти отражение в книге. Возвраты покупателям, наоборот, уменьшают доходы и отражаются в книге со знаком минус.

Почему книга пустая или заполнена неправильно

Самая частая причина пустой книги — в учётной политике не установлена УСН. Откройте «Главное» → «Налоги и отчёты» и убедитесь, что выбрана упрощённая система с правильным объектом налогообложения и датой перехода. Если организация только создана, настройка могла остаться по умолчанию на общей системе.

Вторая причина — непроведённые документы или документы, введённые «задним числом» после формирования книги. Поскольку отчёт строится по текущим данным, достаточно перепровести документы и сформировать книгу заново.

Третья группа проблем — некорректное отражение операций: доход попадает в книгу дважды (например, по накладной и по оплате, если нарушена связь документов) или, наоборот, аванс от покупателя не признаётся доходом. В таких случаях помогает регламентная операция «Запись книги доходов и расходов УСН» в обработке «Закрытие месяца» — её нужно выполнять последовательно за каждый месяц.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Стандартные операции — реализация, оплата, возвраты, зарплата, налоги — 1С отражает в книге корректно без дополнительных настроек. Сложности возникают в нестандартных ситуациях: совмещение УСН и патента, переход с одного режима на другой, корректировка прошлых периодов, агентские договоры, расчёты в валюте.

При совмещении режимов доходы нужно разделять между книгой УСН и книгой по патенту. В 1С это делается через указание вида деятельности в документах, но настройка требует внимательности: ошибка приведёт к занижению базы по одному из режимов.

Перед любыми массовыми изменениями — перепроведением документов за прошлые периоды, изменением учётной политики задним числом — создайте резервную копию информационной базы. Восстановить данные после некорректной групповой обработки без копии бывает невозможно.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли сдавать книгу доходов и расходов в налоговую вместе с декларацией?

Нет. КУДиР ведётся обязательно, но представляется в инспекцию только по требованию, например при камеральной или выездной проверке. Сдавать её ежегодно вместе с декларацией по УСН не требуется, однако книга должна быть сформирована и готова к предъявлению.

Почему в книге нет расходов, хотя объект налогообложения «доходы минус расходы»?

Расходы при УСН признаются только после их фактической оплаты, а для товаров — ещё и после реализации покупателю. Проверьте, что документы оплаты поставщикам проведены, и что выполнена регламентная операция закрытия месяца по УСН. Также убедитесь, что в настройках налогов выбран именно объект «доходы минус расходы».

Как сформировать книгу за прошлый год, если документы изменялись?

Достаточно открыть отчёт и указать нужный период — книга сформируется по актуальным данным базы. Если документы за прошлый период перепроводились, предварительно выполните закрытие месяца за все месяцы того года, чтобы регистры обновились.

Чем отличается книга доходов при патенте от книги при УСН?

Книга доходов (патент) отражает только доходы по каждому полученному патенту, без расходов — они на ПСН не учитываются. Книга по УСН содержит разделы для доходов, расходов и расчёта налоговой базы. При совмещении режимов ведутся обе книги, и доходы между ними распределяются по видам деятельности.

Можно ли вести книгу в 1С, если учёт начат не с начала года?

Да. Введите остатки и документы с даты начала ведения учёта в программе, либо загрузите данные за прошлые месяцы. Книга сформируется только по тем операциям, которые отражены в базе, поэтому для полной книги за год потребуется внести все документы с января или с даты регистрации бизнеса.