Кассовый ордер в 1С: где найти и как работать с ПКО и РКО

Кассовые ордера в 1С — это документы «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходно-кассовый ордер» (РКО), которыми оформляется движение наличных денег по кассе организации. В большинстве конфигураций они находятся в разделе «Банк и касса»: в 1С:Бухгалтерии 8.3 путь выглядит как «Банк и касса → Кассовые документы», а в управленческих конфигурациях (УТ 11, КА 2, ERP) — «Казначейство → Кассовые ордера». Если раздела нет на рабочем столе, документы всегда можно найти через список всех функций.

Важно понимать, что в современных версиях 1С кассовые ордера чаще всего создаются не вручную, а на основании других документов: поступления оплаты от покупателя, выдачи денег подотчётному лицу, возврата займа. При этом в интерфейсе вы можете видеть не сами ордера, а документы «Поступление наличных» и «Выдача наличных» — за ними и скрываются ПКО и РКО. Это главный источник путаницы у пользователей, которые ищут «кассовый ордер» по названию и не находят.

Ниже разобраны конкретные пути в популярных конфигурациях, способы поиска через «Все функции» и журнал документов, порядок создания и печати ордера, а также типичные ошибки, из-за которых документ «пропадает» или не проводится.

Где находятся кассовые ордера в 1С:Бухгалтерии 8.3

В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 основной путь к кассовым документам — раздел «Банк и касса» в левой панели навигации. Внутри него есть подраздел «Кассовые документы» — это общий журнал, где в одном списке отображаются и приходные, и расходные ордера. Тип документа виден в колонке «Вид операции» или по пиктограмме документа.

Чтобы увидеть только приходные или только расходные ордера, откройте журнал «Кассовые документы», нажмите кнопку «Ещё» и выберите «Настроить список» либо воспользуйтесь быстрым отбором по виду документа в шапке журнала. Также в разделе «Банк и касса» есть кнопка создания: «Поступление наличных» создаёт ПКО, «Выдача наличных» — РКО.

Если раздела «Банк и касса» нет на рабочем столе, проверьте настройки панели разделов: нажмите на значок меню (три полоски) в правом верхнем углу панели разделов, выберите «Настройка панели навигации» и убедитесь, что раздел не скрыт. В некоторых случаях раздел может быть недоступен из-за ограничения прав пользователя — тогда нужно обратиться к администратору базы.

Где искать ордера в УТ 11, КА 2 и 1С:ERP

В управленческих конфигурациях логика интерфейса другая: кассовые операции сгруппированы в разделе «Казначейство». Откройте его и найдите ссылку «Кассовые ордера» — это общий журнал ПКО и РКО. Рядом обычно расположены ссылки «Безналичные платежи», «Эквайринговые операции» и отчёт «Контроль денежных средств».

Создание нового ордера выполняется кнопкой «Создать» в журнале: система предложит выбрать вид документа — приходный или расходный. Альтернативный путь — раздел «НСИ и администрирование» не нужен, достаточно в журнале кассовых ордеров нажать стрелку рядом с кнопкой «Создать» и выбрать нужный тип.

Обратите внимание: в УТ 11 и КА 2 документ может не проводиться, если не выбрана касса предприятия или касса не согласована с организацией. Перед поиском «пропавшего» ордера проверьте статус документа — непроведённые документы в журнале помечены серой пиктограммой и не формируют движения по кассе.

Универсальный способ: поиск через «Все функции»

Если вы не можете найти кассовые ордера ни в одном разделе, используйте универсальный механизм платформы — команду «Все функции». Она показывает полный список объектов конфигурации независимо от настроек интерфейса. Открыть её можно двумя способами: нажать кнопку с тремя горизонтальными полосками в левом верхнем углу и выбрать «Все функции», либо использовать главное меню программы.

В открывшемся окне раскройте ветку «Документы» и найдите по алфавиту «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» (в УТ/КА названия могут быть «Приходный ордер» и «Расходный ордер» с уточнением). Двойной щелчок откроет журнал соответствующего документа. Этот способ работает в любой конфигурации, если у пользователя есть права на просмотр документов.

Если команда «Все функции» не отображается в меню, её нужно включить: «Сервис → Параметры → Отображать команду "Все функции"». В веб-клиенте и тонком клиенте путь аналогичен. Отсутствие документа даже в «Все функциях» означает, что у пользователя нет прав — это решается только настройкой ролей администратором.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» (в Бухгалтерии) или «Казначейство» (в УТ/КА/ERP)
2. 2
   Найдите журнал «Кассовые документы» или «Кассовые ордера»
3. 3
   Если раздела нет — нажмите кнопку меню (три полоски) и выберите «Все функции»
4. 4
   В ветке «Документы» найдите «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер»
5. 5
   Проверьте отборы в журнале: снимите фильтры по периоду, организации и кассе

Как создать и провести кассовый ордер

Создание ПКО в 1С:Бухгалтерии: «Банк и касса → Кассовые документы → Создать → Поступление наличных». В документе обязательно укажите вид операции (например, «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчётного лица»), сумму, контрагента или сотрудника и основание. Поле «Принято от» заполняется так, как оно должно выглядеть в печатной форме ордера.

Для РКО путь аналогичен: «Создать → Выдача наличных». Типовые виды операций — выдача подотчётному лицу, оплата поставщику, выплата зарплаты, взнос наличными в банк. Обратите внимание на поле «Выдать» и «По документу» — они попадают в печатную форму РКО и должны соответствовать данным получателя (ФИО, паспортные данные или реквизиты доверенности).

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Признак успешного проведения — документ появился в журнале с обычной (не серой) пиктограммой, а в отчёте «Кассовая книга» или «Оборотно-сальдовая ведомость» по счёту 50 отразилась соответствующая сумма. Если программа выдаёт ошибку проведения, читайте текст сообщения: чаще всего не заполнены касса, вид операции или аналитика.

Как распечатать кассовый ордер

Печатная форма доступна из открытого документа: кнопка с изображением принтера или команда «Печать» в шапке документа. Для ПКО печатается унифицированная форма КО-1, для РКО — форма КО-2. В 1С:Бухгалтерии также доступна печать из журнала: выделите один или несколько документов и нажмите кнопку печати на панели журнала.

Перед печатью проверьте заполнение реквизитов, которые попадают в форму: номер и дата документа, поле «Принято от» / «Выдать», основание, сумма прописью (формируется автоматически), подписи руководителя и главного бухгалтера — они берутся из данных организации и ответственных лиц. Если подписи пустые, заполните их в карточке организации в разделе «Реквизиты и контакты» или «Подписи».

Нумерация ордеров в 1С ведётся автоматически в пределах заданного периода. Если организация ведёт сквозную нумерацию ПКО и РКО отдельно, проверьте настройки нумерации — обычно она соответствует требованиям по умолчанию, но при переносе данных из других программ возможны сбои нумераторов, которые исправляются ручным вводом очередного номера.

Почему кассовый ордер не виден или не проводится

Самая частая причина «пропавшего» документа — установленные отборы в журнале. Проверьте поля фильтра в шапке списка: период, организация, касса, вид операции. Снимите все отборы и убедитесь, что документ появился. Вторая причина — документ создан в другой базе или другой организацией в многофирменном учёте.

Если ордер не проводится, последовательно проверьте: заполнена ли касса, указан ли вид операции, не закрыт ли период (дата запрета редактирования в разделе «Администрирование → Даты запрета изменения данных»), есть ли у пользователя права на проведение. Сообщение об ошибке при проведении обычно содержит точное указание на проблемное поле.

Отдельная ситуация — документ помечен на удаление. В журнале такие документы отображаются с перечёркнутой пиктограммой. Помеченный на удаление ордер не участвует в учёте и не попадает в кассовую книгу. Чтобы восстановить его, откройте документ и снимите пометку удаления через меню «Ещё», затем проведите заново.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Обычная пиктограмма, зелёная или стандартная

Тревожный признак

Серая (не проведён) или перечёркнутая (помечен на удаление)

Остаток по кассе

Норма

Сумма ордера отразилась в кассовой книге и ОСВ по счёту 50

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведён

Печатная форма

Норма

Заполнены номер, дата, сумма прописью, подписи

Тревожный признак

Пустые подписи или неверная дата — проверьте данные организации

Когда нужен бухгалтер или специалист по 1С

Самостоятельно безопасно выполнять поиск документов, создание типовых ордеров и их печать. Но есть ситуации, где ошибка приводит к искажению учёта: исправление задним числом проведённых ордеров в закрытом периоде, изменение нумерации, корректировка остатков по кассе, перенос кассовых документов между базами. Такие операции лучше поручить бухгалтеру или специалисту по сопровождению 1С.

Особую осторожность требует сторнирование и удаление кассовых документов: если ордер уже попал в кассовую книгу и отчётность, его удаление создаст расхождение между программой и сданными отчётами. В таких случаях корректный путь — оформление корректирующего документа, а не удаление исходного.

Частые вопросы о кассовых ордерах в 1С

Где в 1С найти кассовую книгу, сформированную из ордеров?

В 1С:Бухгалтерии откройте «Банк и касса → Кассовая книга», укажите период и организацию — отчёт соберёт все проведённые ПКО и РКО за выбранный день или интервал. В УТ 11 и КА 2 аналогичный отчёт находится в разделе «Казначейство». Непроведённые ордера в кассовую книгу не попадают.

Почему в списке документов нет пункта «Приходный кассовый ордер»?

Во многих конфигурациях документ называется иначе — «Поступление наличных» или «Приходный ордер». Кроме того, пункт может быть скрыт настройками панели навигации или отсутствовать из-за ограниченных прав. Найдите документ через «Все функции» — там отображаются все объекты независимо от настроек интерфейса.

Можно ли создать кассовый ордер на основании другого документа?

Да, это рекомендуемый способ. Откройте исходный документ (например, реализацию товаров или счёт на оплату), нажмите «Создать на основании» и выберите нужный тип кассового документа. Поля контрагента, суммы и основания заполнятся автоматически, что снижает риск ошибок ввода.

Что делать, если номер ордера сбился и дублируется?

Дубли номеров обычно возникают после обмена данными между базами или ручного ввода номера. Откройте документ с неверным номером и вручную укажите следующий свободный номер — платформа обновит нумератор. Проверьте, чтобы в одном периоде не было двух ордеров одного вида с одинаковыми номерами, иначе кассовая книга сформируется с нарушением нумерации.

Как найти конкретный ордер, если известна только сумма?

Откройте журнал «Кассовые документы», снимите все отборы и воспользуйтесь поиском по списку (Ctrl+F) или настройте отбор по полю «Сумма» через «Ещё → Настроить список». Также помогает отчёт «Кассовая книга» за широкий период — в нём видны все суммы с номерами ордеров.

Нужно ли распечатывать ордера, если ведётся электронный документооборот?

Требования к оформлению кассовых документов определяются порядком ведения кассовых операций и учётной политикой организации. Электронное оформление с подписанием допустимо при соблюдении установленных требований. Конкретный порядок для вашей организации уточните у главного бухгалтера — 1С поддерживает оба варианта.