Учет и Финансы · 11 мин
Кассовое выбытие в 1С: что это такое и как работать с документом
Что такое кассовое выбытие в 1С, когда применяется документ, как оформить перемещение денег между кассами, проверить проводки и избежать типичных ошибок.
Кассовое выбытие — это документ в конфигурациях 1С (прежде всего «Управление нашей фирмой» и «Управление торговлей» в отдельных редакциях), которым оформляется выдача наличных денег из кассы организации без привязки к расчётам с контрагентом. Проще говоря, документ фиксирует факт: деньги из кассы ушли, и программа должна уменьшить остаток по кассе и показать, куда они направлены.
Типичные ситуации, где применяется кассовое выбытие: передача наличных в другую кассу (например, из центральной кассы в кассу магазина), выдача денег подотчётному лицу наличными, взнос наличных на расчётный счёт через инкассацию, выдача займа сотруднику. В зависимости от вида операции документ формирует разные проводки, поэтому правильный выбор операции — ключевой момент при оформлении.
Важно не путать кассовое выбытие с расходным кассовым ордером (в 1С он может называться «Расход из кассы» или «Расход денег»). РКО оформляет расчёты с поставщиками, возвраты покупателям, выплату зарплаты — то есть операции с контрагентами. Кассовое выбытие охватывает внутреннее движение денег и выдачу подотчёт. Если операция выбрана неверно, искажается либо задолженность перед контрагентом, либо аналитика по подотчётным лицам.
Где находится документ и какие виды операций доступны
В «1С:Управление нашей фирмой» документ расположен в разделе «Деньги» (или «Банк и касса» в зависимости от редакции) — журнал «Кассовые документы» либо отдельный пункт «Кассовое выбытие». Создать его можно кнопкой «Создать» из журнала, при этом программа предложит выбрать вид операции.
Перечень операций зависит от конфигурации и её версии, но стандартный набор выглядит так:
- Перемещение в другую кассу — деньги уходят из одной кассы и приходуются в другую, обе кассы должны быть заведены в справочнике «Кассы»;
- Выдача подотчётному лицу — наличные выдаются сотруднику под отчёт, формируется задолженность сотрудника;
- Взнос в банк (на расчётный счёт) — наличные сдаются в банк, после подтверждения зачисления оформляется поступление на расчётный счёт;
- Прочий расход — свободная операция с ручным указанием счёта учёта, используется в нестандартных ситуациях.
Если нужной операции нет в списке, проверьте версию конфигурации: в старых редакциях часть сценариев оформлялась расходным кассовым ордером с соответствующим видом операции. Обновление на актуальный релиз обычно расширяет перечень.
Как оформить перемещение денег между кассами
Самый частый сценарий — передача наличных из главной кассы в операционную кассу торговой точки или наоборот, сдача выручки из кассы магазина в центральную кассу. Для этого обе кассы должны существовать в справочнике, иначе выбрать их в документе не получится.
- 1Откройте раздел «Деньги» и создайте документ «Кассовое выбытие».
- 2Выберите вид операции «Перемещение в другую кассу».
- 3Укажите кассу-отправитель и кассу-получатель, дату и сумму.
- 4Проверьте, что валюта касс совпадает, при необходимости заполните комментарий.
- 5Проведите документ и сверьте остатки по обеим кассам через отчёт «Движение денежных средств» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50.
После проведения остаток кассы-отправителя уменьшается, а остаток кассы-получателя увеличивается на ту же сумму. Проводка формируется по дебету и кредиту счёта 50 с разной аналитикой по кассам. Если в отчёте движение отразилось только по одной кассе — проверьте, не создан ли вместо перемещения документ с видом операции «Прочий расход».
Выдача денег подотчётному лицу через кассовое выбытие
Вторая по частоте операция — выдача наличных сотруднику на хозяйственные нужды, командировку или покупку материалов. В документе выбирается вид операции «Выдача подотчётному лицу», указывается сотрудник из справочника «Сотрудники» (или физические лица), сумма и при необходимости назначение аванса.
При проведении формируется проводка по дебету счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и кредиту счёта 50. С этого момента за сотрудником числится задолженность, которую он обязан закрыть авансовым отчётом с приложением подтверждающих документов или вернуть деньги в кассу.
Проверить результат удобно отчётом «Расчёты с подотчётными лицами» или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 71: после проведения документа дебетовое сальдо по сотруднику должно увеличиться ровно на сумму выдачи. Если сальдо не изменилось — документ не проведён либо выбран неверный вид операции.
Взнос наличных на расчётный счёт
Когда наличная выручка сдаётся в банк, в 1С это отражается в два этапа. Сначала кассовым выбытием с операцией «Взнос в банк» деньги списываются из кассы — по сути, они переходят в состояние «в пути». Затем, после зачисления средств на счёт, оформляется поступление на расчётный счёт (на основании банковской выписки).
Такая двухэтапная схема нужна, чтобы в учёте не было разрыва: деньги уже не в кассе, но ещё не на счёте. В конфигурациях с полноценным бухгалтерским учётом для этого может использоваться счёт 57 «Переводы в пути». Если зачисление происходит в тот же день и конфигурация позволяет, некоторые организации оформляют операцию напрямую — но при разрыве дат корректнее использовать перевод в пути.
Какие проводки формирует документ
Набор проводок зависит от выбранного вида операции. Сводная картина для типовых сценариев:
| Вид операции | Дебет | Кредит | Что отражает |
|---|---|---|---|
| Перемещение между кассами | 50 (касса-получатель) | 50 (касса-отправитель) | Внутреннее перемещение наличных |
| Выдача подотчётному лицу | 71 | 50 | Возникновение задолженности сотрудника |
| Взнос на расчётный счёт | 51 или 57 | 50 | Сдача наличных в банк |
| Прочий расход | указывается вручную | 50 | Нестандартное выбытие |
Конкретные счета могут отличаться в зависимости от конфигурации и настроек учётной политики. Посмотреть фактические проводки можно кнопкой «Показать проводки» (или через меню «Ещё») в проведённом документе. Это первое место, куда стоит заглянуть, если результат в отчётах не совпадает с ожиданием.
Как проверить результат и исправить ошибку
После проведения кассового выбытия контролируйте три вещи: остаток по кассе, корреспондирующий счёт и отсутствие отрицательных остатков. Отрицательный остаток по кассе (когда выдано больше, чем было) — типичный признак того, что документ проведён задним числом или не оформлено поступление наличных.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на сумму документа, отрицательных значений нет
Остаток не изменился или ушёл в минус
Задолженность появилась по нужному сотруднику
Задолженность зависла на другом лице или пустой аналитике
Приход в кассу-получатель равен расходу из кассы-отправителя
Движение есть только по одной кассе
Если документ оформлен ошибочно, не удаляйте его бесследно в закрытом периоде. Правильный путь: распровести документ, исправить реквизиты и провести заново. Если период закрыт и редактирование запрещено, ошибку исправляют сторнирующей операцией текущей датой с поясняющим комментарием. Удаление проведённых кассовых документов ломает нумерацию кассовой книги и последовательность остатков.
Чем кассовое выбытие отличается от других кассовых документов
В 1С движение наличных оформляется несколькими документами, и выбор между ними определяется сутью операции, а не удобством. Неправильный выбор документа — самая частая причина расхождений в учёте денежных средств.
Сравнение документов
Внутреннее движение наличных: между кассами, подотчёт, взнос в банк. Не закрывает расчёты с контрагентами.
Расчёты с контрагентами: оплата поставщику, возврат покупателю, выплата зарплаты. Уменьшает кредиторскую задолженность.
Зеркальный документ: поступление наличных от покупателей, возврат подотчёта, снятие со счёта.
Фиксация розничной выручки по кассе ККТ, формирует приход по кассе автоматически.
Простое правило выбора: если деньги уходят контрагенту по обязательствам — это расход из кассы; если деньги остаются внутри организации или уходят сотруднику под отчёт — это кассовое выбытие. Сомневаетесь — посмотрите, какой документ предлагает программа при вводе на основании первичного документа (заказа поставщику, авансового отчёта).
Что важно запомнить
Кассовое выбытие оформляет выдачу наличных без расчётов с контрагентами: перемещение между кассами, подотчёт, взнос в банк. Вид операции определяет проводки, поэтому выбирайте его по смыслу операции, проверяйте остатки по кассе и аналитику после проведения, а ошибки исправляйте распроведением и корректировкой, а не удалением.
Частые вопросы
Почему в моей конфигурации нет документа «Кассовое выбытие»?
В «1С:Бухгалтерии» и некоторых других конфигурациях этот документ отсутствует — там те же операции оформляются расходным кассовым ордером с выбором соответствующего вида операции (выдача подотчётному лицу, взнос наличными в банк). Кассовое выбытие как отдельный документ характерно для «Управления нашей фирмой» и отдельных редакций торговых конфигураций.
Можно ли оформить возврат подотчётных денег кассовым выбытием?
Нет. Возврат неиспользованного аванса — это поступление денег в кассу, поэтому оформляется приходным кассовым документом (приход в кассу) с операцией возврата от подотчётного лица. Кассовое выбытие отражает только расходную часть.
Что делать, если после проведения касса ушла в минус?
Сначала проверьте, все ли приходные документы по этой кассе проведены и не стоит ли документ датой раньше поступления денег. Затем восстановите последовательность проведения кассовых документов за период. Если минус остаётся — ищите неоформленное поступление (например, незакрытую кассовую смену по ККТ) или избыточный расходный документ.
Нужно ли распечатывать кассовое выбытие?
При выдаче денег подотчёт или в банк первичным документом обычно служит расходный кассовый ордер по форме КО-2 (или самостоятельно утверждённая форма), который подписывает получатель. Во многих конфигурациях печатная форма РКО доступна из документа кассового выбытия. Требования к оформлению зависят от учётной политики организации и применения ККТ.
Как отменить ошибочно проведённое кассовое выбытие?
Если период открыт — распроведите документ и пометьте его на удаление либо исправьте реквизиты и проведите заново. Если период закрыт — оформите обратную операцию текущей датой (например, приход в кассу на ту же сумму) с комментарием о причине корректировки. Простое удаление проведённого документа нарушит остатки и последовательность кассовых операций.
Влияет ли кассовое выбытие на лимит остатка кассы?
Косвенно — да. Документ уменьшает остаток наличных, и своевременное оформление выбытия (например, взноса выручки в банк) помогает держать остаток в пределах установленного лимита. Остаток на конец дня контролируется по кассовой книге, поэтому все документы дня должны быть проведены до её формирования.