Учет и Финансы · 10 мин
Кассовое поступление в 1С БГУ 2.0: где находится документ и как его оформить
Где найти документ «Кассовое поступление» в 1С БГУ 2.0, какие виды операций доступны, как заполнить и провести приходный кассовый ордер.
Документ «Кассовое поступление» в конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.0, предназначен для оформления приходных кассовых ордеров (ПКО) — поступления наличных денежных средств в кассу учреждения. Через него отражаются возвраты подотчётных сумм, поступления от лицевых счетов, взносы в кассу и другие операции по счёту 0.201.34.000.
Найти документ можно в разделе «Деньги» основного меню программы: в группе «Касса» расположена ссылка «Кассовые поступления». Альтернативный путь — через общее меню «Все функции» или через журнал кассовых документов, если в вашей настройке интерфейса раздел «Деньги» скрыт. Точное название раздела может незначительно отличаться в зависимости от настроек панелей разделов, которые администратор меняет под конкретное учреждение.
Ниже разобраны все способы найти документ, порядок его заполнения, типичные виды операций и ошибки, из-за которых проведение не проходит или отражение в учёте получается неверным.
Где находится документ «Кассовое поступление» в интерфейсе БГУ 2.0
Основной путь: откройте раздел «Деньги» в верхней или боковой панели разделов. Внутри раздела в подсистеме «Касса» находятся два смежных журнала — «Кассовые поступления» и «Кассовые выбытия». Нажатие на ссылку открывает список уже созданных приходных ордеров, кнопка «Создать» — форму нового документа.
Если раздела «Деньги» нет на панели, используйте универсальный способ: нажмите кнопку с изображением стрелки вниз в левом верхнем углу (или меню «Операции» в такси-интерфейсе) и выберите «Все функции». В открывшемся дереве раскройте ветку «Документы» и найдите «Кассовое поступление» по алфавиту. Двойной щелчок откроет журнал документов.
Третий вариант — строка поиска в верхней части окна программы. Введите «кассовое поступление», и система покажет ссылку на журнал документов. Это самый быстрый способ, если вы не помните структуру разделов.
Какие операции оформляются кассовым поступлением
В БГУ 2.0 один документ обслуживает несколько видов операций, которые выбираются в поле «Операция» при создании. От выбранной операции зависит состав реквизитов и набор проводок.
- Возврат подотчётных сумм — неизрасходованные деньги, которые подотчётное лицо сдаёт обратно в кассу;
- Поступление доходов в кассу — наличная оплата услуг учреждения, реализация имущества и другие поступления по КОСГУ доходов;
- Поступление с лицевого счёта — снятие наличных со счёта учреждения для выдачи в кассу;
- Взнос наличными от учредителя или иные поступления — в зависимости от настроек и отрасли;
- Корректировка и сторнирование — исправление ранее отражённых операций.
Выбор операции критичен: от него зависит корреспонденция счетов, аналитика по КФО, КПС и КОСГУ, а также то, какие поля станут обязательными. Например, при возврате от подотчётного лица потребуется указать физическое лицо и документ выдачи, а при поступлении дохода — статью КОСГУ и контрагента.
Как создать и заполнить кассовое поступление
Откройте журнал «Кассовые поступления» и нажмите «Создать». В форме документа последовательно заполните обязательные реквизиты. Программа подсвечивает незаполненные обязательные поля при попытке проведения, поэтому лучше проходить форму сверху вниз.
- 1Выберите вид операции — от него зависит состав полей и проводки
- 2Укажите дату, кассу (счёт 201.34) и КФО поступления
- 3Заполните КПС и КОСГУ в соответствии с источником поступления
- 4Укажите сумму и контрагента или подотчётное лицо
- 5Заполните основание: реквизиты платёжного документа, договора или авансового отчёта
- 6Проверьте сформированные проводки по кнопке «Дт/Кт» или в отчёте по проводкам
- 7Проведите документ и распечатайте ПКО при необходимости
Особое внимание уделите полям «КФО» и «КПС». Ошибка в коде приведёт к тому, что операция попадёт не в тот раздел отчётности, а сверка с казначейством покажет расхождения. Если поступление оформляется на основании другого документа (например, авансового отчёта), используйте ввод на основании — программа подтянет часть реквизитов автоматически.
После заполнения нажмите «Провести». Если система выдаёт сообщение об ошибке, прочитайте его полностью: в БГУ 2.0 тексты ошибок обычно указывают конкретное незаполненное поле или нарушенный контроль (например, отрицательный остаток по аналитике).
Проверка проводок и отражение в учёте
Проведённый документ формирует запись по дебету счёта 0.201.34.000 в корреспонденции со счётом, определяемым видом операции: при возврате подотчётных сумм — кредит 0.208.00.000, при поступлении доходов — соответствующий счёт расчётов по доходам, при снятии с лицевого счёта — 0.201.11.000 с одновременным движением по счёту 17 (поступления) в рамках санкционирования.
Чтобы увидеть проводки, откройте проведённый документ и нажмите кнопку показа движений (значок «Дт/Кт» на панели документа). Сверьте счета, КФО, КПС и КОСГУ с первичными документами. Дополнительно проверьте остаток по кассе в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость» по счёту 201.34 — сумма должна совпадать с фактическим наличием денег в кассе.
Как проверить результат
Совпадает с фактической наличностью в кассе
Расхождение — ищите непроведённый или ошибочный документ
Дебет 201.34, корректные КФО, КПС, КОСГУ
Пустая аналитика или неверный код КОСГУ
ПКО отображается с нужным номером и суммой
Документ отсутствует — проверьте дату и проведение
Частые ошибки и как их избежать
Наиболее распространённая проблема — документ не проводится из-за контроля остатков. БГУ 2.0 проверяет, чтобы по аналитике (например, по подотчётному лицу и документу выдачи) не образовывался отрицательный остаток. Если вы оформляете возврат большей суммы, чем было выдано под отчёт, программа заблокирует проведение. Сверьте сумму с авансовым отчётом или документом выдачи.
Вторая типичная ситуация — неверно выбранный вид операции. Например, поступление дохода оформили как возврат подотчётных сумм. Внешне документ проведётся, но проводки и аналитика будут неверными, что вскроется при формировании отчётности. В таком случае документ нужно распровести, исправить операцию и провести заново, либо оформить сторнирующий документ, если период уже закрыт.
Если документа нет в интерфейсе: настройка прав и панелей
Когда ссылка «Кассовые поступления» отсутствует в разделе «Деньги», причина обычно одна из двух: настройка панели навигации или ограничение прав. Панель настраивается через меню раздела «Вид» → «Настройка панели навигации» — перенесите нужную команду из левого списка в правый.
Если команда недоступна даже через «Все функции», обратитесь к администратору: в роли пользователя должны быть права на чтение и добавление документов кассовой подсистемы. Самостоятельно менять роли без полномочий не стоит — это вопрос разграничения доступа внутри учреждения.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о кассовом поступлении в БГУ 2.0
Чем кассовое поступление отличается от кассового выбытия?
Кассовое поступление оформляет приход наличных в кассу (дебет 201.34), а кассовое выбытие — расходование наличных: выдачу под отчёт, оплату поставщикам, сдачу денег на лицевой счёт. Оба журнала находятся рядом в разделе «Деньги» → «Касса».
Как распечатать приходный кассовый ордер из документа?
Откройте проведённый документ и нажмите кнопку «Печать» на командной панели формы. В списке выберите печатную форму ПКО (форма по ОКУД 0310001). Если нужной формы нет, она может быть подключена как внешняя печатная форма — это настраивает администратор.
Почему программа не даёт провести возврат подотчётных сумм?
Чаще всего сумма возврата превышает остаток задолженности подотчётного лица по указанной аналитике. Сформируйте отчёт по счёту 208.00 с отбором по сотруднику и сверьте сумму. Также проверьте, что выбран верный документ выдачи, если ввод осуществляется на его основании.
Можно ли оформить поступление в кассу на основании другого документа?
Да. В журнале исходного документа (например, авансового отчёта или документа реализации) используйте кнопку «Создать на основании» и выберите «Кассовое поступление». Программа автоматически подставит вид операции, контрагента, сумму и аналитику, что снижает риск ошибок.
Где посмотреть все кассовые документы за день?
Сформируйте отчёт «Кассовая книга» из раздела «Деньги» или «Отчёты» за нужную дату — в неё попадут все проведённые приходные и расходные ордера. Альтернатива — журнал кассовых документов с отбором по дате.
Что делать, если ПКО создан с неверной датой?
Если период открыт, распроведите документ, исправьте дату и проведите заново — нумерация кассовых ордеров пересчитается. Если период закрыт, редактировать документ нельзя: оформите сторно и создайте корректный документ текущей датой с пояснением в основании.
Что важно запомнить
Кассовое поступление в 1С БГУ 2.0 находится в разделе «Деньги» → «Касса» → «Кассовые поступления», а при отсутствии ссылки — через «Все функции» или настройку прав. Корректность документа определяется видом операции, аналитикой КФО/КПС/КОСГУ и сверкой остатка по счёту 201.34 с фактической кассой. Исправления в закрытых периодах выполняйте только сторнированием.