Учет и Финансы · 9 мин
Кассовая книга в 1С: как заполнять, формировать и проверять
Пошаговая инструкция по заполнению кассовой книги в 1С: настройка, формирование за день, печать, исправление ошибок и контроль остатков на кассе.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором фиксируются все приходные и расходные кассовые ордера организации. В 1С она формируется автоматически на основе проведённых документов «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО), поэтому главная задача бухгалтера — корректно вводить первичные документы и правильно настроить программу.
Ручное заполнение кассовой книги в 1С не требуется: программа сама нумерует листы, переносит остатки и рассчитывает итоги за день. Ошибки возникают не в самой книге, а в исходных данных — непроведённые ордера, неверная дата документа или отсутствие нумерации с начала года. Разберём, как настроить учёт, сформировать книгу и проверить результат.
Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 (редакция 3.0) — самую распространённую конфигурацию, но общая логика похожа в «Управлении торговлей», «Комплексной автоматизации» и ERP.
Когда кассовая книга обязательна и кто может её не вести
Порядок ведения кассовых операций регулируется указаниями Центрального банка. Общее правило: юридические лица, которые проводят наличные расчёты, обязаны вести кассовую книгу. Индивидуальные предприниматели от этой обязанности освобождены — они могут учитывать наличные только в налоговых регистрах.
Малые предприятия обязаны вести кассовую книгу, но вправе не устанавливать лимит остатка кассы. Если организация вообще не работает с наличными (все расчёты безналичные), кассовая книга не формируется — за отсутствием кассовых операций.
Если организация имеет обособленные подразделения, сдающие наличную выручку в кассу головной организации, книга ведётся по каждому подразделению отдельно. В 1С это обеспечивается выбором соответствующей организации или подразделения при формировании.
Подготовка 1С: настройки перед началом работы
Перед первым формированием кассовой книги проверьте базовые настройки. Откройте раздел «Главное» → «Организации» и убедитесь, что у организации корректно заполнены реквизиты: наименование, ОКПО (при наличии), данные руководителя и главного бухгалтера — они попадут в подписи на листе книги.
В разделе «Администрирование» → «Проведение документов» проверьте, что нумерация документов не сбита. ПКО и РКО должны иметь сквозную нумерацию в пределах календарного года: с 1 января нумерация начинается заново. Если документы вводились задним числом, воспользуйтесь обработкой перенумерации.
Ответственное лицо — кассир — указывается в карточке сотрудника (раздел «Кадры» или «Справочники» → «Сотрудники»). Имя кассира выводится в строке подписей на листе кассовой книги. Если подписи пустые, причина почти всегда в незаполненных данных сотрудника или отсутствии ответственных лиц организации.
- 1Заполните реквизиты организации: наименование, руководитель, главбух
- 2Проверьте данные кассира в карточке сотрудника
- 3Убедитесь, что нумерация ПКО и РКО начинается заново с начала года
- 4Проведите все кассовые документы за нужный период
- 5Проверьте остаток по счёту 50.01 в оборотно-сальдовой ведомости
Ввод кассовых документов: основа кассовой книги
Все записи в кассовой книге формируются из двух видов документов. Приходный кассовый ордер оформляет поступление наличных: выручку, возврат подотчётных сумм, получение денег с расчётного счёта. Расходный кассовый ордер — выдачу наличных: под отчёт, зарплату, оплату поставщику, сдачу выручки в банк.
Документы создаются в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». При создании выберите вид операции — от него зависит корреспондирующий счёт и текст графы «Корреспондирующий счёт, субсчёт» в книге. Например, для выдачи под отчёт выбирайте «Выдача денежных средств подотчётному лицу», а не «Прочий расход» — иначе в книге будет неверная аналитика.
Обязательные поля: дата, номер (программа подставляет автоматически), сумма, поле «Принято от» или «Выдать», основание. Документ должен быть проведён — непроведённые и помеченные на удаление ордера в кассовую книгу не попадают.
Как сформировать и распечатать кассовую книгу
Формирование выполняется через раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Кассовая книга» (в некоторых версиях — «Отчёты» → «Кассовая книга»). Укажите организацию и период. Книга формируется отдельным листом на каждый день, в котором были кассовые операции.
На каждом листе программа выводит: остаток на начало дня, строки по каждому ПКО и РКО с номером документа, корреспондирующим счётом и суммой, итоги за день по приходу и расходу, остаток на конец дня. Нумерация листов ведётся нарастающим итогом с начала года.
Печать выполняется стандартной кнопкой «Печать». Лист книги распечатывается в двух экземплярах по логике учёта: первый остаётся в книге, второй (отчёт кассира) отрывается и передаётся в бухгалтерию вместе с ордерами. На практике при электронном документообороте многие хранят книгу в электронном виде, но при проверках могут потребовать прошитый и подписанный бумажный вариант.
Как проверить сформированную книгу
Равен остатку на конец предыдущего рабочего дня кассы
Расхождение — ищите непроведённый или исправленный задним числом ордер
Совпадает с сальдо по счёту 50.01 в ОСВ и неотрицательный
Отрицательный остаток — расход проведён раньше прихода или лишний РКО
Последовательная, без пропусков и дублей
Пропуски — перепроведите документы или переформируйте книгу
Исправление ошибок и перепроведение
Если в уже сформированной книге обнаружена ошибка, не правьте печатную форму вручную. Найдите ошибочный документ в журнале кассовых документов, исправьте его (дату, сумму, вид операции) и проведите заново. После этого переформируйте кассовую книгу — остатки пересчитаются автоматически.
При массовых проблемах с последовательностью (например, после ввода документов задним числом) используйте «Операции» → «Проведение документов» или перепроведение за период. Если сбилась нумерация ордеров, примените обработку перенумерации, предварительно сделав резервную копию базы.
Исправления в распечатанном и подписанном листе книги оформляются по правилам первичных документов: зачёркивание, верная запись, подписи ответственных лиц. Но корректнее распечатать лист заново из исправленных данных, если он ещё не подписан.
Особые ситуации: несколько касс, валюта, лимит
Если в программе заведено несколько касс (например, основная и операционная), кассовая книга формируется по каждой кассе отдельно — выберите нужную в отборе перед формированием. Сводной книги по всем кассам нормативно не предусмотрено.
Операции в валюте учитываются на отдельных субсчетах счёта 50 и в общую рублёвую кассовую книгу не включаются. Для валютной кассы ведётся отдельный учёт с пересчётом по курсу ЦБ.
Лимит остатка кассы в самой книге не контролируется автоматически — программа лишь показывает остаток на конец дня. Сверяйте его с установленным лимитом самостоятельно: превышение лимита (кроме дней выплаты зарплаты) — основание для штрафа при проверке.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли вести кассовую книгу только в электронном виде?
Да, нормативные документы допускают ведение книги в электронном виде. Но по требованию проверяющих или для внутреннего архива обычно распечатывают листы, подписывают их у кассира и главного бухгалтера, прошивают за год и заверяют печатью.
Почему в кассовой книге отрицательный остаток?
Почти всегда причина в последовательности документов: расходный ордер проведён временем раньше приходного в тот же день, либо приходный ордер не проведён вовсе. Проверьте журнал кассовых документов за этот день и перепроведите документы в правильном порядке.
Как сформировать книгу за прошлый месяц, если документы вводили позже?
Введите и проведите все ПКО и РКО реальными датами, при необходимости выполните перенумерацию и перепроведение за период. Затем сформируйте книгу за нужный месяц — остатки пересчитаются автоматически.
Нужно ли формировать лист книги за день, когда операций не было?
Нет. Лист кассовой книги оформляется только за дни, в которые проводились кассовые операции. Отсутствие листов за «пустые» дни нарушением не является.
Что делать, если обнаружилась ошибка в подписанном листе?
Если лист ещё не передан в архив, исправьте документ в программе и распечатайте лист заново. Если лист подписан и учтён, исправление вносится по правилам первичных документов: неверная запись зачёркивается, рядом вносится верная, исправление заверяется подписями кассира и главного бухгалтера с датой.
Ведётся ли кассовая книга при расчётах только через онлайн-кассу?
Онлайн-касса фиксирует выручку для налогового учёта, но не заменяет кассовую книгу. Поступление наличной выручки в кассу организации и её сдача в банк оформляются ПКО и РКО, которые попадают в кассовую книгу, если организация обязана её вести.
Что важно запомнить
Кассовая книга в 1С заполняется автоматически из проведённых ПКО и РКО. Ключ к корректной книге — правильные даты, виды операций, сквозная нумерация с начала года и проведённость всех документов. Перед печатью сверьте остаток книги с сальдо по счёту 50.01 и убедитесь, что он неотрицательный и не превышает лимит кассы.