Учет и Финансы · 9 мин
Как правильно сшить кассовую книгу, распечатанную из 1С
Как распечатать кассовую книгу из 1С и правильно её сшить: прошивка листов, нумерация, заверительная надпись, подписи и печать. Частые ошибки и проверка результата.
Кассовая книга, сформированная в 1С, распечатывается на отдельных листах формата А4, и по окончании отчётного периода эти листы нужно сшить в единый документ. Прошивка — не формальность: именно сшитая и заверенная книга считается надлежащим образом оформленным кассовым документом, а неправильно скреплённые листы могут вызвать вопросы при проверке и при передаче дел новому кассиру.
Стандартная схема выглядит так: в конце года (или при заполнении книги, или при смене кассира) листы нумеруются, прошиваются нитью, на последнем листе с оборотной стороны делается заверительная надпись с указанием количества листов, ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера, а узел прошивки заклеивается и заверяется печатью, если она используется. Ниже разберём каждый шаг с конкретными действиями и типичными ошибками.
Когда и зачем сшивать кассовую книгу
Кассовая книга ведётся по форме КО-4, и в 1С она формируется автоматически на основании приходных и расходных кассовых ордеров. Каждый день, когда были кассовые операции, печатается отдельный лист книги. Эти листы накапливаются в папке, а сшиваются в трёх ситуациях: по окончании календарного года, при полном заполнении книги до конца года и при смене кассира или увольнении ответственного сотрудника.
Прошивка выполняет две функции. Первая — защита от подмены листов: прошитая книга не позволяет незаметно изъять или заменить отдельный лист. Вторая — юридическая: заверительная надпись с количеством листов и подписями подтверждает целостность документа. Даже если организация ведёт книгу в электронном виде с подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью, бумажный вариант требует классической прошивки.
Как правильно распечатать и подготовить листы из 1С
В 1С:Бухгалтерии лист кассовой книги формируется через раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы» — «Кассовая книга» (в некоторых версиях — «Отчёты» — «Кассовая книга»). Укажите период, при необходимости — организацию, и сформируйте отчёт. Печатайте листы на одной стороне листа А4, книжная ориентация, без масштабирования «под размер страницы», чтобы не искажались графы таблицы.
Перед прошивкой проверьте комплектность: все дни с кассовыми операциями должны быть представлены, листы идут в хронологическом порядке, номера документов в графах соответствуют первичке. Каждый лист до прошивки должен быть подписан кассиром — подпись ставится в конце рабочего дня после сверки остатка. Главный бухгалтер проверяет листы и также подписывает их.
Если обнаружился пропущенный день или ошибка в листе, исправлять нужно до прошивки: перепечатать лист из 1С проще, чем расшивать готовую книгу. Исправления на уже подписанном листе делаются зачёркиванием с оговоркой «исправлено», датой и подписями кассира и главбуха — так же, как в любых кассовых документах.
Нумерация листов перед прошивкой
Листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала года, начиная с первого. Номер проставляется в поле «Лист» самой формы КО-4 — в типовой печатной форме из 1С этот номер обычно подставляется автоматически, но проверьте, что нумерация не сбилась и соответствует фактическому количеству листов.
Если в течение года книга уже сшивалась (например, при смене кассира), новая часть продолжает нумерацию, а не начинается заново. При сшивке в конце года суммарное количество листов должно совпадать с последним номером — это первый признак того, что ничего не потеряно.
Как проверить комплект перед прошивкой
Сквозная, без пропусков и дублей, совпадает с полем «Лист» в форме КО-4
Пропущенные или повторяющиеся номера, номер не совпадает с порядком листов
Листы идут по датам от начала периода к концу
Листы перепутаны, даты идут вразнобой
На каждом листе есть подпись кассира, листы проверены главбухом
Есть неподписанные листы
Остаток на конец дня совпадает с остатком на начало следующего дня
Расхождения остатков между соседними листами
Технология прошивки: материалы и порядок действий
Для прошивки используют прочную нить: шпагат, суровую нить, специальные бухгалтерские нити или тонкий шнур. Скрепки, степлер и клеевое переплетение не подходят — они не обеспечивают защиту от замены листов и не позволяют сделать корректную заверительную наклейку.
Проколы делают с левой стороны пачки, отступив примерно 1,5–2 см от края, чтобы не задеть текст. Для толстой книги удобно сделать 2–3 прокола по вертикали. Проколоть можно шилом, толстой иглой или дыроколом для прошивки. Нить продевают так, чтобы оба конца вышли на оборотную сторону последнего листа, затягивают плотно и связывают узлом.
- 1Проверьте комплектность, хронологию и подписи на всех листах
- 2Пронумеруйте листы сквозной нумерацией, если номера не проставлены автоматически
- 3Выровняйте пачку и сделайте 2–3 прокола слева, отступив 1,5–2 см от края
- 4Проденьте нить, выведите оба конца на оборот последнего листа, плотно затяните и свяжите
- 5Наклейте на узел бумажную наклейку (листок бумаги примерно 4×6 см), закрыв узел и концы нити
- 6Напишите на наклейке заверительную надпись с количеством листов прописью
- 7Поставьте подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой
- 8Поставьте оттиск печати так, чтобы он частично был на наклейке, частично на листе
Заверительная надпись, подписи и печать
На наклейке, закрывающей узел, пишется стандартная формулировка: «В этой книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___ (___) листов». Количество листов указывается цифрами и прописью — пропись защищает от дописывания цифр. Если организация работает без печати, формулировку корректируют: «прошнуровано и пронумеровано N листов», без упоминания печати.
Под заверительной надписью ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера с расшифровкой (фамилия, инициалы) и датой. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал и наклейку, и сам лист — это исключает незаметную замену наклейки. Печать не должна перекрывать подписи и текст надписи.
Количество листов удобнее считать после полной сборки пачки и сверки с последним номером листа. Если считать листы вручную, считайте дважды: расхождение цифры в надписи с фактическим числом листов — одна из самых частых претензий при проверках и при передаче дел.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — прошивка до проверки комплектности. Обнаружить пропущенный лист после того, как книга сшита и заверена, крайне неприятно: придётся расшивать, переписывать заверительную надпись и заново заверять. Вторая частая ошибка — неплотная затяжка нити: листы «гуляют», их можно частично вытащить, что обесценивает саму идею прошивки.
Также встречаются: наклейка, приклеенная только к нити и не захватывающая лист; оттиск печати полностью на наклейке (при отклеивании наклейки след не останется); количество листов указано только цифрами без прописи; отсутствие подписи главного бухгалтера. Все эти моменты легко проверить сразу после прошивки — на это уходит пара минут.
Хранение сшитой книги и передача дел
Сшитая кассовая книга хранится в сейфе или металлическом шкафу у главного бухгалтера. Срок хранения кассовых документов установлен правилами архивного дела и составляет, как правило, не менее пяти лет; точный срок определяется по перечню с учётом даты окончания книги и проведения налоговых проверок. Уничтожать книгу раньше установленного срока нельзя.
При смене главного бухгалтера или кассира книга передаётся по акту приёма-передачи с пересчётом листов и проверкой целостности прошивки. Если прошивка повреждена или вызывает сомнения, это фиксируется в акте — такая запись защищает нового ответственного от претензий по чужим нарушениям.
Что важно запомнить
Сшивайте книгу только после полной сверки листов, остатков и подписей. Прошивайте нитью в 2–3 прокола, узел выводите на оборот, закрывайте наклейкой, указывайте число листов цифрами и прописью, ставьте подписи руководителя и главбуха, а печать — на стыке наклейки и листа.
Частые вопросы
Обязательно ли сшивать кассовую книгу, если она ведётся в 1С?
Если книга ведётся на бумаге — да, листы прошиваются и заверяются. Если книга ведётся в электронном виде и каждый лист подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью, распечатывание и прошивка не требуются: электронный формат сам по себе обеспечивает защиту от изменений.
Можно ли сшивать кассовую книгу чаще, чем раз в год?
Да. Книгу сшивают при заполнении до конца года и при смене кассира. При этом нумерация листов продолжается сквозная по году, а новая часть заверяется отдельной надписью с указанием диапазона листов.
Чем прошивать книгу, если листов очень много?
Для толстой пачки используют прочный шпагат или бухгалтерскую нить и 3 прокола вместо двух — это надёжнее удерживает объём. Проколы удобно делать шилом, предварительно зажав пачку струбциной или зажимами, чтобы листы не сместились.
Что делать, если обнаружилась ошибка в уже сшитой книге?
Расшивать книгу без необходимости не следует. Если ошибка в содержании листа, оформляется исправление или бухгалтерская справка с подписями ответственных лиц. Расшивка с новой заверительной надписью — крайняя мера, и её факт стоит зафиксировать служебной запиской.
Нужна ли печать, если организация от неё отказалась?
Нет. Если организация не использует круглую печать, заверительная надпись формулируется без упоминания печати: «прошнуровано и пронумеровано N листов» — и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Кто подписывает заверительную надпись, если кассир и главбух — один человек?
В малых организациях, где функции совмещены, надпись подписывают руководитель и главный бухгалтер (который может одновременно исполнять обязанности кассира). Если бухгалтерию ведёт сам руководитель, он подписывает книгу в обоих качествах с соответствующими расшифровками.