Учет и Финансы · 11 мин
Кассовая книга в 1С 8.3 Бухгалтерия: как сформировать
Как сформировать кассовую книгу в 1С 8.3 Бухгалтерия: настройки, порядок формирования, КО-4, печать, нумерация листов и исправление типичных ошибок.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, который должны вести все организации и ИП, принимающие наличные деньги, за исключением малых предприятий и ИП, воспользовавшихся правом не вести её по указанию ЦБ № 3210-У. В 1С 8.3 Бухгалтерия кассовая книга формируется автоматически на основании введённых приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому основная задача бухгалтера — корректно вести кассовые документы и правильно настроить отчёт.
Программа формирует кассовую книгу в форме № КО-4, утверждённой постановлением Госкомстата № 88. Каждый лист книги содержит сальдо на начало дня, перечень операций с указанием номера документа, корреспондирующего счёта и сумм, а также сальдо на конец дня. Если за день операций по кассе не было, лист за этот день не формируется.
Перед формированием важно убедиться, что все кассовые документы за период введены и проведены, иначе в книге появятся пропуски или неверные остатки. Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки данных до печати и прошивки книги.
Подготовка: что проверить до формирования книги
Кассовая книга строится исключительно на основании проведённых документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». Если какой-то ордер сохранён, но не проведён, или введён задним числом уже после печати листа, данные книги будут неполными. Откройте журнал «Кассовые документы» и убедитесь, что за нужный период нет непроведённых или помеченных на удаление объектов.
Второй обязательный шаг — сверка остатка. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50.01 «Касса организации» и сравните конечное сальдо с фактическим наличием денег в кассе. Если в учёте несколько касс (например, операционная касса), уточните, по какой именно кассе нужна книга: в 1С отчёт можно строить с отбором по конкретной кассе.
Также проверьте заполнение организационных данных: в карточке организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации») должны быть указаны наименование, ОКПО, фамилия главного бухгалтера и кассира — эти сведения выводятся на титульный лист и в подписях листов книги.
Где находится кассовая книга в 1С 8.3
Основной путь к отчёту: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Печать» и выберите пункт «Кассовая книга». Откроется форма настройки, где задаётся период формирования и параметры вывода.
Альтернативный способ — через раздел «Отчёты», если в вашей конфигурации кассовая книга вынесена в список регламентированных отчётов. В типовой редакции 3.0 основной и наиболее удобный вариант — именно через журнал кассовых документов, так как там отчёт сразу связан с контекстом кассовых операций.
Пошаговое формирование кассовой книги
Процедура занимает несколько минут, если данные в порядке. Ниже — точная последовательность действий в типовой конфигурации.
- Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы».
- Нажмите «Печать» → «Кассовая книга».
- В поле периода укажите дату или диапазон дат, за которые нужны листы книги.
- При необходимости установите отбор по кассе и укажите начальный номер листа, если книга формируется не с начала года.
- Проверьте флажки вывода титульного листа и последнего листа — они актуальны при формировании книги за год целиком.
- Нажмите «Сформировать» и просмотрите результат в табличном документе.
После формирования программа выводит листы в виде табличного документа, готового к печати. Каждый лист содержит дату, входящий остаток, строки по каждому ордеру с номером документа, корреспондирующим счётом и суммой, итоги за день и исходящий остаток.
- 1Проверьте, что все ПКО и РКО за период проведены
- 2Сверьте остаток по счёту 50.01 с фактической наличностью
- 3Откройте «Кассовые документы» → «Печать» → «Кассовая книга»
- 4Задайте период, кассу и начальный номер листа
- 5Сформируйте, просмотрите листы и выведите на печать
- 6Подпишите листы у кассира и главного бухгалтера
Нумерация листов и формирование за год
Листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала года. Если вы формируете книгу не с января, а, например, только за квартал, программе нужно указать, с какого номера начинать отсчёт, иначе нумерация начнётся с единицы и не совпадёт с уже распечатанными листами. Поле «Номер листа с начала года» в форме настройки отвечает за этот параметр.
Для годовой книги сформируйте отчёт за период с 1 января по 31 декабря и включите вывод титульного листа. На титульном листе указываются наименование организации, год и подписи руководителя и главного бухгалтера. Последний лист содержит запись о количестве листов в книге, заверенную подписями и печатью (при её наличии).
Отдельная ситуация — переформирование уже распечатанных листов. Если вы нашли ошибку в ордере за прошлый день и исправили его, лист книги за этот день нужно сформировать и распечатать заново, а исправление в уже подписанном бумажном листе оформляется по правилам: зачёркивание, верная запись, подписи кассира и главбуха. Автоматическая замена подписанного листа без следов исправления недопустима.
Удобно формировать и распечатывать листы книги ежедневно или хотя бы еженедельно, а не всю книгу разом в конце года. Так проще отследить нумерацию, вовремя подписать листы у кассира и не искать причину расхождений остатков спустя месяцы.
Печать, подписание и хранение книги
Сформированные листы выводятся на принтер через стандартную кнопку печати табличного документа. Рекомендуется печатать в один экземпляр на листах формата А4. Каждый лист подписывают кассир и главный бухгалтер (или бухгалтер, совмещающий функции кассира, — тогда подпись ставится дважды в соответствующих полях).
По окончании календарного года листы книги подшиваются в хронологическом порядке, прошнуровываются, на последнем листе делается запись о количестве листов, которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и печатью организации (если печать используется). Хранится кассовая книга в течение сроков, установленных архивным законодательством, — как правило, не менее пяти лет.
Указание ЦБ № 3210-У допускает ведение кассовой книги в электронном виде с подписанием электронными подписями. В этом случае бумажная распечатка не требуется, но порядок хранения и защиты электронных листов должен быть закреплён во внутренних документах организации. В типовой 1С электронное подписание листов штатно не реализовано, поэтому большинство организаций продолжают печатать книгу на бумаге.
Типичные ошибки и способы их устранения
Чаще всего проблемы при формировании кассовой книги связаны не с самим отчётом, а с качеством первичных данных. Ниже — ситуации, с которыми бухгалтеры сталкиваются регулярно.
Если в книге отсутствует ожидаемая операция, первым делом откройте сам ордер и проверьте, проведён ли он и к какой кассе относится. Если остаток на начало дня не совпадает с остатком предыдущего листа, ищите документ, изменённый задним числом: поможет отчёт «Анализ счёта» 50.01 за проблемный период.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо 50.01 на начало периода
Расходится с обороткой — есть непроведённые или лишние документы
Сквозная, продолжает ранее распечатанные листы
Начинается с 1 при формировании не с начала года
Приход и расход равны суммам ордеров за день
Суммы не сходятся с журналом кассовых документов
ФИО кассира и главбуха выведены корректно
Пустые поля — не заполнены реквизиты организации
Кто может не вести кассовую книгу
Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства вправе отказаться от ведения кассовой книги и установления лимита остатка кассы в соответствии с указанием ЦБ № 3210-У. Для этого достаточно издать соответствующий внутренний распорядительный документ. При этом ИП ведут учёт доходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством.
Если организация относится к малым предприятиям, но решила продолжать вести кассовую книгу (например, для внутреннего контроля или по требованию учредителей), порядок формирования в 1С ничем не отличается от описанного выше. Отказ от книги не отменяет обязанности оформлять кассовые ордера или иные первичные документы на приём и выдачу наличных.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему в кассовой книге нет листа за день, когда были операции?
Скорее всего, ордера за этот день не проведены или относятся к другой кассе. Откройте журнал «Кассовые документы», отфильтруйте по дате и проверьте статус каждого документа. Также проверьте, не сброшен ли отбор по кассе в настройках отчёта.
Как исправить ошибку в уже распечатанном листе книги?
Сначала исправьте первичный документ (ПКО или РКО) в программе. Затем на бумажном листе зачеркните неверную запись одной чертой, впишите правильные данные и заверьте исправление подписями кассира и главного бухгалтера с указанием даты. Сформируйте лист заново только для контрольных целей — заменять подписанный лист без следов исправления нельзя.
Можно ли сформировать кассовую книгу за один день?
Да. В форме настройки отчёта укажите в полях периода одну и ту же дату. Программа сформирует один лист с остатком на начало дня, операциями дня и исходящим остатком. Не забудьте проверить номер листа, если книга уже частично распечатана.
Нужно ли вести кассовую книгу, если вся наличка проходит через онлайн-кассу?
Да, если организация не воспользовалась правом малого предприятия отказаться от книги. Онлайн-касса фиксирует фискальные операции, но не заменяет кассовую книгу: приход наличных в кассу организации и выдача из кассы по-прежнему оформляются ордерами и отражаются в книге.
Как сформировать книгу по отдельной операционной кассе?
В форме настройки отчёта установите отбор по нужной кассе (субконто счёта 50). Книга по каждой кассе, через которую проходят наличные, ведётся отдельно, со своей сквозной нумерацией листов.
Что делать, если нумерация листов сбилась?
При формировании укажите в поле начального номера листа значение, следующее за последним распечатанным. Если сбой обнаружен после печати, листы с неверной нумерацией уничтожаются, а книга формируется заново с корректной нумерацией — изменять номера на подписанных листах нельзя.
Что важно запомнить
Кассовая книга в 1С 8.3 формируется из журнала «Кассовые документы» через «Печать» → «Кассовая книга». Ключ к корректному отчёту — проведённые ПКО и РКО, правильный остаток по счёту 50.01 и верный начальный номер листа. Листы подписываются кассиром и главбухом, а по итогам года книга прошивается и хранится не менее установленного срока.