Касса в 1С: как работать с кассовыми операциями и онлайн-кассой

Работа с кассой в 1С охватывает два разных, но связанных направления: кассовые документы (приходные и расходные ордера, движение наличных по кассе организации) и подключение онлайн-кассы (ККТ) для пробития фискальных чеков. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «Бухгалтерия предприятия» — эти функции реализованы по-разному, поэтому важно понимать, где именно вы работаете.

Кассовые операции в учёте отражаются документами «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО). Они формируют проводки по счету 50 «Касса» и являются основанием для кассовой книги. Онлайн-касса, в свою очередь, подключается через драйвер оборудования и пробивает чеки, которые затем автоматически создают отчет о розничных продажах или кассовые документы.

Ошибки в кассовых операциях — одна из самых «дорогих» зон учёта: расхождение между данными программы и фактическими наличными выявляется при инвентаризации и требует объяснений. Поэтому настройку и ежедневную дисциплину работы с кассой стоит выстроить с первого дня.

Какие кассовые функции есть в 1С и где их искать

В «1С:Бухгалтерии» кассовые документы находятся в разделе «Банк и касса» — там же расположены кассовая книга и журнал кассовых документов. В «Управлении торговлей» кассовые операции собраны в разделе «Казначейство» или «Финансы», а рабочее место кассира (РМК) вынесено отдельно для розничных продаж.

Организационно кассы заводятся в справочнике «Кассы» (в УТ — «Кассы» и «Кассы ККМ»). Для каждой кассы указывается валюта, организация-владелец и, при необходимости, подразделение. Если у компании несколько точек продаж, для каждой создаётся отдельная касса ККМ — это позволит корректно формировать отчёты о розничных продажах по каждой точке.

Различайте два типа касс в УТ: «Касса» — для операций с наличными организации (выдача подотчёт, взнос в банк), «Касса ККМ» — для розничной выручки через онлайн-кассу. Смешение этих объектов — частая причина того, что выручка «падает» не туда, а инвентаризация показывает расхождения.

Настройка кассы и кассовых документов

Перед началом работы проверьте базовые настройки. В «Бухгалтерии» убедитесь, что в функциональности программы включён учёт кассовых операций, а в справочнике «Кассы» создана хотя бы одна касса с правильной организацией. В УТ дополнительно настройте статьи движения денежных средств — они нужны для отчётов по ДДС.

Для кассы ККМ в УТ укажите тип кассы (фискальный регистратор или ККТ с передачей данных), склад, с которого будет списываться товар при розничной продаже, и организацию. От этих настроек зависит, какие проводки и движения по регистрам сформируют чеки.

Проверьте нумерацию и даты: кассовые документы нумеруются в пределах дня или года в зависимости от настроек, а дата документа должна совпадать с фактической датой операции. Проведение ПКО «задним числом» без крайней необходимости нарушает последовательность кассовой книги и создаёт проблемы при проверках.

1. 1
   Создайте кассу в справочнике «Кассы» с указанием организации и валюты
2. 2
   Для розницы создайте кассу ККМ, привяжите склад и тип ККТ
3. 3
   Настройте статьи движения денежных средств для типовых операций
4. 4
   Проверьте права пользователей: кассир должен видеть только свои документы
5. 5
   Сделайте тестовый ПКО и РКО на небольшую сумму и проверьте проводки по счёту 50

Проведение приходных и расходных операций

Приходный ордер создаётся при любом поступлении наличных. Типовые виды операций: оплата от покупателя (с выбором контрагента и договора), возврат от подотчётного лица, получение наличных с расчётного счёта, розничная выручка. От вида операции зависит корреспондирующий счёт: 62 при оплате покупателя, 71 при возврате подотчёта, 51 при снятии со счёта.

Расходный ордер оформляет выдачу денег: оплата поставщику, выдача под отчёт сотруднику, сдача выручки в банк (инкассация), возврат покупателю. В РКО обязательно заполняется поле «Выдать» (ФИО получателя) и основание — эти данные печатаются в ордере и проверяются при аудите кассовой дисциплины.

Каждый кассовый документ должен иметь бумажный или электронный аналог с подписями, если компания ведёт кассовую книгу в классическом порядке. Печатные формы ПКО (КО-1) и РКО (КО-2) доступны из документа по кнопке «Печать».

По итогам дня сформируйте кассовую книгу (в «Бухгалтерии»: «Банк и касса» → «Кассовая книга») и сверьте конечный остаток с фактическими наличными в сейфе. Расхождение нужно разбирать в тот же день, пока операции свежие в памяти.

Подключение и работа с онлайн-кассой (ККТ)

Онлайн-касса подключается через раздел «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» (в УТ — «Настройка РМК и оборудования»). Сначала установите драйвер ККТ от производителя кассы, затем в 1С добавьте новое устройство типа «ККТ с передачей данных», выберите драйвер и выполните тест подключения.

После подключения кассиру открывается кассовая смена — вручную через «Открыть смену» или автоматически при первом чеке, в зависимости от настроек. Все чеки в течение смены привязываются к ней, а по закрытии формируется Z-отчет (отчет о закрытии смены), данные которого уходят в 1С и в ОФД.

В УТ чеки пробиваются из рабочего места кассира: продавец сканирует товары, выбирает форму оплаты (наличные, карта, смешанная), программа отправляет данные на ККТ и одновременно списывает товар со склада. По закрытии смены автоматически создаётся «Отчет о розничных продажах».

Следите за связью кассы с ОФД: чеки, не отправленные оператору фискальных данных, накапливаются в фискальном накопителе, и при длительном отсутствии связи касса блокируется. Проверяйте статус отправки в интерфейсе драйвера или в отчётах 1С по неотправленным чекам.

Возвраты, корректировки и инкассация

Возврат покупателю оформляется чеком с признаком расчёта «Возврат прихода» — в РМК для этого есть отдельная операция возврата, где указывается исходный чек. Исключение: возврат в другой день или по заявлению покупателя может оформляться через РКО с видом операции «Возврат покупателю» — уточните порядок у вашего бухгалтера, так как практика зависит от учётной политики.

Ошибочно пробитый чек не «удаляется» — на него оформляется чек коррекции или возвратный чек. Простое удаление документа из 1С не отменяет фискальную запись в накопителе: данные уже ушли в ОФД и налоговую. Поэтому любые исправления делаются только корректирующими документами.

Инкассация (сдача выручки в банк) отражается РКО с видом операции «Взнос наличными в банк». В УТ для перемещения денег из кассы ККМ в операционную кассу организации используется документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ», а затем — перемещение в кассу организации. Эта цепочка важна: если её пропустить, остатки по кассам ККМ будут расти бесконечно.

Контроль остатков и инвентаризация кассы

Остаток наличных по каждой кассе виден в отчётах: в «Бухгалтерии» — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50, в УТ — отчёты «Денежные средства» и «Ведомость по кассе». Сверять эти данные с фактическими наличными нужно ежедневно при закрытии смены.

Инвентаризация кассы оформляется документом «Инвентаризация денежных средств» (в УТ) или через акт инвентаризации ИНВ-15. Программа сравнивает учётный остаток с введённым фактическим и формирует расхождения: излишки приходуются ПКО, недостача списывается РКО с отнесением на виновное лицо или прочие расходы.

Обращайте внимание на кассовый лимит, если он установлен для вашей организации: остаток наличных на конец дня не должен его превышать, излишек сдаётся в банк. Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит, но это должно быть закреплено приказом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50 на конец дня

Норма

Совпадает с фактическим пересчётом наличных

Тревожный признак

Есть разница — ищите непроведённый или дублирующий документ

Статус чеков в ОФД

Норма

Все чеки за смену отправлены оператору

Тревожный признак

Копятся неотправленные чеки — проверьте интернет и драйвер ККТ

Остаток по кассе ККМ после выемки

Норма

Равен фактическим деньгам в денежном ящике

Тревожный признак

Растёт изо дня в день — выемка не проводится

Z-отчет за день

Норма

Смена закрыта, отчет о розничных продажах создан

Тревожный признак

Смена висит открытой — закройте её вручную

Ответы на частые вопросы

Можно ли удалить или отменить пробитый чек в 1С?

Удаление документа из базы не отменяет фискальную запись: данные уже переданы в фискальный накопитель и ОФД. Ошибочный чек исправляется чеком возврата или чеком коррекции с указанием основания. Только так учёт в 1С сойдётся с данными налоговой.

Почему чек не пробивается, хотя касса включена?

Наиболее частые причины: не открыта кассовая смена, смена открыта более 24 часов назад, потеряна связь с ККТ (проверьте кабель или сетевое подключение), закончилась кассовая лента или срок фискального накопителя истёк. Начните с проверки статуса смены и теста связи с устройством в настройках оборудования.

Чем касса отличается от кассы ККМ в 1С?

Касса — объект учёта наличных организации: ПКО, РКО, выдача под отчёт, взнос в банк. Касса ККМ — точка розничных продаж с онлайн-кассой: через неё проходят чеки и выручка. Деньги из кассы ККМ попадают в кассу организации через документы выемки и перемещения.

Как оформить выдачу денег сотруднику под отчёт?

Создайте РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу», укажите сотрудника из справочника физлиц, сумму и основание (приказ или заявление). Документ сформирует проводку по дебету счёта 71. Возврат неизрасходованной суммы оформляется ПКО с операцией «Возврат от подотчётного лица».

Нужно ли закрывать кассовую смену, если продаж не было?

Если смена не открывалась — закрывать нечего, Z-отчет не требуется. Если смена открыта (например, автоматически утренним тестовым чеком), её нужно закрыть в течение 24 часов, даже при нулевых продажах — иначе касса заблокируется для дальнейшей работы.

Что делать, если остаток в кассе не сходится с программой?

Сначала проверьте журнал кассовых документов за день: непроведённые, помеченные на удаление или продублированные ПКО и РКО. Затем сверьте кассу: операция могла быть проведена по другой кассе или другой датой. Если документальная ошибка не найдена, оформляйте инвентаризацию кассы с фиксацией фактического остатка.