Учет и Финансы · 11 мин
Как списать канцтовары в 1С: пошаговая инструкция для бухгалтера
Как списать канцтовары в 1С:Бухгалтерии 8.3 — документ «Требование-накладная», счета 10.09 и 26, порядок действий, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Канцелярские товары в бухгалтерском учёте относятся к материально-производственным запасам и учитываются на счёте 10 «Материалы», обычно на субсчёте 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» или 10.01 «Сырьё и материалы» — в зависимости от принятой в организации учётной политики. Пока бумага, ручки и папки лежат на складе, они числятся как актив, а списываются в расходы в момент передачи в подразделение для использования.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этой операции предназначен документ «Требование-накладная». Он формирует проводки по дебету счёта затрат (26, 44, 25, 20 — в зависимости от того, кто использует канцтовары) и кредиту счёта 10. Ниже разобран полный цикл: от проверки остатков до контроля результата, а также альтернативные способы списания и типичные ошибки.
Порядок описан для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3. В других конфигурациях — 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация — логика похожа, но названия документов и разделов могут отличаться, об этом тоже сказано отдельно.
Как убедиться, что канцтовары оприходованы и готовы к списанию
Прежде чем списывать, проверьте, что канцелярия вообще числится на балансе. Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (раздел «Отчёты») по счёту 10 с детализацией по субсчетам и номенклатуре. Если канцтоваров на остатке нет — списывать нечего, и документ «Требование-накладная» либо не проведётся, либо уйдёт в отрицательные остатки.
Оприходование выполняется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». В табличной части у номенклатуры должен быть указан счёт учёта 10.09 (или иной, принятый в учётной политике). Если при поступлении ошибочно указали счёт 41 «Товары», сначала исправьте документ поступления — иначе при списании программа не найдёт материалы на счёте 10.
Также проверьте складской учёт: если в настройках учётной политики включён складской учёт по количеству и сумме, в требовании-накладной обязательно указывается склад, с которого идёт списание. Несоответствие склада — частая причина «зависших» остатков.
Что проверить перед списанием
Количество и сумма канцтоваров на остатке есть
Остаток нулевой или отрицательный — сначала оприходуйте поступление
Указан счёт 10.09 или 10.01
Указан 41 или 10.06 — списание с 10.09 не пройдёт
Склад совпадает со складом поступления
Другой склад — остатки «повиснут» на исходном
Списание канцтоваров через «Требование-накладную»
Основной рабочий инструмент — документ «Требование-накладная». Он находится в разделе «Склад» → «Требования-накладные» (в некоторых релизах — «Производство» → «Требования-накладные»). Создайте новый документ кнопкой «Создать».
Заполните шапку: дата списания, организация, склад. На закладке «Материалы» добавьте номенклатуру — бумагу, ручки, папки — с указанием количества. Счёт учёта подставляется автоматически из настроек номенклатуры; при необходимости его можно изменить в колонке «Счёт учёта» (если колонка не видна, включите её через «Ещё» → «Изменить форму»).
На закладке «Счёт затрат» укажите счёт, куда относятся расходы. Для канцтоваров, используемых администрацией и офисом, это обычно 26 «Общехозяйственные расходы» со статьёй затрат вида «Материальные расходы» или аналогичной. Для торговых организаций — 44 «Расходы на продажу». Обязательно заполните подразделение затрат и статью затрат — без аналитики документ может не провестись или попадёт в ошибки при закрытии месяца.
- 1Откройте «Склад» → «Требования-накладные» и нажмите «Создать»
- 2Укажите дату, организацию и склад списания
- 3На закладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество
- 4На закладке «Счёт затрат» укажите счёт 26 (или 44), подразделение и статью затрат
- 5Нажмите «Провести» и откройте «Дт/Кт» — должна быть проводка Дт 26 — Кт 10.09
- 6Распечатайте форму М-11 или требование-накладную по кнопке «Печать»
Какой счёт затрат выбрать при списании
Выбор счёта затрат зависит от того, кто фактически использует канцтовары. Универсального варианта нет, и неверный счёт исказит себестоимость и управленческую отчётность.
| Кто использует канцтовары | Счёт затрат | Комментарий |
|---|---|---|
| Администрация, бухгалтерия, офис | 26 «Общехозяйственные расходы» | Стандартный вариант для управленческого персонала |
| Торговый зал, менеджеры по продажам | 44 «Расходы на продажу» | Для торговых и смешанных организаций |
| Производственный цех | 25 «Общепроизводственные расходы» или 20 | Если канцелярия обслуживает производство |
| Обслуживающие подразделения | 29 «Обслуживающие производства» | Столовая, общежитие и т.п. |
Статья затрат должна иметь вид «Материальные расходы» — это важно для корректного закрытия месяца и налогового учёта. Если подходящей статьи нет, создайте её в справочнике «Статьи затрат» с правильным видом расхода.
Альтернативные способы списания канцтоваров
Требование-накладная — не единственный вариант. В зависимости от ситуации и конфигурации можно использовать другие документы.
Списание сразу при поступлении
Если канцтовары закупаются в небольшом количестве и сразу передаются сотрудникам, их можно списать в расходы напрямую в документе поступления: в табличной части вместо счёта 10.09 указать счёт затрат (26 или 44). Тогда материалы не «повисают» на складе. Этот способ удобен при мелких закупках, но лишает контроля остатков — складской учёт канцелярии вестись не будет.
Операция, введённая вручную
Документ «Операция» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную») позволяет сделать проводку Дт 26 — Кт 10.09 вручную. Способ подходит как аварийный, но не рекомендуется для регулярной работы: ручные операции не формируют печатных форм, не двигают регистры складского учёта корректно и усложняют аудит.
Списание в 1С:Управление торговлей и ERP
В 1С:УТ 11 и 1С:ERP используется документ «Внутреннее потребление товаров» (раздел «Склад и доставка»). Указывается склад, статья расходов и аналитика. Проводки в бухгалтерию попадут после синхронизации или при совместном ведении учёта.
Сравнение способов списания
Стандартный способ с печатной формой М-11 и полным контролем склада. Подходит для регулярного списания
Быстро для мелких закупок, но без складского учёта остатков
Только как исключение: нет печатных форм и движений по складским регистрам
Для конфигураций с развитым складским блоком, проводки формируются при обмене
Документальное оформление списания
Списание материалов должно подтверждаться первичным документом. В 1С из требования-накладной печатается унифицированная форма М-11 «Требование-накладная» (кнопка «Печать» в документе). Организация вправе использовать и самостоятельно разработанную форму, закрепив её в учётной политике.
Подписывает документ материально ответственное лицо, передающее канцтовары, и сотрудник, их получающий. На практике многие организации составляют единый акт списания за месяц с приложением ведомости выдачи по сотрудникам — это упрощает подтверждение производственного назначения расходов при проверках.
Храните подписанные документы вместе с бухгалтерскими регистрами. Отсутствие первички — типичное основание для снятия расходов налоговой при проверке.
Как проверить результат списания
После проведения документа откройте его движения: кнопка «Дт/Кт» в форме документа. Должна быть проводка по дебету счёта затрат и кредиту 10.09 с указанным количеством и суммой. Сумма рассчитывается по методу оценки МПЗ из учётной политики — обычно по средней стоимости.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 10.09 за период списания: оборот по кредиту должен совпасть с суммой документа, а остаток — уменьшиться на списанное количество. Отрицательные остатки по номенклатуре (красные строки в «Анализе счёта») означают, что списано больше, чем оприходовано, — нужно найти и исправить расхождение.
Финальная проверка — закрытие месяца. Счёт 26 должен полностью закрыться на счёт 90.08 (при директ-костинге) или распределиться на 20. Если после закрытия на 26 остаётся сальдо — проверьте настройки учётной политики и методы распределения.
Особые ситуации: порча, недостача, личное использование
Если канцтовары испорчены или выявлена недостача при инвентаризации, используйте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»), а затем «Списание товаров» на его основании. Проводки пойдут через счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с последующим отнесением на виновное лицо (73) или на прочие расходы (91.02).
Важный налоговый нюанс: при недостаче и порче может потребоваться восстановление НДС, если ценности не использованы в облагаемых операциях. Перед списанием таких сумм сверьтесь с методикой, принятой в вашей организации.
Передача канцтоваров сотрудникам для личных нужд — не производственный расход. Такие суммы не уменьшают налоговую базу и могут рассматриваться как доход сотрудника. Оформляйте их отдельно и не смешивайте с хозяйственным списанием.
Что важно запомнить
Канцтовары списываются документом «Требование-накладная» проводкой Дт счёта затрат (26, 44, 25) — Кт 10.09. Перед списанием проверьте остатки и счёт учёта, после — движения документа и ОСВ. Обязательно распечатайте и подпишите форму М-11, а недостачу оформляйте через инвентаризацию, а не обычное списание.
Частые вопросы
Можно ли списать канцтовары, не заводя их на склад?
Да. В документе поступления укажите вместо счёта 10.09 сразу счёт затрат (26 или 44) со статьёй затрат. Материалы сразу попадут в расходы, минуя склад. Способ подходит для мелких закупок, но лишает возможности контролировать остатки и выдачу по сотрудникам.
Документ не проводится: «Не заполнена статья затрат». Что делать?
Откройте закладку «Счёт затрат» в требовании-накладной и заполните поле «Статья затрат». Если подходящей статьи нет, создайте её в справочнике «Статьи затрат» с видом расхода «Материальные расходы». Также проверьте, что заполнено подразделение затрат.
На каком субсчёте правильно учитывать канцтовары: 10.01 или 10.09?
Оба варианта допустимы, выбор закрепляется в учётной политике. Чаще канцелярию учитывают на 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Главное — единообразие: поступление и списание должны проходить по одному субсчёту, иначе возникнут остатки-«пустышки».
Как списать канцтовары за прошлый месяц, если забыли?
Если период ещё открыт и отчётность не сдана — создайте документ датой прошлого месяца и перепроведите закрытие месяца. Если период закрыт и отчётность сдана — оформите списание текущей датой; при существенности суммы оцените необходимость уточнённой декларации.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании канцтоваров в расходы?
При обычной передаче канцтоваров для использования в облагаемой НДС деятельности восстановление не требуется — вычет остаётся правомерным. Восстановление может понадобиться при недостаче, порче или использовании в необлагаемых операциях.
Как посмотреть, кому и сколько канцтоваров выдали за период?
Сформируйте отчёт «Обороты между субконто» или «Анализ счёта» по счёту 10.09 с группировкой по документам движения — видны все требования-накладные за период. Для детализации по сотрудникам ведите учёт выдачи в отдельной ведомости или используйте расширенные возможности складского учёта в 1С:ERP.