Какой счет расходов использовать в 1С

Вопрос «какой счет расходов выбрать» возникает в 1С почти при каждом документе: поступлении услуг, списании материалов, начислении аренды. Ошибка на этом этапе приводит к искажению себестоимости, неверной прибыли и проблемам при закрытии месяца — программа либо не закроет счет, либо закроет его не туда.

В 1С:Бухгалтерии счет расходов определяется двумя вещами: характером самого расхода и настройками учетной политики организации. Один и тот же расход (например, зарплата) у производственной компании пойдет на счет 20, у торговой — на 44, а в части управленческого персонала — на 26. Поэтому универсального ответа «всегда используйте счет Х» не существует.

Ниже разобраны основные счета расходов, логика выбора, настройка статей затрат и проверка результата после закрытия месяца. Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3, но общая логика плана счетов одинакова и в других конфигурациях.

Какие счета расходов есть в плане счетов 1С

План счетов в 1С соответствует стандартному Плану счетов бухгалтерского учета. Расходы распределены по нескольким группам, и первый шаг — понять, к какой из них относится ваша операция.

Основные счета, с которыми работает бухгалтер:

• 20 «Основное производство» — прямые затраты на выпуск продукции, выполнение работ, оказание услуг;
• 25 «Общепроизводственные расходы» — затраты на обслуживание цехов и производств, которые нельзя отнести к конкретному продукту напрямую;
• 26 «Общехозяйственные расходы» — управленческие расходы: администрация, офис, бухгалтерия;
• 44 «Расходы на продажу» — издержки обращения у торговых организаций и расходы на сбыт у производственных;
• 91.2 «Прочие расходы» — расходы, не связанные с основной деятельностью: проценты по кредитам, штрафы, курсовые разницы, списание основных средств.

Как выбрать счет по виду деятельности организации

Главный критерий — чем занимается организация и к какому процессу относится расход. Один и тот же платеж (например, аренда) попадет на разные счета в зависимости от того, что именно арендуется.

Производство и услуги

Материалы, ушедшие в производство, зарплата рабочих, амортизация производственного оборудования — это счет 20 с указанием номенклатурной группы. Расходы на содержание цеха (отопление цеха, зарплата начальника цеха) — счет 25. Зарплата директора, бухгалтерии, аренда офиса — счет 26.

Организации, оказывающие услуги, чаще всего собирают все затраты сразу на 20 счете, а 25 не используют вовсе — это допустимо, если такой порядок закреплен в учетной политике.

Торговля

Торговые организации основные расходы отражают на счете 44: аренда магазина и склада, зарплата продавцов, реклама, доставка товаров покупателям. Счет 20 в торговле обычно не применяется. Транспортные расходы на доставку товаров от поставщика можно учитывать либо в стоимости товаров, либо на 44 счете — способ закрепляется в учетной политике.

Прочие расходы

Если расход не связан с основной деятельностью — проценты по займам, банковские комиссии, штрафы по договорам, убытки от списания имущества — используется счет 91.2 с соответствующей статьей прочих доходов и расходов.

Сравнение вариантов

Счет 20

Прямые расходы на продукцию, работы, услуги. Обязательна номенклатурная группа. Не подходит торговым организациям.

Счета 25 и 26

Косвенные расходы производства и управления. 26 можно списывать сразу на 90.08 (директ-костинг), если это закреплено в учетной политике.

Счет 44

Расходы на продажу и издержки обращения в торговле. Закрывается на 90.07.

Счет 91.2

Расходы вне основной деятельности. Нельзя относить сюда обычные операционные затраты — это исказит финансовый результат.

Как указать счет расходов в документе

В большинстве документов 1С счет затрат задается явно — в табличной части или на отдельной вкладке «Счета учета». Например, в документе «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги» для каждой строки указывается счет затрат, субконто (статья затрат) и, при необходимости, подразделение и номенклатурная группа.

В документе «Списание с расчетного счета» счет расходов выбирается в поле «Счет расходов» либо определяется видом операции: для банковской комиссии программа сама подставляет 91.2 со статьей «Расходы на услуги банков».

1. 1
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги».
2. 2
   Заполните табличную часть: номенклатура, сумма, НДС.
3. 3
   В колонке «Счета учета» укажите счет затрат (20, 25, 26, 44 или 91.2) и статью затрат с правильным видом расхода.
4. 4
   Проверьте подразделение и номенклатурную группу, если счет 20 или 25.
5. 5
   Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт») — убедитесь, что проводка сформирована на нужный счет.

Настройка статей затрат и учетной политики

Статья затрат — ключевой элемент: от ее реквизита «Вид расхода» зависит, как сумма поведет себя в налоговом учете и при закрытии месяца. Если у статьи неверный вид расхода, счет может не закрыться или закрыться не по правилам.

Основные виды расходов для налогового учета:

• Материальные расходы, оплата труда, амортизация — прямые расходы, распределяются на незавершенное производство и реализацию;
• Прочие расходы — косвенные, списываются в расходы текущего периода полностью;
• Не учитываемые в целях налогообложения — участвуют только в бухгалтерском учете, в налоговом образуют постоянные разницы.

В разделе «Главное → Учетная политика» проверьте: метод списания общехозяйственных расходов (директ-костинг или в себестоимость продукции), состав прямых расходов для налога на прибыль, ведение учета по подразделениям. Эти настройки напрямую определяют, как закроются счета 20, 25, 26.

Как проверить правильность после закрытия месяца

После выполнения регламентной операции «Закрытие месяца» счета 20, 25, 26 и 44 должны закрыться без остатков (кроме 20 — там допустим остаток незавершенного производства, если он предусмотрен). Проверка выполняется через оборотно-сальдовую ведомость.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 25 на конец месяца

Норма

Нулевое сальдо

Тревожный признак

Остаток — обычно не заполнена номенклатурная группа или нет базы распределения

ОСВ по счету 26

Норма

Нулевое сальдо (директ-костинг) или распределено на 20

Тревожный признак

Остаток — проверить настройку способа списания в учетной политике

ОСВ по счету 44

Норма

Нулевое сальдо, закрытие на 90.07

Тревожный признак

Остаток по транспортным расходам без настройки распределения

Счет 20

Норма

Сальдо равно незавершенному производству или нулю

Тревожный признак

Остаток без документа «Инвентаризация НЗП» при отсутствии реализации по номенклатурной группе

Если месяц не закрывается, откройте отчет «Анализ состояния налогового учета по налогу на прибыль» и справки-расчеты — в них программа указывает причину: отсутствует база распределения, не заполнена аналитика, нет выручки по номенклатурной группе.

Типичные ошибки при выборе счета расходов

Еще одна частая ситуация — расход отражен на правильном счете, но с неверным подразделением. Если учет ведется по подразделениям, косвенные расходы распределяются только внутри «своего» подразделения, и ошибка в аналитике приводит к висячим остаткам.

Частые вопросы

Куда отнести аренду офиса в 1С?

Аренда офиса для управленческого персонала — счет 26 со статьей затрат с видом «Прочие расходы» (косвенные в налоговом учете). Если арендуется производственное помещение или торговый зал — счет 25 или 44 соответственно. Аренда, прямо связанная с конкретным заказом, может относиться на счет 20.

На какой счет отнести банковскую комиссию?

Комиссии банка за расчетно-кассовое обслуживание относятся на счет 91.2 со статьей прочих расходов «Расходы на услуги банков». При списании с расчетного счета 1С обычно подставляет эту аналитику автоматически для соответствующего вида операции.

Почему не закрывается 20 счет при закрытии месяца?

Типичные причины: не заполнена номенклатурная группа в документах, по номенклатурной группе нет реализации и не оформлена инвентаризация НЗП, либо в учетной политике неверно настроен порядок закрытия. Откройте справку-расчет «Себестоимость выпущенной продукции» — в ней видно, по какой аналитике завис остаток.

Можно ли обойтись без счета 25?

Да, если в учетной политике не выделены общепроизводственные расходы как отдельная группа. Многие организации сферы услуг и небольшие производства собирают все затраты на счете 20 и 26. Главное — закрепить выбранный порядок в учетной политике и применять его последовательно.

Что делать, если расход отнесли не на тот счет в прошлом месяце?

Если период еще не закрыт — исправьте аналитику в исходном документе и перепроведите закрытие месяца. Если период закрыт и отчетность сдана, исправление оформляется документом «Операция» (ручная корректировка) текущей датой с отражением в налоговом учете по правилам исправления ошибок. Перед такими действиями сделайте резервную копию базы.

Куда отнести расходы на рекламу?

Реклама — счет 44 «Расходы на продажу» со статьей затрат «Расходы на рекламу». Учтите, что в налоговом учете часть рекламных расходов нормируется (1% от выручки), и 1С рассчитывает норматив автоматически при закрытии месяца, если у статьи выбран правильный вид расхода — «Расходы на рекламу (нормируемые)».