Какой документ в 1С Бухгалтерии 8 начисляет амортизацию основных средств

Начисление амортизации основных средств в 1С Бухгалтерии 8 выполняет регламентная операция «Амортизация и износ основных средств», которая находится в составе документа «Закрытие месяца». Отдельного документа «Начисление амортизации» в типовой конфигурации нет: программа рассчитывает суммы автоматически на основании данных, введённых при принятии объекта к учёту.

Это принципиальный момент, который часто вызывает вопросы у начинающих пользователей. Бухгалтер не создаёт документ вручную каждый месяц, а запускает обработку закрытия месяца, и система сама формирует проводки по дебету счетов затрат (20, 25, 26, 44 и других) и кредиту счёта 02 «Амортизация основных средств». Если амортизация не начисляется, проблема почти всегда кроется не в документе, а в настройках самого объекта ОС.

Ниже разобрано, где найти эту операцию, как проверить корректность расчёта, что делать, если амортизация не начислилась, и в каких случаях приходится использовать ручную корректировку.

Где находится операция начисления амортизации

Откройте раздел «Операции» и выберите пункт «Закрытие месяца». Укажите период (месяц, за который нужно начислить амортизацию) и организацию. В списке регламентных операций вы увидите строку «Амортизация и износ основных средств» — именно она отвечает за расчёт.

При нажатии кнопки «Выполнить закрытие месяца» программа последовательно выполняет все операции, включая амортизацию. Если требуется пересчитать только амортизацию, можно щёлкнуть по конкретной операции и выбрать «Выполнить операцию» — тогда остальные этапы закрытия месяца затронуты не будут, но учтите, что последующие операции (например, расчёт налога на прибыль) могут потребовать повторного выполнения.

После выполнения операция окрашивается в зелёный цвет, а по ссылке можно открыть сформированные проводки. Щелчок по операции — пункт «Показать проводки» — откроет список бухгалтерских записей по каждому объекту ОС.

1. 1
   Откройте «Операции» — «Закрытие месяца» и выберите нужный период и организацию.
2. 2
   Нажмите «Выполнить закрытие месяца» или выполните отдельно операцию «Амортизация и износ основных средств».
3. 3
   Щёлкните по операции и откройте «Показать проводки», чтобы увидеть записи Дт затратного счёта — Кт 02.
4. 4
   Сформируйте отчёт «Ведомость амортизации ОС» и сверьте итог с оборотом по кредиту счёта 02.

Какие данные влияют на расчёт амортизации

Программа рассчитывает сумму исходя из параметров, заданных в документе «Принятие к учёту ОС»: первоначальной стоимости, срока полезного использования, способа начисления амортизации и счёта учёта затрат. Если любой из этих параметров не заполнен, объект в расчёт не попадёт.

Начисление начинается с месяца, следующего за месяцем принятия объекта к учёту, и прекращается после полного погашения стоимости либо при выбытии объекта. Это правило часто становится причиной «пропавшей» амортизации в первый месяц после покупки: пользователь ждёт проводки сразу, а программа корректно начинает расчёт со следующего месяца.

Отдельно проверяйте флажок «Начислять амортизацию» в карточке принятия к учёту и состояние объекта. Если объект переведён на консервацию документом «Изменение состояния ОС», начисление приостанавливается на срок консервации, превышающий установленный учётной политикой порог.

Как проверить правильность начисления

Основной инструмент проверки — отчёт «Ведомость амортизации ОС» (раздел «ОС и НМА» — «Отчёты»). Он показывает по каждому объекту первоначальную стоимость, сумму амортизации за период и накопленную амортизацию. Сверьте итог ведомости с оборотом по кредиту счёта 02 в оборотно-сальдовой ведомости — значения должны совпасть.

Дополнительно полезна «Справка-расчёт амортизации», которая доступна из формы закрытия месяца: щёлкните по операции амортизации и выберите соответствующий отчёт. Она показывает алгоритм расчёта по каждому объекту и помогает понять, почему сумма именно такая.

Если ведётся налоговый учёт, сравните суммы по бухгалтерскому и налоговому учёту в проводках — колонки «Сумма НУ Дт» и «Сумма НУ Кт». Расхождения между БУ и НУ закономерны при разных сроках полезного использования или применении амортизационной премии, но должны быть объяснимы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Операция в закрытии месяца

Норма

Строка «Амортизация и износ ОС» зелёная, проводки сформированы

Тревожный признак

Операция серая или красная, проводок нет

Ведомость амортизации ОС

Норма

Итог равен обороту по Кт 02 за месяц

Тревожный признак

Суммы расходятся или по объекту нулевая амортизация

Проводки по объекту

Норма

Дт счёта затрат — Кт 02, сумма соответствует расчёту

Тревожный признак

Неверный счёт затрат или пустая аналитика

Почему амортизация не начисляется: типичные причины

Чаще всего расчёт не выполняется из-за данных самого объекта. Проверьте, что документ «Принятие к учёту ОС» проведён, в нём указан способ начисления амортизации, срок полезного использования больше нуля и установлен признак начисления амортизации. Отсутствие любого из этих реквизитов исключает объект из расчёта без каких-либо сообщений об ошибке.

Вторая группа причин — состояние объекта. Модернизация (документ «Модернизация ОС») и консервация приостанавливают начисление. Если объект был выведен из эксплуатации, но документ возврата в эксплуатацию не оформлен, амортизация продолжит «молчать».

Третья причина — последовательность закрытия месяца. Если принятие к учёту проведено задним числом после того, как месяц уже закрывался, операцию амортизации нужно выполнить повторно: программа не пересчитывает прошлые периоды автоматически.

Ручное начисление и корректировка амортизации

В штатном режиме ручные проводки по счёту 02 не требуются и нежелательны: регистры учёта ОС при этом не обновятся, и отчёты по основным средствам перестанут сходиться с оборотами по счетам. Ручная корректировка оправдана только в исключительных ситуациях — например, при исправлении ошибок прошлых периодов, когда перепровести закрытие месяца нельзя.

Для таких случаев используется документ «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). В нём можно сформировать бухгалтерские записи, но следует помнить: движения по регистрам ОС придётся добавлять отдельно, иначе аналитические отчёты покажут расхождения.

Если нужно изменить параметры расчёта на будущее — срок полезного использования, счёт затрат, способ начисления, — используйте документ «Изменение параметров амортизации ОС» из раздела «ОС и НМА». Это корректный способ скорректировать расчёт без ручных проводок: изменения применятся при следующем закрытии месяца.

Амортизация в налоговом учёте и по НМА

Та же регламентная операция закрытия месяца формирует и амортизацию в налоговом учёте — данные пишутся в те же проводки с заполнением сумм НУ. Параметры налогового учёта задаются на отдельной закладке документа принятия к учёту, поэтому проверять нужно обе закладки.

Амортизация нематериальных активов начисляется аналогичной операцией, но по кредиту счёта 05 «Амортизация нематериальных активов». Логика проверки та же: параметры в документе принятия к учёту НМА, затем закрытие месяца и сверка ведомости амортизации НМА с оборотами по счёту 05.

Если организация применяет специальные режимы или льготы, убедитесь, что учётная политика в программе настроена корректно: от неё зависит, выполняется ли расчёт амортизации в налоговом учёте вообще и какими проводками он отражается.

Частые вопросы

Можно ли начислить амортизацию отдельным документом, не закрывая весь месяц?

Да. В форме «Закрытие месяца» щёлкните по операции «Амортизация и износ основных средств» и выберите «Выполнить операцию». Но помните, что последующие операции закрытия месяца, зависящие от сумм амортизации, потребуют повторного выполнения.

Почему в проводках по амортизации нулевая сумма по конкретному объекту?

Обычно это означает, что стоимость объекта уже полностью самортизирована, объект находится на консервации или модернизации, либо в параметрах принятия к учёту не задан срок полезного использования. Проверьте карточку объекта и справку-расчёт амортизации.

Как изменить счёт затрат, на который списывается амортизация?

Используйте документ «Изменение параметров амортизации ОС» (раздел «ОС и НМА») или откорректируйте способ отражения расходов в карточке объекта. Изменения начнут действовать со следующего закрытия месяца.

Амортизация начислена дважды за один месяц — что делать?

Откройте закрытие месяца, отмените операцию амортизации и выполните её заново. Задвоение обычно возникает после ручного вмешательства в проводки или повторного выполнения операции без отмены предыдущей. После пересчёта сверьте ведомость амортизации с оборотами по счёту 02.

Нужно ли начислять амортизацию в последнем месяце года отдельно?

Нет, декабрь закрывается той же операцией. Однако при закрытии декабря дополнительно выполняется реформация баланса, поэтому перед закрытием последнего месяца года особенно важно проверить корректность всех данных по ОС и сделать резервную копию базы.

Что делать, если ОС принято к учёту задним числом в уже закрытом месяце?

Перепроведите закрытие этого месяца: операция амортизации за прошлый период не выполнится, так как начисление начнётся со следующего месяца, но остальные операции закрытия должны учесть новый объект. Затем последовательно перезакройте все последующие месяцы до текущего.