Учет и Финансы · 11 мин
Каким документом оформить займ в 1С
Каким документом отразить займ в 1С: выдача и получение займа, начисление процентов, проводки в Бухгалтерии 8.3 и ЗУП. Пошаговая инструкция с проводками.
Универсального документа «Займ» в типовых конфигурациях 1С нет, поэтому заемные операции отражаются комбинацией документов в зависимости от роли организации (заемщик или заимодавец) и типа контрагента. Получение займа оформляется документом «Поступление на расчетный счет», выдача — «Списание с расчетного счета», а начисление процентов — операцией, введенной вручную, либо документом «Начисление процентов по займам» в конфигурациях, где он предусмотрен.
Ключевой момент — правильный выбор счета учета. Краткосрочные займы (до 12 месяцев) учитываются на счетах 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и 58.03 «Предоставленные займы», долгосрочные — на 67 и 58.03 с признаком долгосрочности. Ошибка в выборе счета приведет к неверным данным в балансе и отчете о финансовых результатах.
Если заем выдан сотруднику организации, схема меняется: используется счет 73.01 «Расчеты по предоставленным займам», а в конфигурации 1С:ЗУП для этого есть специализированные документы — «Договор займа сотруднику» и «Выдача займа сотруднику». Ниже разобраны все основные сценарии.
Какие документы используются для учета займов в 1С
Набор документов зависит от того, какая операция отражается. Для движения денег используются банковские и кассовые документы, для процентов — ручные операции, для возврата — снова банковские документы с соответствующим видом операции.
| Операция | Документ в 1С:Бухгалтерии 8.3 | Счета |
|---|---|---|
| Получение займа | Поступление на расчетный счет (вид «Получение займа от контрагента») | Дт 51 — Кт 66.03 / 67.03 |
| Выдача займа контрагенту | Списание с расчетного счета (вид «Выдача займа контрагенту») | Дт 58.03 — Кт 51 |
| Выдача займа сотруднику | Списание с расчетного счета / РКО | Дт 73.01 — Кт 51 (50) |
| Начисление процентов | Операция, введенная вручную | Дт 76.09 / 58.03 — Кт 91.01 или Дт 91.02 — Кт 66.04 / 67.04 |
| Возврат займа | Поступление / списание с расчетного счета (вид «Возврат займа») | Дт 51 — Кт 58.03 / 73.01 или Дт 66.03 — Кт 51 |
Обратите внимание: вид операции в банковском документе влияет не только на проводки, но и на отражение в отчете о движении денежных средств. Если выбрать неверный вид, сумма попадет не в ту статью движения денежных средств, и отчет придется исправлять вручную.
Как оформить получение займа от контрагента
Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Поступление на расчетный счет». В поле «Вид операции» выберите «Получение займа от контрагента» — программа автоматически подставит счет расчетов 66.03 для краткосрочного займа. Если заем долгосрочный (свыше 12 месяцев), вручную замените счет на 67.03.
Заполните контрагента-заимодавца, сумму, договор. В карточке договора укажите вид «Прочее» — это важно, чтобы договор не попадал в аналитику покупок или продаж и не искажал взаиморасчеты по основной деятельности.
Если деньги получены наличными в кассу, вместо банковского документа используйте «Приходный кассовый ордер» с аналогичным видом операции. Проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»: должна быть запись Дт 51 (50) — Кт 66.03 или 67.03.
- 1Создайте документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Получение займа от контрагента»
- 2Укажите контрагента, договор с видом «Прочее», сумму и счет 66.03 или 67.03
- 3Проверьте проводки: Дт 51 — Кт 66.03/67.03
- 4Ежемесячно начисляйте проценты операцией вручную: Дт 91.02 — Кт 66.04/67.04
- 5При возврате создайте «Списание с расчетного счета» с видом «Возврат займа контрагенту»
Как оформить выдачу займа контрагенту
Выдача займа другой организации или физическому лицу (не сотруднику) отражается документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача займа контрагенту». Программа подставит счет 58.03 «Предоставленные займы». Если займ выдан наличными — используйте «Расходный кассовый ордер».
Важный нюанс: выдача займа не является расходом для целей налога на прибыль, а возврат — доходом. В налоговом учете эти суммы не должны попадать в книгу учета доходов и расходов. При корректном виде операции программа сама исключает их из налоговой базы, но при ручном вводе проводок через «Операцию» легко ошибиться и включить сумму в расходы.
Проценты по выданному займу — это ваш доход. Начисляйте их ежемесячно операцией вручную: Дт 76.09 (или 58.03 на отдельном субконто) — Кт 91.01. Поступление процентов оформляйте документом «Поступление на расчетный счет» с видом «Прочее поступление» и счетом расчетов 76.09.
Как оформить займ сотруднику в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП
В 1С:Бухгалтерии займ сотруднику выдается документом «Списание с расчетного счета» или «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача займа сотруднику». Счет учета — 73.01 «Расчеты по предоставленным займам», субконто — сотрудник. Возврат оформляется «Поступлением на расчетный счет» или «Приходным кассовым ордером» с видом «Возврат займа сотрудником».
Если удержание займа производится из зарплаты, в 1С:ЗУП используется специализированный механизм. Создайте документ «Договор займа сотруднику» (раздел «Зарплата» → «Займы сотрудникам»), укажите сумму, срок, процентную ставку и порядок погашения. Затем документ «Выдача займа сотруднику» фиксирует факт передачи денег.
При расчете зарплаты программа автоматически удержит очередной платеж и начислит проценты. Если процентная ставка ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ, у сотрудника возникает материальная выгода, с которой нужно удержать НДФЛ по ставке 35% — в ЗУП этот расчет выполняется автоматически при наличии корректно заполненного договора займа.
Как начислить проценты по займу
Типовой автоматический документ начисления процентов есть не во всех конфигурациях, поэтому чаще всего используется «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную»). Начисление делается ежемесячно на последнее число месяца, независимо от фактической уплаты процентов.
Для полученного займа: Дт 91.02 «Прочие расходы» — Кт 66.04 или 67.04 «Проценты по займам». Исключение — если заем привлечен для строительства или покупки инвестиционного актива, проценты могут капитализироваться в стоимости актива (Дт 08). Для выданного займа: Дт 76.09 — Кт 91.01 «Прочие доходы».
Сумму процентов рассчитайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце. Храните расчет в виде бухгалтерской справки — ее можно приложить к операции как файл.
Удобно завести шаблон операции начисления процентов и копировать его каждый месяц, меняя только дату и сумму. Это снижает риск ошибки в счетах и ускоряет закрытие месяца, особенно если займов несколько.
Как проверить правильность отражения займа
После ввода всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 58.03, 66, 67 и 73.01. Сальдо по 58.03 и 73.01 должно совпадать с суммой невозвращенных выданных займов, сальдо по 66/67 — с задолженностью по полученным займам и процентам по данным договоров.
Сверьтесь с контрагентом актом сверки взаиморасчетов и проверьте, что в балансе займы попали в правильные строки: краткосрочные — в раздел V, долгосрочные — в раздел IV. Если задолженность по долгосрочному займу должна быть погашена в течение ближайших 12 месяцев, ее следует переклассифицировать в краткосрочную.
Как проверить результат
Сальдо равно долгу по договорам с учетом начисленных процентов
Сальдо расходится с договорами или висит на неверном субконто
Вид операции «Займ», счета 58.03/66/67/73.01
Использован счет 60 или 76 — займ попал в расчеты по сделкам
Займы отражены в финансовой деятельности
Суммы попали в операционную деятельность
Материальная выгода рассчитана, налог удержан
Выгода не начисляется при ставке ниже 2/3 ключевой
Типичные ошибки при учете займов в 1С
Самая частая ошибка — использование вида операции «Прочее поступление» или «Прочее списание» вместо специальных видов для займов. В результате суммы попадают в доходы или расходы налогового учета, завышая или занижая базу по налогу на прибыль или УСН.
Вторая распространенная проблема — отсутствие ежемесячного начисления процентов. Многие начисляют их только при фактической уплате, что нарушает принцип временной определенности фактов хозяйственной жизни и искажает отчетность промежуточных периодов.
FAQ: частые вопросы об учете займов в 1С
Есть ли в 1С:Бухгалтерии отдельный документ «Займ»?
Нет, в типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 такого документа нет. Займы отражаются банковскими и кассовыми документами со специальными видами операций, а проценты — операциями, введенными вручную. Специализированные документы «Договор займа сотруднику» и «Выдача займа сотруднику» существуют только в 1С:ЗУП.
Каким документом оформить возврат займа?
Если организация возвращает полученный займ — «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат займа контрагенту». Если контрагент возвращает вам выданный займ — «Поступление на расчетный счет» с видом «Возврат займа от контрагента». Счета подставляются автоматически на основании первоначальной операции.
Как отразить беспроцентный займ?
Проводки по основной сумме такие же, как по процентному займу: Дт 51 — Кт 66.03 при получении, Дт 58.03 — Кт 51 при выдаче. Проценты не начисляются. Обязательно наличие письменного договора с условием о беспроцентности, а для займа сотруднику — расчет материальной выгоды и удержание НДФЛ.
Что делать, если займ выдан в валюте?
В банковском документе укажите валютный счет и валюту договора. Задолженность по валютному займу подлежит переоценке на каждую отчетную дату и на дату погашения — программа выполнит это при регламентной операции «Переоценка валютных средств» в составе закрытия месяца, курсовые разницы отразятся на счете 91.
Как перевести долгосрочный займ в краткосрочный в 1С?
Создайте операцию, введенную вручную, с проводкой Дт 67.03 — Кт 66.03 на остаток задолженности, когда до срока возврата останется менее 12 месяцев. Аналогично переносятся начисленные проценты с 67.04 на 66.04. Это обеспечит корректное отражение задолженности в бухгалтерском балансе.
Нужно ли выставлять счет-фактуру на проценты по займу?
Нет. Проценты по займам освобождены от НДС, счета-фактуры на них не выставляются. Для заемщика достаточно бухгалтерской справки-расчета и платежных документов. Сама выдача и возврат займа также не являются объектом обложения НДС.
Что важно запомнить
Займ в 1С оформляется банковскими и кассовыми документами со специальными видами операций: получение — через «Поступление на расчетный счет», выдача — через «Списание с расчетного счета». Счета: 66/67 для полученных, 58.03 для выданных контрагентам, 73.01 для займов сотрудникам. Проценты начисляйте ежемесячно операцией вручную, а по льготным займам сотрудникам не забывайте про материальную выгоду и НДФЛ.