Какие документы есть в бухгалтерии 1С: виды, назначение и работа с ними

Документы в 1С:Бухгалтерии — это основной инструмент учёта: каждая хозяйственная операция отражается через создание и проведение документа, который формирует проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту. Справочники хранят постоянные данные (контрагенты, номенклатура, договоры), а документы фиксируют события: поступление товара, оплату, начисление зарплаты, продажу.

Все документы программы сгруппированы по разделам главного меню: «Покупки», «Продажи», «Банк и касса», «Склад», «ОС и НМА», «Зарплата и кадры», «Операции». Полный список доступен через пункт «Все функции» (включается в настройках интерфейса) или через журнал «Операции → Операции, введённые вручную» для ручных проводок.

Понимание того, какой документ за что отвечает, критично для корректного учёта: ошибка в выборе вида документа приводит к неверным проводкам, искажению НДС и проблемам при закрытии месяца. Ниже разобраны основные группы документов, их назначение и типичные ошибки при работе с ними.

Документы поступления: как отражать покупки

Раздел «Покупки» содержит документы для учёта приобретений. Основной — «Поступление (акты, накладные, УПД)», внутри которого выбирается вид операции: товары, услуги, основные средства, товары и услуги вместе. От вида операции зависят счета учёта и набор проводок, поэтому выбирать его нужно до заполнения табличной части.

Рядом работают документы «Счёт на оплату поставщика» (не формирует проводок, нужен для планирования платежей), «Счёт-фактура полученный» (регистрирует НДС к вычету), «Доверенность» и «Поступление доп. расходов» для распределения транспортных и прочих затрат на стоимость товаров.

Для возвратов поставщику используется отдельный документ «Возврат товаров поставщику». Не стоит оформлять возврат сторнирующей проводкой вручную — штатный документ корректно закроет расчёты и НДС.

Документы реализации: продажи и акты

Раздел «Продажи» зеркалит покупки. Ключевой документ — «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видами операций «Товары», «Услуги», «Товары, услуги, комиссия». На его основании создаётся «Счёт-фактура выданный», который попадает в книгу продаж.

Дополнительно используются «Счёт покупателю», «Акт об оказании производственных услуг», «Передача товаров в комиссию», «Отчёт комиссионера» и «Возврат товаров от покупателя». Розничная торговля отражается документами «Отчёт о розничных продажах» и «Оплата платёжной картой».

Проверить результат проведения можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа — откроется список сформированных проводок. Если счета не соответствуют ожиданиям, чаще всего причина в неверно выбранном виде операции или в счетах учёта номенклатуры.

Банковские и кассовые документы

Раздел «Банк и касса» отвечает за движение денег. Банковские операции оформляются документами «Платёжное поручение» (исходящее) и «Поступление на расчётный счёт» / «Списание с расчётного счёта». При загрузке выписок из клиент-банка программа создаёт последние два автоматически, но вид операции (оплата от покупателя, возврат займа, аванс поставщику) часто требует ручной корректировки.

Кассовые документы — «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО). Они формируют проводки по счёту 50 и печатные формы по унифицированным формам. Через РКО оформляются выдача зарплаты, подотчётные суммы, оплата поставщикам наличными.

Складские и производственные документы

Раздел «Склад» включает документы внутреннего движения: «Перемещение товаров» между складами, «Оприходование товаров» (излишки по инвентаризации), «Списание товаров», «Инвентаризация товаров». Эти документы не меняют расчёты с контрагентами, но влияют на складские остатки и себестоимость.

Производственные операции отражаются документами «Требование-накладная» (передача материалов в производство), «Отчёт производства за смену» (выпуск продукции), «Поступление из переработки». Для давальческих схем предусмотрены «Передача сырья в переработку» и связанные с ними документы.

Документы по ОС, НМА и зарплате

Учёт основных средств ведётся цепочкой документов: «Поступление оборудования» или «Поступление ОС» → «Принятие к учёту ОС» (именно он вводит объект в эксплуатацию и запускает амортизацию) → «Модернизация ОС», «Передача ОС», «Списание ОС». Амортизация начисляется не документом, а регламентной операцией при закрытии месяца.

В разделе «Зарплата и кадры» работают «Приём на работу», «Увольнение», «Начисление зарплаты», «Больничный лист», «Отпуск», «Ведомость в банк» и «Ведомость в кассу». Документ «Начисление зарплаты» формирует проводки по зарплате и взносам; выплата оформляется ведомостями в связке с РКО или банковским списанием.

Операции вручную и корректировочные документы

Когда штатного документа под операцию нет, используется «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции»). В ней бухгалтер сам указывает дебет, кредит, сумму и субконто. Это универсальный, но рискованный инструмент: программа не контролирует логику таких проводок, и они могут не попасть в регистры НДС и налогового учёта.

Для исправления ошибок в первичных документах предназначены «Корректировка поступления» и «Корректировка реализации». Они создаются на основании исходного документа и бывают двух видов: исправление ошибки (с обратной датой) и корректировка по соглашению сторон. Используйте их вместо ручного редактирования проведённых документов прошлых периодов.

Как проверить, что документ отработал правильно

Базовая проверка — кнопка «Дт/Кт» в форме документа: сравните счета и субконто с ожидаемыми. Затем убедитесь, что документ проведён (значок в журнале без пометки), и суммы совпадают с первичкой.

Итоговую корректность контролируют отчёты: оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта по контрагенту, книга покупок и книга продаж. После закрытия месяца полезно сверить остатки по расчётам с актами сверки, сформированными из документа «Акт сверки расчётов».

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Поступление»
2. 2
   Выберите вид операции: товары, услуги или товары и услуги
3. 3
   Заполните контрагента, договор и табличную часть с номенклатурой и суммами
4. 4
   Укажите номер и дату входящего документа, зарегистрируйте счёт-фактуру
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»

Частые вопросы

Где посмотреть полный список всех документов в 1С:Бухгалтерии?

Включите режим «Все функции» через меню настроек интерфейса (кнопка с шестерёнкой или служебное меню) — откроется полный список объектов конфигурации, включая все виды документов, журналы и регистры. В обычном режиме доступны только документы, выведенные в разделы главного меню.

Чем документ отличается от справочника в 1С?

Справочник хранит постоянную информацию — контрагенты, номенклатура, сотрудники, договоры. Документ фиксирует событие во времени и при проведении создаёт записи в регистрах и проводки. Справочник сам по себе на учёт не влияет.

Что делать, если документ не проводится?

Прочитайте сообщение об ошибке внизу окна: чаще всего не заполнены обязательные поля (договор, склад, счёт учёта), не хватает остатка товара на складе при списании или дата документа попадает в закрытый период с запретом редактирования. Исправьте указанную причину и проведите повторно.

Можно ли удалить проведённый документ?

Удаление возможно через пометку на удаление, но делать это стоит только для ошибочно созданных документов текущего периода. Удаление документов прошлых периодов нарушит последовательность проведения и отчётность — вместо удаления используйте корректировочные документы или сторнирование.

Каким документом оформить безналичную оплату от покупателя?

Документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя». При загрузке выписки из клиент-банка он создаётся автоматически — нужно лишь проверить контрагента, договор и правильность отнесения суммы к авансу или оплате по конкретной реализации.

Нужен ли счёт-фактура, если документ реализации уже проведён?

Да, если организация работает с НДС. Счёт-фактура — отдельный документ, который регистрируется на основании реализации или поступления и формирует записи в книге продаж или покупок. Без него НДС не попадёт в декларацию корректно.