Учет и Финансы · 10 мин
Как завести кассу в 1С: настройка кассы предприятия и касс ККМ
Пошаговая инструкция по заведению кассы в 1С: создание кассы предприятия, настройка касс ККМ, подключение фискального регистратора, типичные ошибки и проверка результата.
Касса в 1С — это объект учёта, через который проходят наличные денежные средства организации. Без корректно заведённой кассы невозможно оформить приходные и расходные кассовые ордера, сформировать кассовую книгу или пробить чек на фискальном регистраторе. При этом термин «касса» в программах 1С имеет два разных смысла: учётная касса предприятия в справочнике и касса ККМ, привязанная к конкретному фискальному регистратору.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии» достаточно создать кассу в справочнике и при необходимости отдельные счета учёта, а в «1С:Управление торговлей» и «1С:Рознице» дополнительно настраиваются кассы ККМ, подключаемое оборудование и рабочие места кассиров. Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами и проверками результата.
Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на изменение справочников и настройку оборудования, а информационная база сохранена в резервной копии. Ошибки при настройке кассы ККМ могут привести к тому, что чеки не будут пробиваться, а данные о наличной выручке — расходиться с фактическими остатками.
Определите, какая касса вам нужна
Первый шаг — понять, какой объект требуется создать. Касса предприятия — это аналитический разрез учёта наличных денег: например, «Основная касса» и «Касса филиала». Она нужна даже тем, кто работает только с бумажными ордерами без онлайн-кассы. Касса ККМ — это привязка к физическому фискальному регистратору, который пробивает чеки и передаёт данные в налоговую через оператора фискальных данных.
Если организация принимает наличные только через онлайн-кассу, обычно создают оба объекта: кассу предприятия для учёта в 50-м счёте и кассу ККМ для работы торгового оборудования. Если наличных расчётов нет вовсе, но нужно отражать движение денег по кассовым документам, достаточно одной записи в справочнике касс.
Сравнение вариантов
Подходит для учёта наличных по 50-му счёту, оформления ПКО и РКО. Не пробивает чеки и не связана с оборудованием.
Нужна при работе с фискальным регистратором в УТ, Рознице, КА. Привязывается к подключаемому оборудованию и складу.
Отдельный объект для безналичной оплаты картами. Не заменяет кассу и оформляется через договор эквайринга.
Заведение кассы предприятия в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в справочник «Кассы». Если пункт не виден, проверьте, что в настройках функциональности («Главное» → «Функциональность») на закладке «Банк и касса» включён учёт наличных денежных средств. Нажмите «Создать» и заполните карточку.
Укажите наименование, понятное кассиру и бухгалтеру, — например, «Касса организации» или «Касса магазина на Ленина». Выберите валюту денежных средств: для рублёвой кассы это RUB. Если ведёте учёт по нескольким организациям в одной базе, обязательно заполните поле «Организация», иначе касса будет доступна всем и породит путаницу в отчётах.
Счёт учёта по умолчанию — 50.01 «Касса организации». Для валютной кассы используется 50.02, для денежных документов — 50.03. В типовой конфигурации счёт подставляется автоматически, но при нестандартном плане счетов проверьте его вручную. После сохранения касса станет доступна в документах «Поступление наличных» и «Выдача наличных».
Создание кассы ККМ в торговых конфигурациях
В «1С:Управление торговлей», «1С:Рознице» и «1С:Комплексной автоматизации» перейдите в раздел «Настройка» или «Администрирование» → «Продажи» и откройте справочник «Кассы ККМ». Создайте новый элемент и заполните ключевые поля: наименование, организация, склад (торговый объект), с которого будет списываться товар при продаже, и тип кассы — фискальный регистратор, автономная ККТ или касса без подключения оборудования.
Поле «Склад» критично: от него зависит, с какого склада спишется товар при розничной продаже. Если указать неверный склад, остатки «поплывут», и в конце смены вы получите расхождения между учётными и фактическими данными. Для магазина с одним торговым залом обычно создают один склад «Торговый зал» и одну кассу ККМ на каждый фискальный регистратор.
- 1Создайте кассу предприятия в справочнике «Кассы» с указанием организации и валюты
- 2Создайте кассу ККМ, привяжите её к организации и складу
- 3Подключите фискальный регистратор в разделе «Подключаемое оборудование»
- 4Укажите кассу ККМ в настройках рабочего места кассира (РМК)
- 5Откройте кассовую смену и пробейте тестовый чек
- 6Сверьте остаток по кассе с фактическими наличными
Подключение фискального регистратора
Касса ККМ без подключённого оборудования не пробьёт чек. Откройте «Администрирование» → «Подключаемое оборудование» (в некоторых конфигурациях — «Настройка оборудования»), включите использование подключаемого оборудования и добавьте новый фискальный регистратор. Выберите драйвер: для большинства моделей АТОЛ и Штрих-М подходят штатные драйверы из поставки 1С или драйверы производителя, установленные отдельно.
Укажите параметры подключения: порт (COM или USB), скорость, при необходимости — параметры связи с ОФД. Нажмите «Тест подключения»: программа должна получить ответ от устройства и показать его заводской номер. Если тест не проходит, проверьте кабель, установку драйвера в операционной системе и то, что порт не занят другой программой — например, утилитой настройки драйвера ККТ.
После успешного теста привяжите оборудование к кассе ККМ и рабочему месту. В «1С:Рознице» это делается в настройках РМК: текущий компьютер, касса ККМ и фискальный регистратор должны быть связаны, иначе кассир увидит ошибку «Касса ККМ не определена» при открытии смены.
Настройка рабочего места кассира и прав
Каждый кассир должен входить под своей учётной записью: это требование для корректной идентификации в чеках и разграничения ответственности. Назначьте пользователю профиль прав «Кассир» или аналогичный, ограничив доступ к закрытию смены, возвратам и внесению/выемке денег, если это требуется внутренним регламентом.
В настройках рабочего места укажите кассу ККМ по умолчанию, склад и организацию. Проверьте, что в карточке кассира заполнены ФИО и ИНН — эти данные передаются в фискальные документы. На УСН и других режимах также убедитесь, что в настройках организации указана правильная система налогообложения: она попадает в каждый чек, и ошибка потребует коррекции через чеки коррекции.
Проверка результата и первая кассовая смена
После завершения настройки откройте кассовую смену из рабочего места кассира. Программа должна сформировать документ «Открытие кассовой смены» и получить от фискального регистратора подтверждение с номером смены. Если смена не открывается, типичные причины — не выбрана касса ККМ в РМК, не прошёл тест подключения или не установлена связь с ОФД.
Пробейте тестовый чек на небольшую сумму и проверьте: чек вышел на печать, данные ушли в ОФД (статус виден в журнале чеков), товар списался с правильного склада, выручка отразилась в кассе. Затем закройте смену и сформируйте отчёт о розничных продажах — суммы в нём должны совпасть с Z-отчётом фискального регистратора.
Как проверить результат
Создан документ смены, ККТ вернула номер смены без ошибок
Ошибка «касса не определена» или нет связи с оборудованием
Чек напечатан, статус «передан в ОФД», товар списан с нужного склада
Чек висит в очереди неотправленных, списание с неверного склада
Суммы в отчёте о розничных продажах совпадают с Z-отчётом
Расхождения сумм, незакрытая смена более 24 часов
Типичные ошибки при заведении кассы
Самая частая ошибка — создание нескольких касс предприятия «на всякий случай» и последующее оформление ордеров по разным кассам без системы. Итог — невозможно быстро сверить остаток наличных. Заводите ровно столько касс, сколько реальных мест хранения денег существует в организации.
Вторая распространённая проблема — касса ККМ без привязки к складу или с привязкой к оптовому складу. Розничные продажи списывают товар не оттуда, остатки расходятся, и инвентаризация показывает недостачу. Третья ошибка — работа всех кассиров под одной учётной записью: при расхождении в кассе невозможно установить, кто пробивал конкретный чек.
Частые вопросы о заведении кассы в 1С
Можно ли завести несколько касс для одной организации?
Да, справочник «Кассы» позволяет создать любое количество касс: например, основную кассу и кассы обособленных подразделений. Каждая касса ведёт учёт отдельно, а в кассовой книге они отражаются в разрезе выбранной кассы. Главное — закрепить в учётных документах, какая касса за что отвечает.
Нужна ли касса ККМ, если чеки пробивает сторонняя программа?
Если фискальные операции выполняет внешнее ПО, а 1С используется только для учёта, кассу ККМ создавать не обязательно — достаточно кассы предприятия для отражения наличной выручки. Однако для автоматической загрузки данных о продажах часто настраивают обмен между программами.
Почему при открытии смены возникает ошибка «Касса ККМ не определена»?
Причина почти всегда в настройках рабочего места: в РМК не выбрана касса ККМ по умолчанию либо касса не привязана к текущему компьютеру и оборудованию. Откройте настройки рабочего места кассира и проверьте связку «пользователь — касса ККМ — фискальный регистратор».
Как завести валютную кассу?
Создайте новый элемент справочника «Кассы», выберите нужную валюту и проверьте счёт учёта — для валютной наличности используется счёт 50.02. Учтите, что кассовые операции в валюте требуют переоценки остатков по курсу, которую программа выполняет регламентными операциями.
Что делать, если смена не закрылась и висит открытой?
Откройте список кассовых смен, найдите открытую смену и закройте её штатной командой из рабочего места кассира — программа сформирует Z-отчёт. Если фискальный регистратор недоступен, сначала восстановите связь с оборудованием: принудительное удаление документов смены из базы недопустимо, так как данные в фискальном накопителе всё равно останутся.
Можно ли изменить склад у кассы ККМ после начала работы?
Можно, но только после закрытия текущей смены и сверки итогов. Изменение склада «на ходу» приведёт к тому, что часть продаж спишется с одного склада, а часть — с другого, и восстановить корректную картину остатков будет сложно.
Что важно запомнить
Заведение кассы в 1С состоит из двух уровней: касса предприятия для учёта наличных и касса ККМ для работы фискального регистратора. Ключевые поля — организация, валюта, счёт учёта и склад. Результат проверяется открытием смены, тестовым чеком и совпадением отчёта о продажах с Z-отчётом.