Как завести самозанятого в 1С:Бухгалтерия

Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) в 1С:Бухгалтерия заводится как контрагент с видом «Физическое лицо», а расчёты с ним отражаются через договор гражданско-правового характера. Отдельного специального типа контрагента для самозанятых в программе нет, поэтому важна правильная настройка карточки, договора и документов оплаты.

Ключевое отличие работы с самозанятым — отсутствие страховых взносов и НДФЛ со стороны заказчика, но при этом обязанность проверить статус исполнителя и получить от него чек из приложения «Мой налог». Если чек не получен, налоговая может переквалифицировать выплату и доначислить взносы и налоги.

Ниже — практическая последовательность: от проверки статуса самозанятого до отражения оплаты и чека в учёте. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0), в других конфигурациях логика аналогична, отличаются названия разделов.

Проверка статуса самозанятого до начала работы

До заключения договора и каждой крупной выплаты убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС по ИНН физического лица — сервис показывает, действует ли режим на текущую дату. Самозанятый также может предоставить справку о постановке на учёт из приложения «Мой налог».

Проверку разумно повторять перед каждой оплатой: статус НПД можно снять в любой момент, и заказчик об этом не узнает автоматически. Если на дату выплаты человек уже не самозанятый, заказчик рискует быть признан налоговым агентом по НДФЛ и страховым взносам.

Дополнительное ограничение: самозанятый не может оказывать услуги по НПД своему текущему работодателю, а годовой доход по этому режиму ограничен установленным лимитом. Контроль лимита — зона ответственности исполнителя, но систематические крупные выплаты одному лицу привлекают внимание при проверках.

Создание контрагента-самозанятого

Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (обязательно — он нужен для проверки статуса и отражения в отчётности), при наличии — СНИЛС и адрес.

ИНН у самозанятого — личный, 12-значный. Если исполнитель зарегистрирован как ИП на НПД, заводите его как «Индивидуальный предприниматель» с ИНН из 12 цифр — это разные сценарии, и смешивать их нельзя: у ИП другие реквизиты и правила документооборота.

1. 1
   Справочники → Контрагенты → Создать
2. 2
   Вид контрагента: Физическое лицо
3. 3
   Заполнить ФИО и ИНН, при необходимости СНИЛС
4. 4
   Добавить банковский счёт для оплаты (реквизиты карты или счёта исполнителя)
5. 5
   Сохранить и проверить отсутствие дублей по ИНН

Банковский счёт заведите в карточке контрагента на вкладке «Банковские счета». Самозанятый вправе получать оплату на личную карту или счёт — это законно, отдельный счёт для НПД не требуется. Проверьте, что счёт указан корректно: ошибка в реквизитах приведёт к возврату платежа и сдвигу сроков.

Оформление договора ГПХ

В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте договор с видом «С покупателем» не подходит — для исполнителя-физлица используйте вид договора, предусмотренный для расчётов с контрагентами-поставщиками услуг: «С поставщиком». Укажите номер, дату и срок действия договора ГПХ.

Сам договор с самозанятым оформляется на бумаге или в электронном виде как обычный договор возмездного оказания услуг (подряда). В тексте рекомендуется зафиксировать: статус исполнителя как плательщика НПД, его обязанность предоставить чек из «Мой налог», условие о том, что заказчик не удерживает НДФЛ и не платит взносы.

Отражение услуг и оплаты в учёте

Начисление за выполненные работы отразите документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Выберите созданного контрагента и договор, укажите счёт затрат (например, 26, 44 или другой по вашей учётной политике) и счёт расчётов 76 или 60 — в зависимости от принятой в организации практики расчётов с физлицами по ГПХ.

Оплату проведите документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Оплата поставщику» — в зависимости от выбранного счёта расчётов. НДФЛ и страховые взносы в документах не начисляются: самозанятый платит налог сам через «Мой налог».

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по контрагенту

Норма

Задолженность закрыта оплатой, сальдо нулевое

Тревожный признак

Висит дебиторка или кредиторка после оплаты

Документ начисления

Норма

Нет проводок по НДФЛ и взносам

Тревожный признак

Программа начислила налоги как по штатному сотруднику

Чек «Мой налог»

Норма

Чек получен, реквизиты совпадают с актом

Тревожный признак

Чека нет или сумма/дата не совпадают с выплатой

Если самозанятый оказывает услуги регулярно, удобно настроить шаблон документа или копировать предыдущий акт, меняя дату и сумму. Это снижает риск ошибок в счетах учёта и ускоряет закрытие месяца.

Чек «Мой налог» и подтверждающие документы

Чек из приложения «Мой налог» — обязательный документ, подтверждающий, что исполнитель уплатил НПД с вашей выплаты. Самозанятый формирует чек при получении оплаты (или аванса) и передаёт его заказчику: на бумаге, в электронном виде или в виде ссылки/QR-кода.

В 1С чек обычно прикрепляют к документу оплаты или поступления через механизм присоединённых файлов. Храните чеки вместе с договором и актами: именно этот комплект подтверждает расходы и защищает от доначислений при проверке. Дата чека должна соответствовать дате выплаты, а сумма — фактически перечисленной.

Особые сценарии и ограничения

Аванс самозанятому

Авансовые выплаты допустимы, но чек «Мой налог» исполнитель должен сформировать на каждое поступление денег, включая предоплату. Отразите аванс стандартным списанием с расчётного счёта, а после подписания акта выполните зачёт аванса в документе поступления.

Оплата наличными

Расчёты наличными с физлицом-исполнителем возможны через расходный кассовый ордер, но безналичная оплата предпочтительнее: она проще подтверждается и совпадает с данными чека. При наличной оплате особенно тщательно сверяйте дату и сумму чека с РКО.

Компенсация расходов самозанятого

Если по договору вы компенсируете исполнителю расходы (проезд, материалы), такие суммы также включаются в его доход по НПД и должны попасть в чек. Разделяйте в договоре и актах вознаграждение и компенсацию, чтобы корректно отразить их в учёте.

Удобно завести в справочнике контрагентов отдельную группу «Самозанятые (НПД)» и складывать туда всех таких исполнителей. Это упрощает контроль: перед закрытием месяца можно быстро проверить по группе, что по каждой выплате есть чек и акт.

Частые вопросы

Нужно ли платить за самозанятого страховые взносы и НДФЛ?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своих доходов через приложение «Мой налог». Заказчик не является налоговым агентом и не начисляет взносы — при условии, что статус НПД действует на дату выплаты и получен чек.

Можно ли работать с самозанятым без договора?

Формально чек и акт могут подтвердить расходы, но без письменного договора ГПХ возрастает риск переквалификации отношений в трудовые при регулярных выплатах. Договор с условиями о статусе НПД и обязанности предоставить чек — стандартная защита заказчика.

Как завести самозанятого, если он одновременно ИП?

ИП на НПД заводится как контрагент с видом «Индивидуальный предприниматель», а не «Физическое лицо». Уточните у исполнителя, от чьего имени он выставляет чек: от ИП или как физлицо, и заведите карточку соответственно.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек повторно и не принимайте расходы к учёту до его получения. Если чек так и не предоставлен, выплата остаётся рискованной: налоговая может счесть её доходом физлица, с которого заказчик должен был удержать НДФЛ и начислить взносы.

Нужно ли отражать самозанятого в отчётности (6-НДФЛ, РСВ)?

Нет, выплаты плательщикам НПД не включаются в 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам, поскольку заказчик не удерживает налог и не платит взносы. Исключение — если статус НПД был утрачен и выплата переквалифицирована.