Как завести страхование в 1С 8: настройка и учет

Учет страхования в 1С 8 охватывает несколько разных задач: отражение договоров имущественного и личного страхования, начисление страховых премий, списание расходов на страхование по месяцам, а также расчет обязательных страховых взносов с зарплаты сотрудников. В зависимости от конфигурации — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Комплексная автоматизация» — порядок действий различается.

Чаще всего под «завести страхование» понимают отражение договора со страховой компанией в 1С:Бухгалтерии: организация застраховала автомобиль, склад, оборудование или ответственность, оплатила премию и должна равномерно списывать расходы. Вторая типовая задача — учет договоров добровольного медицинского страхования (ДМС) сотрудников. Обе операции выполняются через стандартные документы без доработки конфигурации.

Ниже разобран порядок действий для 1С:Бухгалтерии 8.3, как самой распространенной конфигурации, отдельно — нюансы ДМС и страховых взносов в ЗУП, а также типичные ошибки и способы проверить корректность отражения.

Определите вид страхования и схему учета

Прежде чем вводить документы, определите, что именно нужно отразить. От этого зависят счета учета и документы программы. Имущественное страхование (ОСАГО, КАСКО, страхование склада или оборудования) отражается на счете 76.01.9 «Платежи (взносы) по прочим видам страхования». Страхование ответственности и прочие договоры — аналогично. Личное страхование сотрудников (ДМС, страхование от несчастных случаев) учитывается на счете 76.01.2 «Платежи (взносы) по добровольному страхованию на случай смерти и причинения вреда здоровью» либо 76.01.9 — в зависимости от вида договора.

Страховая премия, уплаченная за период больше месяца, в бухгалтерском учете обычно списывается равномерно. В 1С для этого используется справочник «Расходы будущих периодов», а в налоговом учете расходы признаются пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде. Программа выполняет этот расчет автоматически при корректном заполнении карточки РБП.

Заведите контрагента и договор со страховой компанией

Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте карточку страховой компании: укажите наименование, ИНН, КПП. Если страховщик уже есть в базе (например, как поставщик), новую карточку создавать не нужно — используйте существующую.

В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте договор с видом «С прочим контрагентом» или «Прочее» (название вида зависит от релиза). Укажите номер и дату договора страхования. Договор понадобится при вводе документа поступления и для корректной аналитики по расчетам со страховщиком.

Если договоров со страховой несколько (например, ОСАГО на каждый автомобиль), заводите отдельный договор на каждый полис — так проще контролировать сроки действия и остатки несписанных сумм.

Отразите поступление: начисление страховой премии

Страховая премия вводится документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)» из раздела «Покупки». В табличной части в поле «Номенклатура» выберите или создайте услугу «Страховая премия» с типом «Услуга».

Ключевой момент — счета учета. В колонке «Счет затрат» укажите 76.01.9 (для имущественного страхования) с субконто «Контрагенты» и «Расходы будущих периодов». В поле РБП создайте новый элемент справочника и заполните его по правилам из следующего раздела. Счет учета НДС обычно не заполняется: страховые услуги НДС не облагаются, поэтому в документе ставка НДС — «Без НДС».

1. 1
   Создайте договор со страховой компанией в карточке контрагента
2. 2
   Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → операция «Услуги (акт)»
3. 3
   Укажите сумму премии, счет затрат 76.01.9 и создайте элемент РБП с периодом действия полиса
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки: Дт 76.01.9 Кт 76.01.9/60 или по настройке программы
5. 5
   Отразите оплату документом «Списание с расчетного счета» с видом «Прочие расчеты с контрагентами»
6. 6
   Выполните «Закрытие месяца» и проверьте ежемесячное списание РБП на счет затрат

Настройте карточку расходов будущих периодов

От корректности карточки РБП зависит, как премия попадет в расходы. Откройте «Справочники» → «Расходы будущих периодов», найдите созданный элемент и проверьте поля. Вид РБП — обычно «Прочие» или специализированный вид для страхования (в свежих релизах присутствует). Поле «Сумма» носит справочный характер — реальная сумма берется из проводок, но заполните его для контроля.

Поля «Признание расходов: с... по...» должны точно совпадать со сроком действия полиса. Именно по этим датам программа рассчитает количество дней и ежемесячную сумму списания. Способ признания расходов — «По календарным дням» (для налогового учета это соответствует правилам признания страховых премий). Счет затрат — тот, куда должны попадать расходы: 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 25 или 20 — в зависимости от того, что застраховано и какова учетная политика. Подразделение затрат укажите, если ведется учет по подразделениям.

Отразите оплату и ежемесячное списание

Оплата премии вводится документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» или «Оплата поставщику» — в зависимости от того, какой счет расчетов использовался в поступлении. Счет расчетов в оплате должен совпадать со счетом кредиторской задолженности из документа поступления, иначе долг «зависнет» и зачет аванса не произойдет автоматически.

Списание РБП на расходы выполняется регламентной операцией «Списание расходов будущих периодов» внутри обработки «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). После закрытия месяца сформируйте справку-расчет «Списание расходов будущих периодов» — она показывает, какая сумма списана в бухгалтерском и налоговом учете и какой остаток остался.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки поступления

Норма

Дт 76.01.9 (с аналитикой РБП) — Кт 76.01.9 или 60 по счету расчетов

Тревожный признак

Сумма сразу ушла на 26/44 счет целиком — РБП не заведено

Справка-расчет списания РБП

Норма

Ежемесячная сумма соответствует доле дней месяца в периоде полиса

Тревожный признак

Сумма нулевая или списывается вся премия за один месяц

Оборотно-сальдовая ведомость по 76.01.9

Норма

Остаток уменьшается каждый месяц и обнулится к концу срока полиса

Тревожный признак

Остаток не двигается — закрытие месяца не выполнялось или нарушена аналитика

Особенности ДМС и страхования сотрудников

Договоры ДМС отражаются по той же схеме через РБП, но с двумя особенностями. Во-первых, счет затрат в карточке РБП — тот, где учитываются расходы на персонал (обычно 26 или 44 с соответствующей статьей затрат). Во-вторых, в налоговом учете расходы на ДМС нормируются: признаются в пределах установленного процента от расходов на оплату труда. В 1С:Бухгалтерии нормирование по таким статьям выполняется при закрытии месяца, если статья затрат имеет правильный вид расхода для налогового учета — проверьте, что в статье затрат выбран вид «Добровольное личное страхование...», а не «Прочие расходы».

Если часть премии удерживается из зарплаты сотрудника (например, софинансирование ДМС), это отражается уже в зарплатном учете: в «1С:Зарплата и управление персоналом» настраивается вид удержания, а в бухгалтерию выгружаются проводки. Обязательные страховые взносы (на ОПС, ОМС, соцстрахование) — отдельная тема: они рассчитываются автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов» на основании настроек учетной политики и тарифов, вручную их «заводить» не нужно.

Проверка, отчетность и частые вопросы

Итоговый контроль удобно строить на трех отчетах: оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.01 с детализацией по субконто покажет остатки несписанных премий; справка-расчет «Списание расходов будущих периодов» — корректность ежемесячных сумм; акт сверки со страховой компанией — состояние взаиморасчетов. Перед сдачей декларации по налогу на прибыль сверьте сумму признанных расходов на страхование с данными налогового учета в справке-расчете.

Если учет ведется в «1С:Комплексной автоматизации» или «1С:ERP», логика та же — документ поступления услуг, справочник РБП и регламентное закрытие месяца, — но названия документов и разделов отличаются. Принцип «премия на 76 счет с аналитикой РБП → равномерное списание» сохраняется во всех типовых конфигурациях.

FAQ

На какой счет относить ОСАГО и КАСКО в 1С:Бухгалтерии 8?

Обычно на 76.01.9 «Платежи (взносы) по прочим видам страхования» с аналитикой по контрагенту и элементу РБП. Списание затем идет на счет затрат, соответствующий использованию автомобиля: 26, 44, 25 или 20.

Можно ли списать премию сразу, если полис действует месяц?

Да. Если срок страхования не выходит за пределы одного месяца, допустимо указать в документе поступления сразу счет затрат (26, 44 и т.д.) без РБП — сумма признается единовременно, и искажения отчетности не возникает.

Что делать, если полис расторгнут досрочно и часть премии вернули?

Отразите возврат документом поступления денег от страховщика, скорректируйте дату окончания в карточке РБП и остаток несписанной суммы, затем пересчитайте закрытие затронутых месяцев. Невозвращенная часть списывается по правилам вашей учетной политики.

Почему при закрытии месяца РБП не списывается?

Наиболее частые причины: в документе поступления не указан элемент РБП в аналитике счета, в карточке РБП не заполнены даты признания расходов или счет затрат, либо регламентная операция «Списание расходов будущих периодов» помечена как пропущенная. Проверьте эти три точки по порядку.

Как в 1С отражаются страховые взносы с зарплаты?

В «1С:Бухгалтерии» и «1С:ЗУП» взносы рассчитываются автоматически документом начисления зарплаты на основании тарифов, заданных в учетной политике организации. Вручную вводить их не требуется — нужно лишь проверить актуальность тарифа и лимитов базы в настройках.

Нужен ли отдельный вид договора для страхования?

Отдельного обязательного вида нет: используйте «С прочим контрагентом» / «Прочее». Главное — чтобы по договору корректно формировались расчеты, а аналитика по РБП велась в документе поступления, а не в договоре.