Учет и Финансы · 11 мин
Как завести статью расходов в 1С
Как создать статью расходов в 1С: Бухгалтерии и Управлении торговлей. Настройка аналитики, привязка к статье движения денежных средств, проверка результата и типичные ошибки.
Статья расходов — это элемент аналитического учёта, который отвечает на вопрос «на что потрачены деньги». Без корректно заведённых статей невозможно построить управленческий отчёт о расходах, распределить затраты на подразделения и направления деятельности, а в управленческих конфигурациях — сформировать отчёт о финансовом результате в разрезе статей. Поэтому заводить статьи нужно продуманно: избыточная детализация утомляет пользователей, а слишком укрупнённая лишает аналитику смысла.
Порядок создания статьи зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» основную роль играют статьи затрат и статьи прочих доходов и расходов, в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» — полноценный справочник «Статьи расходов» с настройкой распределения и вариантами аналитики. Ниже разобраны оба подхода, а также связка со статьями движения денежных средств, которая часто вызывает вопросы.
Какие статьи расходов существуют в 1С и что выбрать
Перед созданием статьи определите, в каком справочнике она должна жить. В типовых конфигурациях используется несколько родственных, но разных по назначению справочников, и путаница между ними — самая частая причина «неправильных» отчётов.
В «1С:Бухгалтерии 8» расходы разносятся по статьям затрат (счета 20, 23, 25, 26, 44), статьям прочих доходов и расходов (счёт 91) и статьям движения денежных средств (кассовые и банковские документы). В «1С:Управление торговлей 11» и ERP центральным является справочник «Статьи расходов», где для каждой статьи задаётся тип расхода, правило распределения и аналитика.
Сравнение вариантов
Подходят для производственных и общехозяйственных затрат на счетах 20–44. Ограничение: не используются для прочих расходов по счёту 91.
Универсальный справочник с настройкой распределения по направлениям и подразделениям. Требуют осмысленной настройки аналитики, иначе распределение будет некорректным.
Используются для отчёта о движении денежных средств, а не для учёта затрат. Подходят как дополнение, но не замена статьям расходов.
Практическое правило: одна хозяйственная операция может требовать двух статей — статьи расходов для себестоимости и статьи ДДС для платежа. Это нормально: план счетов и отчёт о движении денег смотрят на операцию с разных сторон.
Создание статьи расходов в 1С:Управление торговлей и ERP
Откройте раздел «Настройки и справочники» (в некоторых версиях — «Нормативно-справочная информация») и выберите справочник «Статьи расходов». Нажмите «Создать». Форма нового элемента содержит несколько ключевых полей, от которых зависит поведение статьи в учёте.
- 1Откройте «Настройки и справочники» → «Статьи расходов» и нажмите «Создать».
- 2Заполните наименование — коротко и понятно для пользователей, например «Аренда офиса» или «Транспортные услуги».
- 3Укажите тип расхода: производственные, коммерческие, управленческие или прочие.
- 4Выберите вариант распределения: на себестоимость товаров, направление деятельности, подразделение или не распределять.
- 5Настройте аналитику расходов: склад, подразделение, статья калькуляции и другие разрезы.
- 6При необходимости укажите корреспондирующую статью ДДС и счёт учёта.
- 7Запишите элемент и проверьте, что статья доступна в документах «Приобретение услуг» и «Списание безналичных ДС».
Поле «Вариант распределения» критично для управленческого учёта. Если выбрать «Не распределять», расход зависнет на статье без отнесения на финансовый результат по направлениям. Если выбрать распределение на направление деятельности, потребуется задать правило — например, пропорционально выручке или по коэффициентам.
Аналитика расходов определяет, какие дополнительные поля появятся в документах при выборе статьи. Например, для статьи «Командировочные расходы» полезно включить аналитику по сотрудникам, а для аренды — по договорам или складам. Не включайте аналитику «на всякий случай»: каждое лишнее поле замедляет ввод документов.
Создание статьи затрат в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» статьи затрат находятся в разделе «Справочники» → «Статьи затрат». Нажмите «Создать» и заполните карточку: наименование, вид расхода для целей налогового учёта (обычные, внереализационные и т.д.) и признак учёта — принимаемые или не принимаемые для налога на прибыль.
Для прочих расходов используется справочник «Прочие доходы и расходы» (там же, в разделе «Справочники»). В карточке укажите вид статьи — от него зависит, в какую строку декларации по налогу на прибыль попадёт сумма, и в какой раздел отчёта о финансовых результатах. Например, проценты по кредитам, услуги банка и курсовые разницы имеют разные виды.
Проверьте также флаг «Принимается к налоговому учёту». Для расходов, не уменьшающих базу по налогу на прибыль (например, представительские сверх норм, штрафы в бюджет), флаг должен быть снят — тогда программа автоматически сформирует постоянные разницы.
Привязка статьи расходов к статье движения денежных средств
Статьи ДДС создаются в справочнике «Статьи движения денежных средств» (в Бухгалтерии — «Справочники» → «Доходы и расходы», в УТ — «Настройки и справочники»). Структуру справочника разумно строить по видам деятельности: операционная, инвестиционная, финансовая — так отчёт о движении денег будет соответствовать стандартной логике.
В документах оплаты (списание с расчётного счёта, расходный кассовый ордер) указывается именно статья ДДС, а в документах начисления расхода — статья расходов или затрат. В управленческих конфигурациях эти поля могут соседствовать в одном документе, и заполнять нужно оба.
Удобный приём: называйте статьи ДДС и статьи расходов согласованно, чтобы по названию было видно соответствие. Например, статье расходов «Аренда офиса» ставьте в пару статью ДДС «Оплата аренды (операционная деятельность)». Это упрощает сверку управленческого отчёта о расходах с отчётом о движении денег.
Настройка распределения расходов на подразделения и направления
Если расход относится к нескольким подразделениям или направлениям деятельности, в УТ и ERP для статьи задаётся правило распределения. Варианты: вручную в документе распределения, пропорционально коэффициентам, пропорционально показателю (например, выручке подразделений). Правило выбирается в карточке статьи в поле «Вариант распределения».
После настройки в конце месяца выполняется документ «Распределение расходов» (или обработка в рамках закрытия месяца), который разносит накопленные суммы по заданным правилам. Если статья создана, но правило не задано, расходы останутся нераспределёнными — это видно в отчёте «Финансовый результат» как отдельная нераспределённая строка.
Как проверить результат
Расход попадает в нужную строку и распределяется по направлениям
Сумма висит в нераспределённых расходах или попадает не в ту строку
Платёж отражён по нужной статье и виду деятельности
Платёж в строке «Прочие» или без статьи
Затраты собраны на правильном счёте с нужной аналитикой
Расходы на счёте 91 вместо 26/44 или наоборот
Типичные ошибки при заведении статей расходов
Большинство проблем возникает не на этапе создания статьи, а из-за поспешных решений в её настройке. Ниже — ошибки, которые чаще всего приходится исправлять задним числом.
Если ошибку обнаружили после проведения документов, не ограничивайтесь исправлением карточки статьи. Проверьте, нужно ли перепровести документы прошлых периодов или перезапустить закрытие месяца — изменение настроек не пересчитывает уже сформированные проводки автоматически.
Как проверить, что статья работает корректно
После создания статьи выполните контрольный пример: введите тестовый документ (например, «Приобретение услуг» в УТ или «Поступление услуг» в Бухгалтерии) на небольшую сумму с новой статьёй, проведите и посмотрите движения документа. Убедитесь, что сумма попала на ожидаемый счёт и с ожидаемой аналитикой.
Затем сформируйте профильный отчёт: в Бухгалтерии — ОСВ по счёту затрат или «Анализ счёта», в УТ/ERP — «Финансовый результат» и «Отчёт о движении денежных средств». Статья должна отображаться в ожидаемых строках. После проверки тестовый документ можно пометить на удаление или отменить проведение.
Что важно запомнить
Статья расходов создаётся в справочнике «Статьи расходов» (УТ/ERP) или «Статьи затрат» / «Прочие доходы и расходы» (Бухгалтерия). Ключевые настройки — тип расхода, вариант распределения и аналитика. Статья ДДС — отдельный справочник для платежей, он дополняет, а не заменяет статью расходов. После создания обязательно проверьте статью на тестовом документе и в профильных отчётах.
Частые вопросы
Можно ли удалить статью расходов, по которой уже есть документы?
Нет, программа не даст удалить элемент, на который есть ссылки. Можно пометить статью на удаление — она перестанет предлагаться при подборе, но существующие документы не пострадают. Если статья ошибочна, лучше пометить её на удаление и завести новую с корректными настройками.
Почему новая статья не отображается в документе?
Проверьте три вещи: не помечена ли статья на удаление, соответствует ли тип статьи виду операции документа (некоторые документы фильтруют статьи по типу расхода) и не действует ли отбор по организации или подразделению. Также обновите форму документа, если справочник редактировался в соседнем окне.
Нужно ли заводить отдельную статью для каждого контрагента?
Нет. Контрагент — это самостоятельная аналитика, которая уже присутствует в документах. Статьи должны отражать экономический смысл расхода (аренда, реклама, транспорт), а не его получателя. Исключение — случаи, когда по методологии учёта требуется выделить расходы по конкретному крупному контракту в отдельную строку отчёта.
Чем статья расходов отличается от статьи ДДС?
Статья расходов отвечает на вопрос «на что потратили» и влияет на себестоимость и финансовый результат. Статья ДДС отвечает на вопрос «откуда и куда двигались деньги» и используется в отчёте о движении денежных средств. Один платёж может отражаться обеими статьями одновременно — это нормальная практика.
Как исправить расходы, проведённые с неправильной статьёй?
Если период открыт — откройте документы, замените статью и перепроведите их, затем повторите закрытие месяца. Если период закрыт и отчётность сдана, исправление делается корректировочными документами текущей датой, а не правкой прошлых. Массовую замену в большом числе документов удобно выполнять обработкой группового изменения реквизитов, но только после резервного копирования базы.
Сколько статей расходов оптимально заводить?
Универсального числа нет. Ориентир — управленческая отчётность: каждая строка, по которой руководство хочет видеть и контролировать затраты, должна быть отдельной статьёй. Если по двум статьям никогда не принимаются отдельные решения, их разумно объединить. Слишком дробный справочник приводит к ошибкам выбора и «размазыванию» сумм.