Как заполнять путевые листы в 1С:Бухгалтерия 8.3

Путевой лист — первичный документ, который подтверждает использование транспортного средства в служебных целях и служит основанием для списания топлива на расходы. В 1С:Бухгалтерия 8.3 путевые листы оформляются отдельным документом, который автоматически формирует проводки по списанию ГСМ по нормам или по фактическому расходу.

Документ «Путевой лист» доступен в конфигурации начиная с релизов, где реализован учет транспорта, и работает как для собственных, так и для арендованных автомобилей. Прежде чем оформлять первый документ, нужно подготовить справочники: внести автомобили, водителей, нормы расхода топлива и заправки.

Ниже разобран полный цикл работы: от включения функциональности до печати готового бланка и проверки проводок. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 редакции 3.0 в режиме интерфейса «Такси».

Включение функциональности и начальная настройка

По умолчанию документ «Путевой лист» может быть скрыт. Чтобы он появился в интерфейсе, откройте «Главное» → «Функциональность» и на закладке «Запасы» или «ОС и НМА» (в зависимости от релиза) установите флажок «Путевые листы» / «Транспортные средства». После сохранения настройки в меню появится соответствующий журнал документов.

Далее проверьте учетную политику: раздел «Главное» → «Учетная политика». Убедитесь, что способ списания расходов на содержание транспорта соответствует вашей методике — на счета 20, 25, 26 или 44. Это определит, куда попадут суммы списанного топлива.

Также заранее заведите счета учета ГСМ. Обычно топливо учитывается на счете 10.03 «Топливо». Если вы ведете учет по подотчетным лицам или топливным картам, настройте аналитику субконто — это потребуется для корректного списания.

Подготовка справочников: автомобили, водители, нормы расхода

Каждый автомобиль заводится как основное средство (раздел «ОС и НМА» → «Основные средства») либо, для арендованного транспорта, — в специализированном справочнике транспортных средств. В карточке укажите госномер, марку, тип транспорта и вид топлива. От типа транспорта зависит форма печатного бланка путевого листа.

Водители оформляются как физические лица в справочнике «Физические лица» и привязываются к сотрудникам. В путевом листе водитель выбирается из этого справочника, поэтому данные (ФИО, номер удостоверения) должны быть заполнены заранее — они попадут в печатную форму.

Нормы расхода топлива задаются в карточке транспортного средства или в документе «Установка норм расхода ГСМ». Нормы можно брать из методических рекомендаций Минтранса либо утверждать собственные приказом по организации. Если норма не задана, программа спишет топливо только по фактическому расходу, и контроль превышения выполняться не будет.

Создание и заполнение путевого листа

Откройте журнал «Путевые листы» (обычно в разделе «Покупки» или через поиск по названию документа) и нажмите «Создать». Укажите дату, организацию, автомобиль и водителя. Программа подставит остаток топлива в баке на начало рейса, если учет ГСМ ведется корректно.

Заполните показания одометра: на выезде и при возвращении. Разница даст пробег, от которого рассчитывается расход по норме. На закладке маршрута укажите пункты назначения и километраж по каждому плечу — эти данные попадают в печатную форму и подтверждают производственный характер поездки.

Если в течение рейса была заправка, добавьте строку с количеством заправленного топлива и основанием (чек АЗС, топливная карта). После заполнения всех полей проведите документ — программа сформирует проводки по списанию ГСМ.

1. 1
   Включите функциональность «Путевые листы» в настройках программы
2. 2
   Заведите автомобиль, водителя и норму расхода топлива
3. 3
   Создайте документ «Путевой лист», укажите дату, автомобиль и водителя
4. 4
   Заполните показания одометра и маршрут
5. 5
   Добавьте заправки, если они были
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
7. 7
   Распечатайте бланк и передайте водителю на подпись

Легковой автомобиль

Для легкового транспорта используется упрощенный маршрут: достаточно указать пробег и пункты следования. Печатная форма соответствует типовому бланку для легковых автомобилей. Расход считается по норме на 100 км пробега.

Грузовой автомобиль и спецтехника

Для грузового транспорта дополнительно заполняются данные о перевезенном грузе, тоннаже и работе в особых условиях (надбавки за городской цикл, зимний период, работу с прицепом). Эти коэффициенты увеличивают нормативный расход и должны быть обоснованы приказом.

Списание ГСМ и проверка проводок

При проведении путевого листа программа формирует проводку Дт 20 (25, 26, 44) — Кт 10.03 на сумму списанного топлива. Сумма рассчитывается по средней стоимости остатков топлива на складе учета ГСМ. Если остатка нет или он отрицательный, проводки либо не сформируются, либо программа выдаст сообщение об ошибке.

Проверьте результат кнопкой «Дт/Кт» в форме документа. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03: остаток топлива должен соответствовать данным остатков в баках. Отрицательный остаток — признак того, что заправки не оприходованы или списание превышает поступления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт затратного счета — Кт 10.03 на сумму списания

Тревожный признак

Проводок нет или сумма нулевая

ОСВ по счету 10.03

Норма

Положительный остаток топлива

Тревожный признак

Отрицательный остаток по складу или автомобилю

Печатная форма

Норма

Заполнены реквизиты, пробег, подписи

Тревожный признак

Пустые поля маршрута или одометра

Печать путевого листа

Из формы документа доступна команда «Печать» → «Путевой лист». Программа предложит типовую форму, соответствующую виду транспорта. Организация вправе использовать собственный бланк, утвержденный в учетной политике, — тогда форму дорабатывают или подключают как внешнюю печатную форму.

В печатной форме обязательно должны присутствовать реквизиты, предусмотренные законодательством об обязательных реквизитах путевого листа: наименование и номер документа, дата, данные организации и водителя, сведения о транспортном средстве, показания одометра, дата и время выезда и возвращения, отметка о предрейсовом медосмотре и техконтроле. Подписи медика и механика проставляются вручную на бумажном бланке.

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают из-за неоприходованного топлива: заправки по топливным картам должны быть отражены документами поступления или авансовыми отчетами до проведения путевых листов. Вторая частая причина ошибок — отсутствие нормы расхода, из-за чего контроль перерасхода не работает.

Учтите ограничение типовой конфигурации: один путевой лист оформляется на один рейс или смену по одному автомобилю и водителю. Если автомобилем в течение дня управляли несколько водителей, оформляйте отдельные документы на каждого.

Частые вопросы

Можно ли оформлять путевые листы на месяц вперед?

Формально путевой лист действует на срок, указанный в документе, но для регулярных рейсов чаще оформляют документ на каждый день или смену. Длительный срок допустим, если это предусмотрено порядком учета в организации, однако при проверках предпочтительнее подневное оформление.

Как учесть топливо по топливным картам?

Заправки по картам отражаются отчетом оператора или авансовым отчетом с оприходованием топлива на счет 10.03 в разрезе автомобилей. После этого путевой лист спишет топливо корректно. Сверяйте остатки с отчетом топливной компании ежемесячно.

Что делать, если проводки по списанию не сформировались?

Проверьте остаток на счете 10.03 по нужному складу или автомобилю, заполненность счетов учета в карточке транспорта и учетную политику. Чаще всего причина — отсутствие топлива на остатке в нужной аналитике.

Обязательно ли заполнять маршрут в путевом листе?

Да. Маршрут подтверждает производственный характер поездки. Без него расходы на топливо могут быть сняты при налоговой проверке как неподтвержденные.

Можно ли использовать свою форму путевого листа?

Да, организация вправе разработать собственный бланк с обязательными реквизитами и закрепить его в учетной политике. В 1С такую форму подключают как внешнюю печатную форму или дорабатывают типовую.

Как исправить ошибочно проведенный путевой лист?

Распроведите документ, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт, внесите исправления корректировочным документом в текущем периоде, чтобы не нарушить закрытые отчеты.