Как заполнить приходный кассовый ордер в 1С

Приходный кассовый ордер (ПКО) фиксирует поступление наличных денег в кассу организации: выручку от покупателей, возврат подотчетных сумм, оплату по договорам, взнос учредителя. В программах 1С документ создается в разделе кассовых операций и одновременно формирует бухгалтерские проводки и печатную форму КО-1, поэтому ошибка в одном поле искажает и учет, и бумажный документ.

Дальше разобрано заполнение ПКО на примере «1С:Бухгалтерия 8.3» — наиболее распространенной конфигурации. В «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление нашей фирмой» логика аналогична, отличаются названия разделов и состав аналитики. Перед началом работы убедитесь, что в программе заведена касса организации, заполнен справочник контрагентов и у пользователя есть права на проведение кассовых документов.

Документы кассовой дисциплины регламентируются Указанием ЦБ РФ № 3210-У: ордер должен содержать номер, дату, сумму, основание и подписи ответственных лиц. В 1С большая часть этих реквизитов заполняется автоматически, но корректность данных отвечает бухгалтер.

Где найти и создать документ ПКО

В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Кассовые документы». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Поступление» — программа создаст новый приходный кассовый ордер. Альтернативный путь: раздел «Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера», если такой пункт выведен в настройках навигации.

Номер документа присваивается автоматически при записи в пределах календарного года. Нумерация должна быть непрерывной — это требование кассовой дисциплины. Не меняйте номера вручную без крайней необходимости: разрывы в нумерации вызывают вопросы при проверках.

Дата документа по умолчанию равна текущей. Если оформляете ордер задним числом, учитывайте, что сумма попадет в кассовую книгу именно этой датой, и остаток по кассе на конец дня не должен стать отрицательным. При закрытом периоде программа запретит проведение — потребуется открыть период или оформить документ текущей датой с пояснением в основании.

Выбор вида операции: от чего зависят поля документа

Первое и главное поле — «Вид операции». Именно оно определяет, какие поля появятся в форме, какие счета будут использованы в проводках и какие счета расчетов подставятся по умолчанию. Выбор неверного вида операции — самая частая причина ошибок в учете.

Основные виды операций и когда их применять:

• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки или оплаты по договору. Требуется контрагент и договор, проводка Дт 50.01 — Кт 62.01 (или 90.01 при розничной выручке).
• Розничная выручка — прием выручки из торговой точки. Используется совместно с документом «Отчет о розничных продажах».
• Возврат от подотчетного лица — сотрудник вернул неизрасходованный аванс. Поле «Подотчетное лицо» заполняется сотрудником, проводка Дт 50.01 — Кт 71.
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчетного счета по чеку. Проводка Дт 50.01 — Кт 51.
• Взнос учредителя — вклад в уставный капитал или иные взносы, проводка зависит от настройки (75.01 или другие счета).
• Прочее поступление — универсальный вариант, счет кредита указывается вручную.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Деньги приносит покупатель по договору или счетуОплата от покупателя — укажите контрагента, договор и счет на оплату

Сотрудник возвращает остаток авансаВозврат от подотчетного лица — выберите сотрудника из справочника

Снимаете деньги с расчетного счета по чекуПолучение наличных в банке — укажите банковский счет организации

Ни один типовой вариант не подходитПрочее поступление — вручную укажите счет кредита и аналитику

Заполнение основных полей ордера

После выбора вида операции заполните реквизиты шапки. Поле «Организация» подставляется из настроек по умолчанию; если в базе несколько организаций, проверьте его в первую очередь — документ с чужой организацией исказит учет сразу у двух юрлиц.

Поле «Сумма» заполняется цифрами, сумма прописью формируется автоматически в печатной форме. НДС указывается отдельной строкой, если операция облагается налогом: ставка и сумма НДС влияют на книгу продаж и расчеты с бюджетом. Для операций без НДС (например, возврат подотчетных сумм) выберите «Без НДС».

Поле «Основание» — обязательный текстовый реквизит, который попадает в печатную форму. Пишите конкретно: «Оплата по договору № 15 от 12.03 по счету № 44», «Возврат неиспользованного аванса по авансовому отчету № 8». Формулировки вида «оплата» или «поступление» без привязки к первичке — типичное замечание аудиторов.

Поле «Приложение» заполняется, если к ордеру прикрепляются подтверждающие документы: квитанция, копия договора, справка. Укажите наименование и количество листов приложения.

1. 1
   Создайте документ: «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий хозяйственной ситуации
3. 3
   Проверьте организацию и дату документа
4. 4
   Укажите контрагента, договор или подотчетное лицо — в зависимости от вида операции
5. 5
   Введите сумму и ставку НДС, проверьте счета учета
6. 6
   Заполните основание и приложение
7. 7
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
8. 8
   Распечатайте ордер и квитанцию, подпишите у ответственных лиц

Проводки и проверка перед проведением

После заполнения нажмите «Провести» и откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Типовая проводка по дебету всегда 50.01 «Касса организации», кредит зависит от вида операции: 62.01 — расчеты с покупателем, 71 — расчеты с подотчетными лицами, 51 — расчетный счет, 75.01 — расчеты с учредителями.

Проверьте аналитику по кредиту: контрагент, договор, сотрудник должны совпадать с исходными данными. Если программа подставила не тот договор (например, основной вместо нужного), исправьте его в документе — проводки пересчитаются автоматически.

Отдельная ситуация — расчеты в валюте. ПКО по валютной кассе требует указания валютной кассы и курса на дату операции; рублевая сумма пересчитывается автоматически. Не проводите валютный ордер через рублевую кассу: получите завышенные курсовые разницы и ошибки в отчетности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 50.01, кредит соответствует виду операции, аналитика заполнена

Тревожный признак

Счет кредита пустой или не соответствует сути операции

Кассовая книга за день операции

Норма

Ордер отражается в книге, остаток на конец дня неотрицательный

Тревожный признак

Документа нет в книге или остаток ушел в минус

Печатная форма КО-1

Норма

Сумма прописью, основание, подписи руководителя и главбуха на месте

Тревожный признак

Пустые поля основания или подписантов, неверная сумма прописью

Печать ордера и квитанции

Печатная форма КО-1 вызывается кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер». Бланк состоит из двух частей: сам ордер остается в организации, отрывная квитанция выдается лицу, внесшему деньги. Обе части печатаются одной командой.

Подписи руководителя и главного бухгалтера подставляются из данных организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи»). Если в форме пустые строки подписантов, заполните ответственных лиц в карточке организации и перепечатайте документ.

Если организация применяет электронный документооборот и оформляет кассовые документы в электронном виде, допускается подписание усиленной квалифицированной подписью без бумажного экземпляра — при условии, что это закреплено в учетной политике и соблюдаются требования к хранению электронных документов.

Типичные ошибки и как их исправить

Большинство проблем с ПКО устраняются исправлением самого документа: откройте его, скорректируйте поля и перепроведите. Если период закрыт, исправление делайте документом «Операция, введенная вручную» с согласования с главным бухгалтером, а не взломом закрытого периода.

Если ордер создан ошибочно, не удаляйте его физически — пометьте на удаление. Помеченный документ не формирует проводок, но номер остается занятым, что сохраняет непрерывность нумерации. Физическое удаление через «Удаление помеченных объектов» допустимо только при уверенности, что разрыв номера не вызовет вопросов.

Ответы на частые вопросы

Можно ли оформить один ПКО на несколько договоров одного контрагента?

Технически в документе указывается один договор. Если оплата пришла сразу по нескольким договорам, корректнее создать отдельный ордер на каждый договор либо использовать вид операции, позволяющий табличную часть с несколькими строками расчетов (в некоторых конфигурациях доступно несколько строк «Расшифровка платежа»). Единая сумма без разбивки затруднит автоматическое закрытие расчетов.

Что делать, если ПКО не проводится с ошибкой о дате запрета изменения данных?

Период закрыт для редактирования. Варианты: попросить администратора временно открыть период (раздел «Администрирование» → «Даты запрета изменения данных»), провести документ и снова закрыть период, либо оформить ордер текущей датой с указанием в основании фактической даты поступления. Выбор зависит от того, в каком периоде должна отразиться операция по правилам учета.

Как оформить ПКО на выручку, полученную через онлайн-кассу?

При работе с онлайн-кассой выручка обычно оформляется документом «Отчет о розничных продажах» или «Операция по платежной карте», а ПКО создается на инкассацию — фактическое внесение наличных в основную кассу организации. Двойного отражения одной суммы быть не должно: проверьте, чтобы выручка не попала в учет дважды.

Нужен ли ПКО при безналичной оплате от покупателя?

Нет. Поступление денег на расчетный счет оформляется документом «Поступление на расчетный счет» на основании банковской выписки. ПКО применяется только для наличных денег, физически принятых в кассу.

Как исправить сумму в уже проведенном и распечатанном ордере?

Если подписанный бумажный ордер уже выдан, простое исправление в программе создаст расхождение с бумажным документом. Правильный путь: пометить ошибочный ордер на удаление, оформить новый ПКО с корректной суммой, а в основании указать причину переоформления. Подписанный бумажный экземпляр ошибочного ордера сохраните с отметкой об аннулировании.

Кто должен подписывать ПКО, если в организации нет штатного кассира?

Функции кассира может выполнять руководитель или иной сотрудник, на которого возложены эти обязанности приказом. В 1С подписанты настраиваются в реквизитах организации через справочник ответственных лиц — укажите фактически ответственного сотрудника, чтобы его данные попадали в печатную форму.