Учет и Финансы · 9 мин
Как заполняется приходный кассовый ордер в 1С
Как заполнить приходный кассовый ордер в 1С: создание ПКО, виды операций, проводки, печать формы КО-1, типичные ошибки и проверка результата.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации. В 1С он создаётся в разделе «Банк и касса» и одновременно решает две задачи: формирует бухгалтерские проводки и позволяет распечатать унифицированную форму КО-1 для подписи кассиром и главным бухгалтером.
Корректное заполнение ПКО важно не только для внутреннего порядка: по этим документам налоговая проверяет кассовую дисциплину, а расхождения между данными программы и бумажными ордерами — одна из самых частых причин претензий при проверках. Ошибка в виде операции или счёте учёта приводит к неверным проводкам и искажению отчётности.
Ниже разобран практический порядок работы в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0): от создания документа до печати и проверки результата. Логика в других конфигурациях (УПП, ERP, «Управление нашей фирмой») аналогична, отличаются лишь названия пунктов меню.
Где найти и как создать документ ПКО
Откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Здесь отображаются и приходные, и расходные ордера единым списком. Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Поступление наличных» — откроется форма нового ПКО.
Альтернативный путь — создать документ на основании другого: например, из документа «Реализация товаров и услуг» по кнопке «Создать на основании». В этом случае программа автоматически подставит контрагента, сумму и договор, что снижает риск ручной ошибки. Этот способ удобен при оплате наличными от покупателя.
Номер документа программа присваивает автоматически с учётом сквозной нумерации внутри дня или периода — в зависимости от настроек нумерации. Дата по умолчанию ставится текущая; если оформляете ордер задним числом по реальному событию, измените её вручную, но помните: нумерация и хронология кассовых документов должны совпадать.
Выбор вида операции — ключевой шаг
Поле «Вид операции» определяет, какие проводки сформирует документ и какие поля станут доступными. Неверно выбранный вид — самая частая причина ошибок в учёте наличных поступлений.
Основные варианты в «1С:Бухгалтерии»:
- Оплата от покупателя — поступление наличной выручки по договору; проводка Дт 50.01 Кт 62.01 (или 62.02, если возврат аванса оформляется иначе);
- Розничная выручка — сдача выручки из торговой точки; Дт 50.01 Кт 90.01.1 или Кт 62.Р в зависимости от настроек;
- Возврат от подотчётного лица — неиспользованный остаток аванса; Дт 50.01 Кт 71.01;
- Получение наличных в банке — снятие с расчётного счёта по чеку; Дт 50.01 Кт 51;
- Взнос в уставный капитал, возврат займа, прочее поступление — со свободным выбором корреспондирующего счёта.
Как выбрать вид операции
Заполнение полей документа
Организация и счёт кассы
Поле «Организация» заполняется автоматически, если в базе одна организация; при ведении нескольких — выберите нужную. «Счёт кассы» по умолчанию 50.01 «Касса организации». Если ведёте учёт по нескольким кассам (например, операционные кассы торговых точек), убедитесь, что выбрана именно та, куда физически поступили деньги.
Сумма и контрагент
Сумма указывается в рублях; программа автоматически формирует сумму прописью для печатной формы. При операции «Оплата от покупателя» заполните контрагента и договор — от этого зависит корректное закрытие взаиморасчётов. Если оплата частичная, укажите фактическую сумму, а не сумму счёта.
Основание и приложение
Поле «Основание» (в печатной форме — «Принято от» и «Основание») заполняется текстом: от кого получены деньги и за что. Например: «Оплата по договору № 15 от 12.03 за товар по накладной № 87». Для возврата подотчётной суммы — «Возврат неиспользованного аванса, авансовый отчёт № 12». Эти строки попадают в форму КО-1 и обязательны для проверяющих.
Проводки и проверка перед проведением
После заполнения нажмите «Провести», затем откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки»), чтобы увидеть сформированные записи. Сверьте корреспондирующий счёт с ожидаемым: для оплаты покупателя — 62 счёт, для подотчёта — 71, для банка — 51.
Если проводка не соответствует хозяйственной операции, не исправляйте её вручную в режиме «ручной корректировки» без необходимости — сначала проверьте вид операции и аналитику. Ручная правка проводок отключает автоматическое перепроведение и часто становится источником расхождений при последующих обновлениях документа.
Как проверить результат
Дт 50.01 и корректный счёт кредита по смыслу операции
Кредит на несуществующий счёт или пустая аналитика контрагента
Оборот по дебету увеличился на сумму ПКО
Суммы документа нет в оборотах — документ не проведён
ПКО отображается с верным номером и суммой
Документ отсутствует или продублирован
Сумма прописью, основание и «принято от» заполнены
Пустые строки, неверная сумма прописью
Печать формы КО-1
Из проведённого документа нажмите «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Программа сформирует бланк с отрывной квитанцией: основная часть остаётся в кассовой книге, квитанция выдаётся лицу, внёсшему деньги.
Проверьте перед распечаткой: сумму прописью, строки «Принято от» и «Основание», реквизиты организации. Подписи кассира и главного бухгалтера проставляются вручную на бумаге — программа их не заменяет. Если в организации применяется электронный документооборот кассовых документов, порядок подписания определяется внутренним регламентом.
- 1Откройте «Банк и касса → Кассовые документы → Создать → Поступление наличных»
- 2Выберите корректный вид операции под хозяйственную ситуацию
- 3Заполните сумму, контрагента или подотчётное лицо, основание
- 4Проведите документ и проверьте проводки через Дт/Кт
- 5Распечатайте форму КО-1, подпишите и выдайте квитанцию внесшему деньги
Типичные ошибки и ограничения
Первая частая ошибка — оформление розничной выручки как «Оплата от покупателя» с фиктивным контрагентом. Это искажает взаиморасчёты и выручку. Вторая — разрыв нумерации: удаление проведённого ПКО вместо пометки на удаление нарушает хронологию кассовых документов.
Третья группа ошибок связана с лимитом кассы: поступление крупной суммы без последующей сдачи в банк может привести к превышению лимита остатка на конец дня. Программа сама лимит не контролирует — за этим нужно следить по отчёту «Кассовая книга».
Особые сценарии
Получение наличных из банка
При снятии денег с расчётного счёта сначала оформляется «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Снятие наличных», а затем ПКО с видом «Получение наличных в банке». В типовой конфигурации ПКО удобно создавать на основании банковского документа — сумма и счета подставятся автоматически.
Возврат от подотчётного лица
Выберите сотрудника из справочника «Физические лица» и укажите сумму возврата. Программа закроет задолженность по счёту 71. Проверьте по отчёту «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71», что остаток по сотруднику уменьшился корректно.
Что важно запомнить
Правильный ПКО — это верный вид операции, заполненные основание и «принято от», проверенные проводки и распечатанная форма КО-1 с подписями. Документ создаётся в разделе «Банк и касса», а контроль результата — по кассовой книге и ОСВ по счёту 50.01.
Частые вопросы
Можно ли исправить уже проведённый ПКО?
Да, если период не закрыт: откройте документ, измените реквизиты и перепроведите. Если по документу уже распечатана и подписана бумажная форма, бумажный экземпляр тоже нужно заменить — расхождение электронного и бумажного ордера недопустимо.
Что делать, если ПКО создан ошибочно?
Установите пометку удаления, а не удаляйте физически. Помеченный документ сохраняет номер и хронологию кассовых документов. Физическое удаление возможно только через специальную обработку удаления помеченных объектов и нежелательно для кассовых документов.
Нужен ли ПКО при оплате через онлайн-кассу с эквайрингом?
Нет. Поступления по платёжным картам отражаются документом «Оплата платёжной картой» и зачислением на расчётный счёт, а не приходным ордером. ПКО оформляется только на фактическое поступление наличных в кассу организации.
Как оформить сдачу выручки из операционной кассы в главную?
Используйте вид операции «Розничная выручка» или перемещение между кассами — в зависимости от того, как организован учёт торговых точек в вашей конфигурации. При учёте через счёт 50.02 оформляется пара документов: расход из операционной кассы и приход в кассу организации.
Обязательно ли распечатывать КО-1, если документ есть в 1С?
Форма КО-1 относится к первичным кассовым документам, и её оформление требуется указаниями ЦБ о порядке ведения кассовых операций. Организация может вести кассовые документы в электронном виде, но тогда должен быть обеспечен порядок их подписания и хранения, закреплённый в учётной политике.
Почему сумма прописью в печатной форме не совпадает с цифрами?
Обычно причина в том, что сумма изменена после формирования печатной формы или документ не перепроведён. Переформируйте печатную форму из актуального проведённого документа. Если расхождение сохраняется, проверьте, не включена ли ручная корректировка движений документа.