Как заполняется кассовая книга в 1С

Кассовая книга в 1С формируется автоматически на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтеру не нужно вносить строки вручную: программа собирает все операции по кассе за день, рассчитывает остаток на начало и конец дня и выводит лист кассовой книги по унифицированной форме КО-4. Задача пользователя — правильно оформить первичные документы и корректно сформировать отчёт.

Автоматическое заполнение не отменяет контроля. Если ПКО или РКО создан с ошибкой, не проведён или относится не к той кассе, лист кассовой книги сформируется с искажениями или вовсе без нужной операции. Поэтому важно понимать весь цикл: от настройки учёта до проверки готового листа перед подписанием.

Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), но общая логика одинакова и в «1С:Управление нашей фирмой», и в «1С:Комплексная автоматизация» — отличаются только названия разделов меню.

Какие документы формируют кассовую книгу

Основание для каждой строки кассовой книги — кассовый документ. Приход отражается документом «Поступление наличных» (приходный кассовый ордер, ПКО), расход — документом «Выдача наличных» (расходный кассовый ордер, РКО). Оба документа находятся в разделе «Банк и касса».

В кассовую книгу попадают только проведённые документы. Черновик, сохранённый без проведения, в отчёт не включается. Также важно, чтобы в документе была указана правильная касса: если в организации заведено несколько касс (например, основная и операционная), книга формируется по каждой отдельно.

Настройка перед началом работы

Перед тем как формировать книгу, проверьте базовые настройки. В карточке организации и в справочнике «Кассы» должна быть создана хотя бы одна касса. Если организация обязана вести кассовую книгу, убедитесь, что учётной политикой и настройками программы предусмотрено ведение кассовых операций.

Отдельно проверьте нумерацию. Номера ПКО и РКО присваиваются автоматически и сквозной нумерацией в течение года — именно они попадут в графы кассовой книги. Если документы создавались, а потом удалялись, в нумерации могут быть пропуски; это не запрещено программой, но при проверке может вызвать вопросы, поэтому удалять проведённые кассовые документы не следует — их корректируют или помечают на удаление только при реальной ошибке с последующим восстановлением нумерации.

Оформление приходных и расходных ордеров

Чтобы строка кассовой книги была корректной, кассовый документ должен быть заполнен полностью. Для ПКО укажите вид операции (например, «Оплата от покупателя», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке»), сумму, контрагента или подотчётное лицо и поле «Принято от» — именно оно попадает в графу книги «От кого получено / кому выдано».

Для РКО аналогично выбирается вид операции («Оплата поставщику», «Выдача подотчётному лицу», «Взнос наличными в банк», «Выдача зарплаты» и т.д.), заполняется получатель и реквизиты документа-основания. Поле «Выдать» и «По документу» (паспортные данные) обязательны для печатной формы РКО и для корректного отражения в книге.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте ПКО или РКО
2. 2
   Выберите вид операции — от него зависит корреспондирующий счёт
3. 3
   Заполните сумму, контрагента или подотчётное лицо
4. 4
   Заполните поля «Принято от» / «Выдать», «Основание», «Приложение»
5. 5
   Проверьте кассу и дату документа
6. 6
   Проведите документ и распечатайте ордер для подписей

Как сформировать лист кассовой книги

Когда все операции за день проведены, перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга» (в некоторых версиях путь: «Банк и касса» → «Отчёты» → «Кассовая книга»). Укажите организацию, кассу и период — как правило, один день. Нажмите «Сформировать».

Программа выведет лист по форме КО-4: остаток на начало дня, таблица операций с графами «Номер документа», «От кого получено или кому выдано», «Номер корреспондирующего счёта», «Приход», «Расход», и итог — остаток на конец дня. Если операций за день не было, лист по общему правилу не формируется и не распечатывается.

Каждый лист имеет порядковый номер, который нарастает с начала года. 1С присваивает номер автоматически при формировании. Проверьте, что нумерация листов не сбилась, особенно если базу обновляли или переносили данные.

Контрольные точки

Как проверить сформированный лист

Остаток на начало дня

Норма

Совпадает с остатком на конец предыдущего рабочего дня

Тревожный признак

Расхождение — значит, документы за прошлый день изменены или не проведены

Наличие всех операций

Норма

Количество строк равно числу проведённых ПКО и РКО за день

Тревожный признак

Операция отсутствует — документ не проведён или оформлен на другую кассу/дату

Остаток на конец дня

Норма

Не отрицательный и не превышает установленный лимит кассы

Тревожный признак

Отрицательный остаток (расход проведён раньше прихода) или превышение лимита

Корреспондирующие счета

Норма

Счета соответствуют видам операций (51, 71, 62 и т.д.)

Тревожный признак

Неверный счёт — ошибка в виде операции документа

Проверка остатков и кассовый лимит

Главный контрольный показатель — остаток на конец дня. Он не может быть отрицательным: минус означает, что расходный документ проведён по времени раньше приходного или приход вообще не оформлен. Исправьте время документов внутри дня или добавьте недостающий ПКО, затем пересформируйте лист.

Второй контроль — соответствие лимиту остатка кассы, если он установлен для организации. Программа не блокирует превышение лимита автоматически, поэтому сверяйте остаток на конец дня с лимитом самостоятельно. Превышение — основание для штрафа при проверке, излишек следует сдавать в банк документом «Выдача наличных» с видом операции «Взнос наличными в банк».

Для сверки удобно использовать оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 «Касса»: итоговое сальдо за день должно совпадать с остатком в листе кассовой книги. Расхождение указывает на ручные операции по счёту 50, проведённые мимо кассовых документов.

Исправление ошибок в кассовой книге

Если ошибка обнаружена в день совершения операции и лист ещё не подписан, исправьте сам документ: откройте ПКО или РКО, измените сумму, получателя или счёт и перепроведите. Затем пересформируйте лист — данные обновятся автоматически.

Если лист уже распечатан и подписан, документы прошлого дня не трогают. В бумажной книге исправление вносится по правилам: неверная запись зачёркивается, рядом пишется правильная, исправление заверяется подписями кассира и главного бухгалтера с датой. В 1С при этом делают корректирующую операцию текущей датой, чтобы электронные остатки сошлись с фактическими.

Печать, подписание и хранение

Сформированный лист распечатывается в конце рабочего дня в одном экземпляре. К нему прикладывают все ПКО и РКО за день. Лист подписывают кассир и главный бухгалтер (или бухгалтер, на которого возложены эти обязанности). В конце листа выводится строка с количеством приложенных приходных и расходных документов — сверьте её с фактическим числом ордеров.

Листы за год сшиваются в книгу, листы нумеруются, на последнем листе проставляется общее количество листов, заверенное подписями руководителя и главного бухгалтера, и печатью (при её наличии). Законодательство допускает ведение кассовой книги в электронном виде с подписанием электронной подписью — в этом случае распечатка не требуется, но порядок хранения и подписания должен быть закреплён в учётной политике.

Удобно формировать лист кассовой книги в конце каждого дня, когда были кассовые операции, а не накапливать за неделю. Так расхождение остатков с фактической наличностью в сейфе обнаруживается в тот же день, когда исправить документ ещё просто. Перед формированием сверьте фактический остаток денег в кассе с расчётным остатком в программе.

Особые ситуации

Несколько касс в организации

Если в справочнике заведено несколько касс, кассовая книга формируется по каждой кассе отдельно — при формировании выберите нужную в поле «Касса». Сводной книги по всем кассам типовая конфигурация не строит, и это соответствует правилам: книга ведётся по каждой кассе.

Выдача зарплаты из кассы

Зарплата выдаётся документом «Выдача наличных» с видом операции «Выплата зарплаты» (или через ведомость, в зависимости от настройки учёта). В кассовой книге такая операция отражается одной строкой на общую сумму по ведомости. Убедитесь, что ведомость проведена до формирования листа.

Операции в валюте

Кассовая книга ведётся в рублях. Валютные операции отражаются в рублёвом эквиваленте по курсу на дату документа; отдельная книга по валютной кассе формируется аналогично, но суммы в ней — рублёвые.

Часто задаваемые вопросы

Почему операция не попала в кассовую книгу?

Чаще всего документ не проведён, оформлен другой датой или на другую кассу. Откройте журнал кассовых документов, найдите нужный ПКО или РКО и проверьте эти три параметра. После исправления пересформируйте лист.

Что делать, если остаток на конец дня отрицательный?

Проверьте время проведения документов внутри дня: расходный ордер не должен идти раньше приходного, из которого выдаются деньги. Если приходный документ отсутствует — оформите его. После правок пересформируйте лист.

Нужно ли формировать лист, если операций за день не было?

Нет. Если в течение дня не было ни приходных, ни расходных кассовых операций, лист кассовой книги за этот день не заполняется и не распечатывается.

Можно ли вести кассовую книгу только в электронном виде?

Да, действующий порядок ведения кассовых операций допускает электронную кассовую книгу при условии подписания листов электронной подписью. Переход на электронный формат закрепите в учётной политике и обеспечьте хранение электронных листов в течение установленных сроков.

Как исправить ошибку, если лист уже подписан?

Документ прошлого дня не изменяют. В бумажном листе делают исправительную запись с заверением подписями, а в программе оформляют корректирующую кассовую операцию текущей датой с пояснением в поле «Основание», чтобы электронные и фактические остатки совпали.

Обязан ли ИП формировать кассовую книгу в 1С?

Индивидуальные предприниматели, ведущие учёт доходов или доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством, вправе не вести кассовую книгу. Однако программа позволяет сформировать её при желании — это бывает удобно для внутреннего контроля наличных.