Как заполнить воинский учет в 1С

Воинский учет — обязанность каждого работодателя, и в 1С:Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен отдельный блок механизмов. Программа позволяет хранить сведения о воинском учете каждого сотрудника, формировать карточки формы №10, сообщения в военкомат и контролировать персональную ответственность за организацию учета. Если эти данные не вести или вести с ошибками, организацию ждут штрафы при проверке военкомата.

Работа строится вокруг карточки сотрудника: раздел «Воинский учет» заполняется по данным военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву. Дополнительно настраиваются сведения об организации — ответственное лицо, территориальный военкомат, категория бронирования. Ниже разобран полный порядок: от первичной настройки до формирования отчетов и проверки типичных ошибок.

Подготовка: настройка сведений об организации

До заполнения карточек сотрудников проверьте реквизиты организации. Откройте Настройка → Реквизиты организации (или карточку организации в справочнике «Организации») и перейдите на вкладку, связанную с воинским учетом. Здесь указываются ФИО и должность лица, ответственного за воинский учет, а также наименование военного комиссариата, в который подаются сведения.

Эти данные автоматически подставляются в печатные формы: карточку формы №10, сообщения о приеме на работу и увольнении граждан, подлежащих воинскому учету. Если поле ответственного лица пустое, отчеты сформируются с незаполненной подписью, и документ придется дорабатывать вручную.

Проверьте также актуальность должности ответственного. При смене кадровика или руководителя сведения нужно обновить, иначе все последующие формы будут содержать устаревшие данные.

Где в карточке сотрудника находятся сведения о воинском учете

Откройте справочник Кадры → Сотрудники, выберите нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Воинский учет» в панели навигации карточки. Откроется форма с полями, соответствующими разделам военного билета: отношение к воинской обязанности, категория запаса, воинское звание, состав (профиль), код ВУС, категория годности к военной службе, военкомат и сведения о бронировании.

Для граждан, подлежащих призыву (еще не служивших), основанием является удостоверение гражданина, подлежащего призыву. В этом случае поля о звании и категории запаса не заполняются — указывается только отношение к воинской обязанности «призывник» и данные военкомата по месту жительства.

Сохраните форму после заполнения. Программа проверит обязательные поля и подсветит незаполненные, если выбранное отношение к воинской обязанности требует дополнительных сведений.

1. 1
   Откройте Кадры → Сотрудники и найдите сотрудника
2. 2
   Перейдите по ссылке «Воинский учет» в карточке
3. 3
   Выберите отношение к воинской обязанности (военнообязанный, призывник, не военнообязанный)
4. 4
   Заполните категорию запаса, звание, ВУС и категорию годности по военному билету
5. 5
   Укажите военкомат и наличие мобилизационного предписания
6. 6
   Сохраните и проверьте отсутствие предупреждений о незаполненных полях

Какие данные переносить из военного билета

Основной источник — военный билет сотрудника. Из него переносятся: воинское звание, состав (солдаты, сержанты, офицеры и т.д.), полный код военно-учетной специальности (ВУС) вместе с буквенным кодом, категория годности к военной службе (А, Б, В, Г, Д), наименование военкомата, снявшего с учета или поставившего на учет.

Отдельно фиксируется наличие мобилизационного предписания и отметки о бронировании. Если сотрудник забронирован за организацией, в карточке указываются реквизиты решения о бронировании — эти сведения понадобятся при формировании отчетов для военкомата.

Не переносите данные со слов сотрудника. Требуйте предъявления военного билета или удостоверения призывника: ответственность за достоверность сведений несет работодатель.

Формирование отчетов и сообщений для военкомата

После заполнения карточек перейдите в раздел Отчетность, справки → Воинский учет (в некоторых версиях — «Кадры → Воинский учет»). Здесь доступны основные формы: карточка формы №10 на каждого военнообязанного, сообщение о приеме на работу или увольнении гражданина, подлежащего воинскому учету, и списки военнообязанных для сверки с военкоматом.

Сообщение о приеме или увольнении нужно направить в военкомат в течение двух недель с момента кадрового события. В 1С сообщение формируется из карточки сотрудника или из списка сообщений — программа подставит данные сотрудника и реквизиты организации. Распечатайте форму, подпишите у ответственного лица и руководителя.

Карточки формы №10 ведутся на каждого военнообязанного и хранятся в организации. При ежегодной сверке с военкоматом распечатайте списки военнообязанных из программы и сверьте с данными военкомата — расхождения устраняются корректировкой карточек сотрудников.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка формы №10

Норма

Все поля заполнены, данные совпадают с военным билетом, есть подписи

Тревожный признак

Пустые поля ВУС или военкомата, отсутствует подпись ответственного

Сообщение в военкомат

Норма

Отправлено в течение двух недель после приема или увольнения

Тревожный признак

Сообщение не отправлено или отправлено с опозданием

Список военнообязанных

Норма

Совпадает со списком военкомата при сверке

Тревожный признак

Есть сотрудники, которых нет в списке военкомата, или наоборот

Изменение сведений и кадровые события

Сведения о воинском учете меняются: сотрудник получил повышение звания, перешел в другую категорию запаса, снят с учета по возрасту или состоянию здоровья. Все изменения вносятся в ту же форму «Воинский учет» карточки сотрудника на основании отметок в военном билете.

При увольнении военнообязанного сформируйте сообщение в военкомат и сделайте отметку в его военном билете о снятии с воинского учета по месту работы. Карточка формы №10 после увольнения хранится в архиве организации установленный срок — не уничтожайте ее сразу.

Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе (категория «В» или «Д» с исключением с учета), измените отношение к воинской обязанности на «не военнообязанный» — сотрудник исключится из отчетов и списков для военкомата.

Особые ситуации: женщины, иностранцы, совместители

Женщины с военно-учетными специальностями (медики, связисты и ряд других профилей) подлежат воинскому учету на общих основаниях — их карточки заполняются так же, по военному билету. Женщины без военно-учетной специальности на учет не встают, и в карточке указывается «не военнообязанный».

Иностранные граждане и лица без гражданства воинскому учету в России не подлежат. Для них в карточке выбирается соответствующее отношение к воинской обязанности, и они не попадают в отчеты для военкомата.

Внутренние совместители учитываются один раз — по основному месту работы. Внешние совместители подлежат учету у каждого работодателя, поэтому сообщения в военкомат направляются и по совместителям.

Удобно завести в 1С напоминание или отчет по сотрудникам, у которых не заполнен раздел «Воинский учет». Запускайте его после каждой волны приема на работу — так новички не выпадут из учета, и сообщения в военкомат будут отправлены вовремя.

Часто задаваемые вопросы

Обязательно ли вести воинский учет, если в организации нет военнообязанных?

Да, обязанность ведения воинского учета не зависит от наличия военнообязанных сотрудников. Организация должна назначить ответственное лицо и быть готовой представить сведения в военкомат. Если военнообязанных нет, отчеты просто будут пустыми, но обязанность их формировать при необходимости сохраняется.

Что делать, если сотрудник отказывается предъявлять военный билет?

Выдайте сотруднику письменное требование о предоставлении документов воинского учета. Одновременно направьте в военкомат по месту жительства сотрудника сообщение о приеме на работу с отметкой об отсутствии документов — военкомат сам проверит его учетное положение. Ответственность за непредставление документов несет гражданин, но работодатель обязан сообщить о факте приема.

Можно ли заполнить воинский учет сразу для всех сотрудников списком?

В типовой 1С:ЗУП сведения вводятся по каждому сотруднику отдельно через его карточку. Для ускорения можно использовать групповую обработку данных или обратиться к специалисту по 1С для создания загрузки из таблицы, но контроль правильности переноса данных с военных билетов в любом случае выполняется вручную.

Какой штраф грозит за ошибки в воинском учете?

За непредставление сведений в военкомат, нарушение сроков сообщений и неоповещение граждан о вызове в военкомат предусмотрена административная ответственность должностных лиц. Размер штрафов периодически пересматривается — актуальные суммы смотрите в действующей редакции КоАП РФ. Повторные нарушения обычно наказываются строже.

Нужно ли отправлять сообщение в военкомат при переводе сотрудника на другую должность?

Обычный кадровый перевод внутри организации не требует сообщения в военкомат. Сообщения направляются при приеме на работу и увольнении. Однако если изменились сведения, влияющие на воинский учет (например, сотрудник получил бронирование), уточните в своем военкомате, требуется ли уведомление, — практика в разных регионах может отличаться.