Как заполнить сведения о воинском учете в 1С

Воинский учет в 1С ведется в карточке сотрудника и используется для формирования обязательной отчетности в военкомат: сообщений о приеме и увольнении военнообязанных, а также сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету. Если данные не заполнены или заполнены с ошибками, отчеты сформируются некорректно, а организация рискует получить замечания при проверке и административную ответственность за нарушение порядка ведения воинского учета.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ред. 3.1), где воинский учет реализован наиболее полно. В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) механизм похож, но часть отчетов и настроек отсутствует — об этом сказано отдельно. Все действия выполняются на основании военного билета или удостоверения гражданина, подлежащего призыву, — данные в программу всегда переносятся с документа, а не со слов сотрудника.

Где в 1С хранятся сведения о воинском учете

В 1С:ЗУП 3.1 сведения о воинском учете находятся в карточке физического лица и сотрудника. Путь: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного сотрудника → в шапке карточки перейти по ссылке «Воинский учет». Если ссылка не отображается, проверьте, включена ли в настройках функциональность воинского учета (раздел «Настройка» → «Реквизиты и доп. сведения» или «Настройка состава разделов» в зависимости от релиза).

Форма «Воинский учет» содержит несколько блоков: отношение к воинской обязанности (военнообязанный, подлежит призыву, не военнообязанный), данные военного билета или приписного свидетельства, категория запаса, воинское звание, состав (профиль), код ВУС, годность к военной службе, военкомат и отметка о постановке на воинский учет. Каждое поле соответствует конкретному пункту военного билета, поэтому заполнять форму нужно, имея документ перед глазами.

В 1С:Бухгалтерии 8 карточка сотрудника также содержит ссылку «Воинский учет», но набор полей уже, а специализированных отчетов для военкомата в типовой поставке может не быть — их приходится формировать вручную или через универсальные отчеты. Если организация обязана регулярно сдавать сведения в военкомат, удобнее вести кадровый учет в ЗУП.

Какие документы нужны перед заполнением

Основание для внесения данных — военный билет (для военнообязанных и военнослужащих запаса) или удостоверение гражданина, подлежащего призыву (приписное свидетельство). Сотрудник обязан предъявить документ при приеме на работу; кадровик снимает с него данные и при необходимости делает копию для личного дела.

С военного билета переносятся: серия и номер, дата выдачи, кем выдан (наименование военкомата), категория запаса (1, 2 или «В запасе» без категории), воинское звание, состав (солдаты, сержанты, прапорщики, офицеры), код ВУС (военно-учетной специальности), годность к военной службе (категория А, Б, В, Г, Д), отметка о снятии с учета по возрасту или состоянию здоровья.

Если сотрудник предъявляет приписное свидетельство, фиксируются: серия и номер удостоверения, дата выдачи, военкомат, категория годности по итогам медосвидетельствования и дата призыва, если она определена. Для таких сотрудников важно отслеживать достижение призывного возраста и своевременно направлять сведения в военкомат.

Пошаговое заполнение карточки сотрудника в ЗУП 3.1

Откройте список сотрудников: «Кадры» → «Сотрудники». Найдите нужного человека через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком. В верхней части формы, рядом с личными данными, находится гиперссылка «Воинский учет» — нажмите на нее.

В открывшейся форме последовательно заполните поля. Сначала укажите отношение к воинской обязанности: «Военнообязанный» или «Подлежит призыву». Затем введите реквизиты документа, выберите категорию запаса и воинское звание из встроенных классификаторов — они уже загружены в программу, вручную вписывать звание не нужно. Код ВУС выбирается из справочника военно-учетных специальностей; если нужной позиции нет, введите код как указан в билете.

Далее укажите категорию годности к военной службе и наименование военкомата. Военкомат выбирается из справочника «Военкоматы»; если его там нет, создайте новый элемент с точным наименованием по документу. В завершение поставьте отметку о постановке на воинский учет в организации, если это требуется, и нажмите «ОК». Данные сохранятся в карточке сотрудника.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите сотрудника
2. 2
   Перейдите по ссылке «Воинский учет» в шапке карточки
3. 3
   Укажите отношение к воинской обязанности и реквизиты военного билета
4. 4
   Заполните категорию запаса, звание, состав и код ВУС из классификаторов
5. 5
   Укажите категорию годности и военкомат из справочника
6. 6
   Сохраните форму и проверьте данные отчетом «Воинский учет»

Особые сценарии: приписное свидетельство, женщины, изменение данных

Сотрудник с приписным свидетельством

Для граждан, не достигших возраста призыва или еще не призванных, в поле отношения к воинской обязанности выбирается «Подлежит призыву». Вместо реквизитов военного билета вводятся данные удостоверения гражданина, подлежащего призыву. Категория запаса и звание в этом случае не заполняются — их у сотрудника еще нет.

Женщины с военно-учетной специальностью

Женщины, получившие военно-учетную специальность (например, медицинский или связной профиль), подлежат воинскому учету и оформляются по общим правилам: у них есть военный билет, и все поля заполняются аналогично. Ошибка — считать, что для женщин воинский учет не ведется вовсе: это приводит к неполной отчетности в военкомат.

Изменение сведений

При получении сотрудником нового военного билета, изменении звания, категории годности или снятии с учета по возрасту данные в карточке нужно обновить. В ЗУП 3.1 сведения о воинском учете хранятся с историей: при редактировании укажите дату, с которой действуют новые данные, чтобы программа корректно формировала отчеты за прошлые периоды. Не перезаписывайте старые значения без даты — это исказит уже сданную отчетность при перепроверке.

Настройка воинского учета в организации

Помимо карточек сотрудников, проверьте настройки на уровне организации. В разделе «Настройка» → «Организации» (или «Реквизиты организации») на закладке, связанной с воинским учетом, указываются ответственное лицо за воинский учет и должность, а также военкомат, в который организация сдает сведения. Эти данные подставляются в печатные формы сообщений.

Справочник «Военкоматы» ведется централизованно: «Настройка» → «Военкоматы» или через подбор в карточке сотрудника. Заведите туда все военкоматы, с которыми работает организация, с точными наименованиями и адресами — они понадобятся при массовом формировании сообщений о приеме и увольнении.

Как сформировать отчеты для военкомата

Основные отчеты находятся в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» либо «Кадры» → «Все кадровые отчеты» (название зависит от релиза). Ключевые формы: «Сообщение о приеме (увольнении) гражданина, подлежащего воинскому учету» — направляется в военкомат в установленный срок после кадрового события; «Сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету» — периодическая форма по запросу военкомата; «Карточка формы 10» и «Списочный состав формы 6» для организаций, ведущих полноценный воинский учет.

Перед отправкой сформируйте отчет «Воинский учет» (сводный) и сверьте список сотрудников с личными делами: все военнообязанные должны присутствовать, у каждого — заполненные обязательные поля. Пустые значения в отчете — прямой признак недозаполненных карточек. Если используется 1С-Отчетность, сообщения в военкомат можно отправить электронно, если военкомат принимает такой формат; иначе формы распечатываются и сдаются на бумаге.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сводный отчет «Воинский учет»

Норма

Все военнообязанные сотрудники присутствуют, обязательные поля заполнены

Тревожный признак

Пустые строки в графах «Звание», «ВУС», «Военкомат» или отсутствие части сотрудников

Сообщение о приеме в военкомат

Норма

Форма заполнена автоматически, реквизиты сотрудника и организации корректны

Тревожный признак

Поля подтягиваются пустыми или с устаревшими данными

Карточка сотрудника после изменений

Норма

Новые сведения сохранены с датой изменения, история доступна

Тревожный признак

Старые данные перезаписаны без даты, отчеты за прошлые периоды изменились

Частые вопросы по воинскому учету в 1С

Что делать, если сотрудник утерял военный билет?

До восстановления документа карточку заполнить корректно нельзя. Сотрудник должен обратиться в военкомат за выдачей дубликата. В программе можно временно указать отношение к воинской обязанности без реквизитов документа, но после получения нового билета данные обязательно вносятся полностью.

Нужно ли заполнять воинский учет для внешних совместителей?

Да. Обязанность сообщать в военкомат о приеме и увольнении военнообязанных распространяется и на совместителей. Карточка сотрудника-совместителя заполняется по тем же правилам на основании предъявленного военного билета.

Сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе — какие действия в 1С?

На основании отметки в военном билете о снятии с воинского учета обновите карточку: укажите соответствующий статус с датой изменения. После этого сотрудник перестанет попадать в отчеты по военнообязанным, а история сведений сохранится.

Почему в отчете для военкомата пустой военкомат у части сотрудников?

Поле «Военкомат» в карточке не является обязательным при сохранении, поэтому его часто пропускают. Откройте список сотрудников с незаполненным полем через отбор в отчете «Воинский учет» и заполните данные по военным билетам, выбирая значения из справочника военкоматов.

Можно ли заполнить воинский учет сразу для всех сотрудников массово?

Типового механизма массового ввода нет — данные вносятся по каждому сотруднику индивидуально, поскольку источником служит личный документ. Ускорить работу помогает обработка «Групповое изменение реквизитов» только для одинаковых значений (например, общий военкомат), но реквизиты билетов всегда вводятся вручную.

Чем отличается воинский учет в 1С:Бухгалтерии от ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии 8 карточка воинского учета присутствует, но набор полей и отчетов ограничен: специализированных форм для военкомата может не быть. Если организация регулярно сдает сведения о военнообязанных, кадровый учет и воинский учет рациональнее вести в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию передавать только расчетные данные.