Как заполнить приходный кассовый ордер в 1С

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым в 1С оформляется поступление наличных денег в кассу организации: выручка, возврат подотчетных сумм, оплата от покупателя, взнос учредителя и другие операции. Корректно заполненный ПКО формирует проводку по дебету счета 50, отражается в кассовой книге и служит основанием для печати унифицированной формы КО-1.

Ошибки в ПКО приводят к расхождениям между данными программы и фактическим остатком денег в кассе, искажают расчеты с контрагентами и вызывают вопросы при инвентаризации. Поэтому важно не только знать, где находится документ, но и правильно выбирать вид операции — от него зависят проводки, аналитика и доступные поля.

Материал ориентирован на «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0), но логика работы сходна в «1С:Управление нашей фирмой», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» — отличия по расположению команд указаны отдельно.

Где находится ПКО и какие виды операций бывают

В «1С:Бухгалтерии 8.3» кассовые документы расположены в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В открывшемся журнале нажмите кнопку «Поступление» — программа создаст новый приходный кассовый ордер. В «1С:УНФ» документ находится в разделе «Деньги» → «Касса», в «1С:ERP» и «1С:КА» — в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера».

Первое и самое важное поле документа — «Вид операции». От него зависит, какие реквизиты станут доступны и какие проводки сформирует документ. Основные варианты:

• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки от контрагента, проводка Дт 50 — Кт 62;
• Розничная выручка — сдача выручки из торговой точки, Дт 50 — Кт 90.01;
• Возврат от подотчетного лица — неизрасходованный аванс, Дт 50 — Кт 71;
• Прочее поступление — свободный выбор счета кредита (взносы учредителей, возмещения и т. п.);
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчетного счета, Дт 50 — Кт 51;
• Возврат от поставщика — возврат аванса или переплаты, Дт 50 — Кт 60.

Пошаговое заполнение ПКО на примере оплаты от покупателя

Рассмотрим самый распространенный сценарий — покупатель расплатился наличными по счету. Откройте журнал «Кассовые документы», нажмите «Поступление» и выберите вид операции «Оплата от покупателя».

Заполните поля в следующем порядке. Номер и дата проставляются автоматически: номер — сквозной в пределах кассы, дата — текущая. Если оформляете документ задним числом, измените дату вручную и убедитесь, что номер соответствует хронологии кассовых документов. Контрагент — выберите покупателя из справочника; при необходимости укажите договор и документ расчетов, чтобы программа закрыла задолженность. Сумма — фактически полученная сумма наличных. Статья движения денежных средств — нужна для отчета о движении денежных средств (ОДДС), например «Поступления от продажи продукции и товаров».

Поле «Принято от» заполняется вручную — укажите ФИО или наименование плательщика так, как это должно выглядеть на бумажном ордере. Поле «Основание» — реквизиты договора, счета или заказа. Эти два поля выводятся на печатную форму КО-1 и проверяются при аудите кассовой дисциплины.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Поступление»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий характеру поступления
3. 3
   Укажите контрагента, договор и документ расчетов (если применимо)
4. 4
   Введите сумму и статью движения денежных средств
5. 5
   Заполните поля «Принято от» и «Основание» для печатной формы
6. 6
   Нажмите «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»

Отдельные сценарии поступления наличных

Возврат неиспользованного аванса от подотчетного лица

Выберите вид операции «Возврат от подотчетного лица», укажите сотрудника и сумму. Программа сформирует проводку Дт 50 — Кт 71. Если сотрудник отчитался авансовым отчетом раньше, чем сдал остаток, сумма автоматически закроет задолженность по счету 71. Проверьте в оборотно-сальдовой ведомости, что по сотруднику не осталось «зависшего» сальдо.

Получение наличных с расчетного счета

Эта операция оформляется парой документов: сначала «Списание с расчетного счета» с видом операции «Снятие наличных», затем ПКО с видом «Получение наличных в банке». В типовых конфигурациях первый документ временно относит сумму на счет 57 «Переводы в пути», а ПКО закрывает ее на кассу. Если оформить только один из документов, на счете 57 останется необъясненный остаток.

Прочее поступление

Операция «Прочее поступление» позволяет вручную указать счет кредита — например, 75.01 при взносе учредителя в уставный капитал или 91.01 при оприходовании излишков. Используйте ее, когда ни одна типовая операция не подходит, но будьте внимательны: программа не контролирует экономический смысл выбранного счета.

Если по одному контрагенту ПКО оформляются регулярно, используйте копирование документа (F9 или кнопка «Скопировать» в журнале): программа перенесет контрагента, статью ДДС и формулировки, останется только изменить сумму и дату.

Проверка проводок и кассовой книги

После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт». Для оплаты от покупателя должна быть проводка Дт 50.01 — Кт 62.01 (или 62.02, если это аванс) с заполненной аналитикой по контрагенту и договору. Отсутствие субконто или неожиданный счет — признак неверно выбранного вида операции.

Затем сформируйте кассовую книгу («Банк и касса» → «Кассовая книга») за день документа. ПКО должен отразиться в приходной части с правильным номером, а итоговый остаток — совпадать с фактическим количеством наличных в кассе. Также полезно сверить остаток по счету 50 в оборотно-сальдовой ведомости.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 50.01, корректный счет кредита и заполненная аналитика

Тревожный признак

Пустое субконто, счет 57 без пары или неожиданный счет кредита

Кассовая книга за день

Норма

ПКО в приходной части, остаток совпадает с фактом

Тревожный признак

Документа нет в книге или остаток расходится с наличными

ОСВ по счету 62/71

Норма

Задолженность контрагента или сотрудника уменьшилась на сумму ПКО

Тревожный признак

Сумма «повисла» на другом субсчете или аналитике

Печать формы КО-1

Для печати унифицированной формы нажмите кнопку «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)» в форме документа. Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдается плательщику. Проверьте, чтобы на печать выводились сумма прописью, поля «Принято от» и «Основание» — они берутся из соответствующих реквизитов документа.

Если организация применяет онлайн-кассу и покупателю выдается кассовый чек, квитанция ПКО при розничной продаже обычно не требуется. Но при поступлениях от юридических лиц, учредителей и подотчетных лиц бумажный ордер с подписями остается обязательным первичным документом.

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой формы, а из-за неверного выбора операции и аналитики. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.

Если документ уже проведен с ошибкой, не удаляйте его, если он попал в закрытый период или в распечатанную кассовую книгу. В текущем периоде документ можно распровести, исправить и провести заново; в закрытом — оформляйте корректировку или сторнирующую операцию текущей датой с пояснением в комментарии.

Отличия в других конфигурациях 1С

В «1С:Управление нашей фирмой» ПКО называется «Поступление денег» и создается из раздела «Деньги». Там вид операции выбирается аналогично, но дополнительно может потребоваться указать кассу, если их несколько, и позицию в плане счетов управленческого учета.

В «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» документ находится в подсистеме казначейства, поддерживает заявки на расходование и получение денежных средств, распределение по статьям ДДС и режим согласования. Если в вашей организации включен согласовательный контур, ПКО может не формировать проводки до завершения согласования — это нормальное поведение, а не ошибка.

Частые вопросы

Можно ли оформить ПКО без контрагента?

Да, для операций «Розничная выручка» и «Прочее поступление» контрагент не обязателен — вместо него указывается счет учета или склад/торговая точка. Для расчетов с покупателями и поставщиками контрагент обязателен, иначе программа не сможет закрыть задолженность.

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Наиболее вероятные причины: документ не проведен, дата документа не совпадает с периодом формирования книги или в документе выбрана другая касса/организация. Проверьте также, что в формировании кассовой книги не установлен отбор, исключающий ваш документ.

Как оформить ПКО на частичную оплату по счету?

Создайте ПКО с видом «Оплата от покупателя», укажите документ расчетов (счет или реализацию) и введите фактически полученную сумму — она может быть меньше суммы счета. Программа закроет задолженность частично, остаток останется на счете 62 до следующего платежа.

Что делать, если ошибся в сумме уже проведенного ПКО?

Если кассовый день еще не закрыт, откройте документ, нажмите «Отменить проведение», исправьте сумму и проведите заново. Если кассовая книга за этот день распечатана и подписана, исправляйте через сторнирование и новый документ текущей датой — перепечатывать подписанную книгу нельзя.

Нужен ли ПКО при оплате картой через терминал?

Нет. Оплата банковской картой — это безналичное поступление, она оформляется документом «Операция по платежной карте» (эквайринг), а не кассовым ордером. ПКО используется только для физического поступления наличных в кассу.