Как заполнить книгу доходов в 1С

Книга учёта доходов и расходов (КУДиР) — обязательный регистр налогового учёта для ИП и организаций на упрощённой системе налогообложения, а также для ИП на патенте и общей системе (в части доходов). В конфигурациях 1С книга формируется автоматически на основе первичных документов, поэтому «заполнить книгу доходов» на практике означает правильно настроить программу, корректно ввести первичку и проверить, какие суммы попали в регистр.

Ошибки в КУДиР приводят к занижению или завышению налоговой базы по УСН, спорам с налоговой инспекцией и доначислениям. При этом большинство проблем возникает не из-за сложности программы, а из-за неверных настроек учётной политики или неправильно оформленных документов поступления денег.

Ниже разобран порядок работы на примере 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) — самой распространённой конфигурации для ведения учёта на УСН. Логика в других конфигурациях (1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) аналогична: книга строится по данным регистров, которые заполняются документами.

Проверьте, что программа настроена под вашу систему налогообложения

Прежде чем формировать книгу, убедитесь, что в настройках организации указана правильная система налогообложения. Откройте «Главное» → «Настройки» → «Налоги и отчёты» (или «Учётная политика» в зависимости от релиза) и проверьте, что выбрана упрощённая система с нужным объектом: «Доходы» или «Доходы минус расходы». Если объект — «Доходы», книга будет учитывать только поступления; если «Доходы минус расходы» — дополнительно понадобится корректное отражение расходов.

Там же проверьте дату перехода на УСН. Если организация работает на упрощёнке не с начала года, а книга формируется за весь период, записи до даты перехода попадать в неё не должны. Неверная дата — частая причина лишних сумм в книге.

Введите первичные документы, формирующие доходы

Доходы при УСН признаются кассовым методом — в момент поступления денег или иного погашения обязательства покупателя. Поэтому в книгу попадают не сами реализации, а оплаты. Основные документы, которые формируют записи в КУДиР:

• Поступление на расчётный счёт с видом операции «Оплата от покупателя» — основной источник записей;
• Приходный кассовый ордер — наличная выручка и оплаты от покупателей через кассу;
• Операция по платёжной карте — эквайринговые поступления;
• Розничная продажа / Отчёт о розничных продажах — выручка розничной точки;
• Поступление (акты, накладные) и Реализация — сами по себе доход в книге не создают, но необходимы для корректной связки оплат с задолженностью.

При вводе оплаты важно правильно заполнить поле «Статья движения денежных средств» и договор с контрагентом — от этого зависит, как программа классифицирует поступление: как выручку от реализации, аванс или прочий доход. Авансы от покупателей на УСН включаются в доходы в момент получения, и 1С делает это автоматически.

1. 1
   Откройте «Главное» → «Налоги и отчёты» и проверьте систему налогообложения и дату перехода на УСН
2. 2
   Введите документы реализации и поступления оплаты за отчётный период
3. 3
   Проверьте, что у документов оплаты корректно указаны контрагент, договор и вид операции
4. 4
   Откройте «Отчёты» → «Книга учёта доходов и расходов (УСН)» и сформируйте отчёт за нужный период
5. 5
   Сверьте итоговую сумму доходов с оборотами по счетам 50, 51, 57 и с данными банка
6. 6
   При расхождениях найдите документ, не попавший в книгу, и исправьте его заполнение

Сформируйте книгу доходов встроенным отчётом

Готовая книга формируется через меню «Отчёты» → «Книга учёта доходов и расходов (УСН)». Укажите период (книга ведётся нарастающим итогом с начала года и формируется за налоговый период — год) и нажмите «Сформировать». Отчёт построен по разделам, предусмотренным утверждённой формой КУДиР: раздел I «Доходы и расходы», справка к разделу I, разделы II и III (для объекта «Доходы минус расходы»).

Каждая строка раздела I содержит дату и номер первичного документа, содержание операции, сумму дохода, учитываемого при расчёте налоговой базы. По двойному щелчку на строке (или через кнопку расшифровки, в зависимости от релиза) можно перейти к документу-источнику и проверить его заполнение.

Если отчёт пустой, хотя оплаты вводились, почти всегда причина в настройках: не указана УСН в учётной политике, неверная дата перехода или документы введены от другой организации в базе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог доходов в книге против оборота по счетам 50/51/57 в корреспонденции со счетом 62 и 90

Норма

Суммы совпадают или расходятся на понятные величины (возвраты, авансы прошлых периодов)

Тревожный признак

Существенная разница без объяснения — часть оплат не попала в книгу или попала дважды

Наличие записей по каждому крупному поступлению из банковской выписки

Норма

Каждая оплата от покупателя отражена строкой в книге

Тревожный признак

Поступления из выписки есть, а в книге их нет

Дата записи в книге

Норма

Доход отражён датой поступления денег, а не датой отгрузки

Тревожный признак

Доход признан датой реализации или вообще без оплаты

Разберитесь, какие поступления не должны попадать в доходы

Не всё, что пришло на расчётный счёт, является доходом для целей УСН. Не включаются в базу, в частности: возврат займа, взнос в уставный капитал, возврат излишне уплаченных налогов, поступления по агентским договорам в части возмещения, ошибочно зачисленные банком суммы. Полный перечень установлен статьёй 251 НК РФ с учётом особенностей упрощёнки.

В 1С исключение из доходов достигается правильным выбором вида операции и статьи движения денежных средств. Например, для возврата займа используется вид операции «Возврат займа контрагентом» — такое поступление в книгу не попадёт. Если выбрать «Прочее поступление» с доходной статьёй, сумма ошибочно увеличит налоговую базу.

Исправьте типичные ошибки в записях книги

Самая распространённая проблема — оплата от покупателя проведена, но доход в книге не появился. Причины: в документе оплаты не указан договор с видом «С покупателем», счёт учёта расчётов указан неверно, либо сама организация в документе не совпадает с той, для которой формируется отчёт. Проверьте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки и движения»): в движениях должна присутствовать запись по регистру книги учёта доходов и расходов.

Вторая типичная ситуация — двойное отражение дохода: поступление введено и как оплата от покупателя, и как прочее поступление. Такое бывает при ручном дублировании документов после загрузки банковской выписки. Найдите дубли через отчёт «Анализ счёта» по счету 51 и удалите лишний документ.

Третья группа ошибок — доходы по эквайрингу. В книгу должна попадать полная сумма оплаты покупателя, а не сумма зачисления банком за минусом комиссии. Если комиссия банка введена отдельным документом «Поступление на расчётный счёт» с видом «Прочее», доход занизится. Правильная схема: поступление по платёжной карте на полную сумму, комиссия — отдельным списанием как расход (при объекте «Доходы минус расходы»).

Распечатайте и подготовьте книгу к представлению

По итогам года книга распечатывается, прошнуровывается и подписывается. С 2013 года заверять КУДиР в налоговой инспекции не требуется — книга хранится у налогоплательщика и предъявляется по требованию. В 1С печатная форма вызывается кнопкой «Печать» из сформированного отчёта; форма соответствует утверждённому бланку, включая титульный лист.

При ведении книги в электронном виде (что допускается) по окончании налогового периода её выводят на бумагу. На последней странице указывают количество листов, подписывает руководитель или ИП, ставится печать при её наличии. Перед печатью сверьте итог книги с показателями декларации по УСН — суммы доходов должны совпадать.

Частые вопросы

Можно ли заполнить книгу доходов вручную, минуя документы?

Технически можно через документ «Операция, введённая вручную» с движениями по регистру книги учёта доходов и расходов, но это крайняя мера — например, для патентных доходов ИП, когда первичка ведётся вне программы. Ручные записи не связаны с банковскими документами, поэтому сверку с выпиской придётся делать отдельно, а риск расхождений возрастает.

Почему аванс от покупателя попал в доходы, хотя отгрузки ещё не было?

Это правильное поведение: при УСН доходы признаются кассовым методом, и предоплата включается в базу в момент поступления денег. После отгрузки повторно этот доход не учитывается — программа засчитывает аванс автоматически.

Нужно ли вести книгу, если объект налогообложения «Доходы»?

Да, КУДиР обязательна при любом объекте УСН. Разница в том, что при объекте «Доходы» фактически заполняется только графа доходов раздела I, а расходные разделы остаются пустыми. Книга при этом всё равно формируется, распечатывается и хранится.

Как исправить книгу за прошлый квартал, если нашёл ошибку?

Исправьте первичный документ (вид операции, дату, сумму) и перепроведите его, затем заново сформируйте книгу с начала года — записи пересчитаются нарастающим итогом. Если ошибка повлияла на уже сданный расчёт авансового платежа или декларацию, потребуется уточнённая декларация с доплатой налога и пени при занижении базы.

Поступление от покупателя есть, а в книге записи нет. С чего начать проверку?

Откройте документ и посмотрите его движения через кнопку показа проводок. Если записи по регистру КУДиР нет, проверьте: договор с видом «С покупателем», корректность счёта расчётов, совпадение организации в документе и в шапке отчёта, а также то, что в учётной политике указана УСН и верная дата перехода на неё.