Как заполнить кассу в 1С: пошаговая инструкция

Касса в 1С — это участок учёта наличных денежных средств организации. Все операции по ней оформляются двумя документами: приходным кассовым ордером (ПКО) для поступления денег и расходным кассовым ордером (РКО) для выдачи. На основе проведённых ордеров программа автоматически формирует кассовую книгу и считает остаток наличных.

Основная ошибка новичков — попытка «заполнить кассу» напрямую, редактируя остатки или кассовую книгу. Так делать нельзя: остаток по кассе в 1С всегда является результатом проведённых документов, а кассовая книга — отчётом, который строится по ним. Правильная последовательность: ввести ПКО и РКО → проверить их проведение → сформировать кассовую книгу → сверить остаток.

Инструкция ниже написана на примере типовых конфигураций — 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) и 1С:Управление торговлей. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика документов одинакова во всех современных конфигурациях.

Где находится касса и какие документы используются

В 1С:Бухгалтерии 8 кассовые документы находятся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Там же доступны отдельные журналы «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера», а также отчёт «Кассовая книга». В 1С:Управление торговлей путь аналогичный: раздел «Казначейство» или «Финансы» → «Кассовые ордера».

Каждый факт движения наличных оформляется отдельным ордером:

• ПКО — поступление наличных: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, поступление с расчётного счёта (снятие по чеку).
• РКО — выдача наличных: выдача под отчёт, выплата зарплаты, возврат покупателю, сдача выручки инкассации или на расчётный счёт.

Как заполнить приходный кассовый ордер

Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер». Первым делом выберите вид операции — от него зависит набор полей и бухгалтерские проводки. Наиболее частые варианты: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат от подотчётного лица», «Получение наличных в банке».

Заполните обязательные поля:

1. Дата и номер — номер присваивается автоматически, нумерация ордеров должна быть сквозной в течение года.
2. Сумма — фактически принятая сумма наличных.
3. Контрагент / подотчётное лицо — в зависимости от вида операции.
4. Принято от — текстовое поле для печатной формы (ФИО или наименование плательщика).
5. Основание — например, «оплата по счёту №…» или «розничная выручка».

После заполнения нажмите «Провести». Проверить результат можно кнопкой «Дт/Кт»: для оплаты от покупателя типовая проводка — Дт 50.01 Кт 62.01. Если проводки сформировались и документ появился в журнале без пометки «не проведён», операция отражена корректно.

Как заполнить расходный кассовый ордер

РКО создаётся так же: «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер». Выберите вид операции: «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Оплата поставщику», «Возврат покупателю», «Взнос наличными в банк» и др.

Ключевые поля РКО:

• Получатель — сотрудник, контрагент или банк, которому выдаются деньги;
• Выдать — ФИО получателя для печатной формы;
• По документу — реквизиты удостоверения личности получателя (обязательно для выдачи физлицам);
• Основание — причина выдачи (заявление, приказ, договор).

Как оформить розничную выручку и сдачу в банк

Два самых массовых сценария заполнения кассы — отражение дневной выручки и её сдача в банк. Розничная выручка оформляется ПКО с видом операции «Розничная выручка»: указывается сумма по Z-отчёту кассового аппарата. Если используется онлайн-касса, интегрированная с 1С, документ может создаваться автоматически при закрытии смены.

Сдача выручки в банк оформляется РКО с видом операции «Взнос наличными в банк» (в некоторых версиях — «Сдача наличных в банк»). В документе указывается расчётный счёт организации, а проводка формируется через счёт 57 «Переводы в пути», если деньги зачисляются не в тот же день.

1. 1
   Введите все ПКО по фактическим поступлениям наличных
2. 2
   Введите все РКО по фактическим выдачам, сверив суммы с первичкой
3. 3
   Проверьте, что все документы проведены (нет серых записей в журнале)
4. 4
   Сформируйте кассовую книгу за день и сверьте остаток с фактическим
5. 5
   Распечатайте и подпишите лист кассовой книги

Как сформировать и проверить кассовую книгу

Кассовая книга формируется как отчёт: «Банк и касса» → «Кассовая книга». Укажите период (обычно один рабочий день) и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет остаток на начало дня, все приходные и расходные ордера по порядку номеров и остаток на конец дня.

Обязательные проверки после формирования:

• остаток на конец дня совпадает с фактическим пересчётом наличных;
• остаток не отрицательный;
• остаток не превышает установленный лимит кассы, если он для организации установлен;
• все ордера дня включены в книгу и пронумерованы без пропусков.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50.01 в ОСВ

Норма

Положительный, совпадает с фактическим пересчётом наличных

Тревожный признак

Отрицательный или расходится с фактом — есть непроведённые или ошибочные ордера

Кассовая книга за день

Норма

Все ордера дня присутствуют, нумерация без пропусков

Тревожный признак

Документы отсутствуют — проверьте дату и проведение ордеров

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

ПКО: Дт 50.01; РКО: Кт 50.01

Тревожный признак

Проводки отсутствуют — документ не проведён

Типичные ошибки при заполнении кассы

Большинство проблем с кассой в 1С возникает не из-за программы, а из-за нарушения последовательности ввода документов. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Если ошибка обнаружена в текущем периоде, достаточно распровести ошибочный документ, исправить его и провести заново. Если период закрыт (сдана отчётность), исправление лучше оформлять корректирующим документом текущей датой, а не правкой прошлого.

FAQ: частые вопросы по заполнению кассы в 1С

Можно ли вручную изменить остаток по кассе?

Нет. Остаток по кассе — это результат проведённых ПКО и РКО. Чтобы изменить остаток, нужно ввести недостающий ордер (приходный или расходный) либо исправить ошибочный. Прямого редактирования остатков в типовых конфигурациях не предусмотрено.

Почему кассовая книга пустая, хотя ордера введены?

Чаще всего документы не проведены (в журнале они отображаются серым цветом) или в отчёте выбран неверный период/организация. Проверьте статус проведения каждого ордера и отборы в настройках кассовой книги.

Что делать, если остаток по кассе ушёл в минус?

Отрицательный остаток означает, что расходные ордера превышают приход. Сформируйте ОСВ по счёту 50.01 с детализацией по дням, найдите день, где возник минус, и проверьте, все ли приходные документы введены и правильно ли указаны суммы РКО.

Нужно ли заводить ПКО, если выручка загружается с онлайн-кассы автоматически?

Нет, вручную дублировать не нужно — иначе выручка задвоится. При интеграции кассы с 1С документы розничной выручки создаются при закрытии смены. Задача бухгалтера — проверить их корректность и проведение.

Как оформить выдачу денег под отчёт сотруднику?

Создайте РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу», укажите сотрудника, сумму, основание (заявление или приказ) и реквизиты документа, удостоверяющего личность. После проведения сумма отразится по дебету счёта 71.

Обязательно ли распечатывать кассовую книгу каждый день?

Лист кассовой книги оформляется за каждый день, в котором были кассовые операции. Если операций не было, книга за этот день не формируется. Хранить листы можно и в электронном виде, если это предусмотрено учётной политикой, но порядок хранения должен быть закреплён в организации.