Учет и Финансы · 11 мин
Как заполнить график платежей в 1С
Как заполнить график платежей в 1С: создание документа, этапы оплаты, автоматическое заполнение, проверка ошибок и корректировка графика по договору.
График платежей в 1С — это инструмент планирования денежных потоков: он фиксирует, когда и какие суммы компания должна заплатить поставщикам или получить от покупателей. Корректно заполненный график позволяет контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность, прогнозировать кассовые разрывы и формировать платежный календарь без ручных таблиц в Excel.
Механика заполнения зависит от конфигурации: в «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» график оплаты задается в заказах, счетах и договорах через этапы оплаты, а в «1С:Бухгалтерии» планирование ведется через платежный календарь и заявки на расходование денежных средств. Ниже разобраны оба подхода с конкретными действиями.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на редактирование документов и справочников, а в базе корректно заполнены договоры с контрагентами — график оплаты наследует условия из соглашения, и ошибки в договоре автоматически попадут в график.
Где в 1С находится график платежей
В конфигурациях на управляемых формах (УТ 11, ERP 2, КА 2) график оплаты расположен внутри документов: «Заказ клиента», «Заказ поставщику», «Счет на оплату», «Реализация товаров и услуг». Откройте документ и перейдите на вкладку «Этапы оплаты» — именно здесь формируется график. Если вкладки нет, проверьте, заполнены ли в документе организация, контрагент и соглашение: без них система скрывает блок оплаты.
Шаблоны графиков хранятся в справочнике «Графики оплаты» (раздел «НСИ и администрирование» → «Настройки и справочники» → «Графики оплаты» или через «Продажи» / «Закупки» → «Настройки и справочники»). Здесь создаются типовые схемы: «Предоплата 100%», «30/70», «Оплата через 14 дней» и т.д.
В «1С:Бухгалтерии» отдельного объекта «график платежей» в документах нет — планирование платежей ведется через «Платежный календарь» (раздел «Банк и касса»), куда попадают заявки на расход ДС и счета покупателям. Логика та же: каждый плановый платеж имеет дату, сумму и контрагента.
Подготовка: настройки и шаблоны графиков оплаты
Прежде чем заполнять график в каждом документе вручную, создайте типовые шаблоны. Откройте справочник «Графики оплаты» и нажмите «Создать». Укажите наименование (например, «Предоплата 30%, остаток 14 дней»), затем добавьте этапы: для каждого выберите вариант оплаты — «Аванс (до отгрузки)» или «Кредит (после отгрузки)», задайте отсрочку в календарных или банковских днях и долю платежа в процентах.
Доля последнего этапа должна доводить сумму до 100% — иначе система не даст записать шаблон или оставит часть суммы вне графика. Для этапа «Кредит» отсрочка считается от даты отгрузки (реализации), для «Аванса» — от даты документа.
Готовый шаблон можно привязать к соглашению с клиентом или договору с поставщиком: тогда при создании заказа график заполнится автоматически. Это основной способ исключить ручные ошибки и разнобой в условиях оплаты между менеджерами.
- 1Откройте справочник «Графики оплаты» и нажмите «Создать»
- 2Введите понятное наименование, отражающее условия оплаты
- 3Добавьте первый этап: вариант «Аванс», отсрочка, процент или сумма
- 4Добавьте остальные этапы так, чтобы сумма долей равнялась 100%
- 5Запишите шаблон и укажите его в соглашении или договоре контрагента
Ручное заполнение графика в документе
Если условия сделки нестандартные, график заполняется прямо в документе. Создайте заказ клиента или заказ поставщику, заполните шапку и табличную часть с товарами, затем перейдите на вкладку «Этапы оплаты». Нажмите «Добавить» и заполните строку: вариант оплаты, дата платежа, сумма или процент.
Система умеет распределять сумму автоматически: укажите процент, и сумма рассчитается от итога документа с учетом НДС. Если итог документа изменится (добавили позицию, изменили цену), используйте кнопку «Заполнить по шаблону» или пересчитайте суммы вручную — график не всегда пересчитывается сам, и это частый источник расхождений.
Дату платежа можно задать явно (конкретное число) или через отсрочку от базовой даты. Явная дата удобна для разовых сделок, отсрочка — для регулярных отношений, потому что при переносе отгрузки срок оплаты сдвинется автоматически.
Заполнение для авансовых сделок
Для сделок с предоплатой создайте первый этап с вариантом «Аванс (до отгрузки)» и датой не позже плановой отгрузки. Если предоплата частичная, добавьте второй этап «Кредит» с отсрочкой после отгрузки. Контролируйте, чтобы сумма этапов в точности равнялась итогу документа — расхождение даже в копейку приведет к «висающей» задолженности в отчетах.
Заполнение для рассрочки
При рассрочке добавьте несколько этапов «Кредит» с разными датами и долями. Практичнее задавать доли в процентах, а не фиксированными суммами: тогда при корректировке состава заказа этапы пересчитаются пропорционально. Для длинных графиков (6 и более платежей) надежнее создать отдельный шаблон в справочнике.
Автоматическое заполнение через соглашения и договоры
Самый надежный способ — настроить подстановку графика по умолчанию. В карточке соглашения с клиентом (или соглашения с поставщиком) есть поле «График оплаты»: укажите там созданный шаблон. Теперь любой заказ, созданный с этим соглашением, получит заполненную вкладку «Этапы оплаты» без участия пользователя.
Дополнительно включите в соглашении контроль задолженности и сроков оплаты, если это требуется учетной политикой: система будет предупреждать менеджера о просрочке или блокировать отгрузку. Настройка выполняется один раз и снимает большую часть рутины.
Проверьте приоритет источников: если график задан и в договоре, и в соглашении, система обычно берет данные из соглашения как более приоритетного. Чтобы не было сюрпризов, держите условия оплаты в одном месте — либо в соглашениях, либо в договорах.
Способы заполнения графика
Подходит для повторяющихся условий; заполняется одной кнопкой. Ограничение: нестандартные сделки придется править вручную.
Лучший вариант для постоянных контрагентов: график появляется сам. Требует аккуратного ведения соглашений.
Гибко для разовых и нестандартных условий, но трудоемко и чревато ошибками в суммах и датах.
Проверка результата и контроль оплат
После заполнения графика убедитесь, что данные попали в планирование. Откройте отчет «Платежный календарь» или «Ведомость расчетов с партнерами»: плановые платежи из графика должны отображаться на нужных датах с корректными суммами. Если платежа нет в календаре — проверьте, проведен ли документ и не стоит ли у него статус, исключающий из планирования.
Фактические оплаты связываются с графиком через зачет авансов и расчетные документы. Когда бухгалтерия проводит поступление или списание ДС, задолженность по этапу закрывается. Контролировать исполнение удобно отчетами «Задолженность клиентов по срокам долга» и «Задолженность перед поставщиками».
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Есть разница — в отчетах появится незакрытый остаток
Аванс раньше отгрузки, кредит — после нее
Дата кредита раньше даты отгрузки или в прошлом
Платеж виден на плановую дату
Платежа нет — документ не проведен или график пуст
После оплаты долг по этапу обнуляется
Оплата прошла, а долг висит — не зачтен аванс или неверно указан документ расчетов
Изменение и корректировка графика
Если контрагент договорился о переносе платежа, откорректируйте график в исходном документе: откройте заказ, измените дату или сумму этапа и перепроведите документ. Если документ закрыт периодом или по нему есть отгрузка, редактирование может быть заблокировано — тогда используйте корректировочные механизмы конфигурации или оформите согласованное изменение через рабочее место согласования заказов.
Не редактируйте график «задним числом» в закрытом периоде: это меняет отчетность по задолженности за прошлые даты и может разойтись с данными бухгалтерского учета. Правильный путь — зафиксировать новую договоренность текущей датой.
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с графиками платежей — следствие ручного ввода и невнимательности к итогам. Ниже собраны ошибки, которые чаще всего приводят к расхождениям в учете.
Чтобы минимизировать ошибки, введите правило: любые изменения суммы документа завершаются проверкой вкладки «Этапы оплаты». Для массовых операций используйте групповую обработку документов, но обязательно сверяйте итоги после нее.
Как выбрать способ заполнения
Частые вопросы
Почему в документе нет вкладки «Этапы оплаты»?
Чаще всего не заполнены обязательные поля шапки: организация, контрагент или соглашение. Также проверьте, что в настройках функциональности включен учет расчетов и этапов оплаты, а у пользователя есть права на соответствующие объекты.
Можно ли заполнить график сразу в нескольких заказах?
Да, через групповую обработку: выделите документы в списке и примените изменение реквизита «График оплаты» или заполнение по шаблону. После обработки обязательно сверьте суммы этапов с итогами документов — при разных суммах заказов процентное распределение корректно, а фиксированные суммы могут не сойтись.
Что делать, если оплата пришла частями и не совпадает с этапами?
График — это план, а фактические оплаты зачитываются на задолженность в целом по документу или договору. Частичные оплаты закроют этапы последовательно. Если нужна точная привязка платежа к конкретному этапу, укажите документ расчетов в платежном поручении вручную.
Как перенести дату платежа, не меняя отгрузку?
Откройте документ, на вкладке «Этапы оплаты» исправьте дату нужного этапа и перепроведите. Если документ в закрытом периоде, согласуйте изменение с бухгалтерией и оформите его текущей датой, чтобы не нарушить отчетность прошлых периодов.
Почему платеж из графика не попал в платежный календарь?
Проверьте три вещи: документ проведен, его статус допускает планирование (не «черновик» и не «отменен»), а в настройках платежного календаря выбраны нужные организация и период. Также убедитесь, что дата этапа попадает в отображаемый диапазон календаря.
Чем отличается отсрочка в банковских и календарных днях?
Отсрочка в календарных днях считает все дни подряд, в банковских — только рабочие дни банков. При одинаковом числе дней срок оплаты в банковских днях будет позже. Выбирайте тот вариант, который указан в договоре с контрагентом, чтобы сроки в 1С совпадали с юридическими обязательствами.
Что важно запомнить
График платежей заполняется на вкладке «Этапы оплаты» документа или автоматически из шаблона в соглашении. Сумма этапов должна равняться итогу документа, даты — соответствовать логике сделки (аванс до отгрузки, кредит после). Результат проверяется в платежном календаре и отчетах по задолженности, а изменения в закрытых периодах оформляются только текущей датой.