Как заполнить авансовый отчет в 1С Бухгалтерия

Авансовый отчет в 1С Бухгалтерия 8.3 — это документ, которым подотчетное лицо отчитывается за израсходованные деньги: покупку материалов, оплату услуг, командировочные и представительские расходы. От корректности его заполнения зависят проводки, расчеты с сотрудником и обоснованность расходов перед налоговой.

Документ находится в разделе Покупки → Авансовые отчеты (в некоторых конфигурациях — также в разделе «Банк и касса»). Прежде чем заполнять отчет, убедитесь, что сотруднику выдан аванс: документ «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Без выданного аванса программа не сможет корректно закрыть расчеты по счету 71.

Ниже — полный порядок заполнения: от создания документа до проверки проводок, а также разбор типичных ошибок и спорных ситуаций, с которыми сталкиваются бухгалтеры.

Что подготовить перед заполнением отчета

До начала работы в программе соберите первичные документы сотрудника: кассовые и товарные чеки, БСО, счета и акты от поставщиков, билеты и посадочные талоны при командировке. Каждый чек должен содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать покупку: дату, сумму, наименование продавца.

Проверьте в программе три вещи. Во-первых, сотрудник заведен в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица» — без этого его нельзя выбрать в отчете. Во-вторых, аванс действительно выдан и проведен: откройте карточку счета 71 по этому сотруднику и убедитесь, что есть дебетовое сальдо. В-третьих, номенклатура и контрагенты из чеков при необходимости созданы в справочниках — их можно добавить прямо из документа.

Создание документа и шапка отчета

Откройте Покупки → Авансовые отчеты и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, сотрудника и склад по умолчанию (если отчитываетесь за товары). Поле «Назначение аванса» заполните текстом — например, «приобретение материалов для офиса»: оно попадет в печатную форму АО-1.

Дата документа — это дата утверждения отчета руководителем, а не дата покупок. От неё зависят период проводок и дата принятия НДС к вычету. Даты самих чеков указываются отдельно в каждой строке табличной части.

Если аванс выдавался несколькими документами, программа позволяет подобрать их все — расчеты сведутся автоматически по сальдо счета 71 на дату отчета.

Вкладка «Авансы»: как подобрать выданные суммы

На вкладке «Авансы» нажмите «Добавить» и выберите документ выдачи — расходный кассовый ордер или списание с расчетного счета. Программа подтянет сумму автоматически. Если авансов несколько, добавьте каждый отдельной строкой.

Контрольный момент: сумма всех строк на вкладках с расходами не должна превышать сумму авансов, иначе разница станет задолженностью организации перед сотрудником (перерасход). Это допустимо — перерасход выдается из кассы после утверждения отчета — но должно быть осознанным решением, а не ошибкой ввода.

Вкладки «Товары» и «Оплата»: отражаем покупки

На вкладке «Товары» отражайте приобретенные материалы, товары, инвентарь. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену, счет учета (10.01 для материалов, 41.01 для товаров, 10.09 для инвентаря) и данные подтверждающего документа: номер и дату чека или накладной.

Если поставщик выдал счет-фактуру с выделенным НДС, поставьте ставку НДС в строке, укажите реквизиты счета-фактуры и зарегистрируйте его — программа создаст документ «Счет-фактура полученный» автоматически. По чекам из розницы НДС к вычету обычно не принимается, даже если налог выделен в чеке: для вычета нужен счет-фактура.

На вкладке «Оплата» отражайте безналичную оплату поставщикам, которую сотрудник провел по поручению организации (например, через клиент-банк с корпоративной карты): укажите контрагента, договор, сумму и счет учета расчетов. Эта сумма закроет или образует аванс поставщику на счете 60.

1. 1
   Добавьте строку на вкладке «Товары»
2. 2
   Выберите или создайте номенклатуру, укажите количество и цену
3. 3
   Проверьте счет учета: материалы — 10.01, товары — 41.01, инвентарь — 10.09
4. 4
   Внесите номер и дату чека или накладной, при наличии счета-фактуры — его реквизиты
5. 5
   Проверьте, что итог по документу совпадает с суммой приложенных чеков

Вкладка «Прочее»: услуги, командировочные и представительские расходы

Вкладка «Прочее» предназначена для расходов без оприходования ценностей: проездные билеты, гостиница, суточные, канцелярские мелочи, оплата услуг наличными. Для каждой строки укажите сумму, счет затрат (26, 44, 25 — в зависимости от назначения) и аналитику: подразделение, статью затрат, при командировке — сотрудника.

Суточные вносите отдельной строкой с суммой по нормам, принятым в организации. НДФЛ суточные в пределах установленных лимитов не облагаются; сверхлимитные суммы программа учтет при расчете налога, если настроена соответствующая аналитика. Проверьте, что вид расхода в строке соответствует типу затрат — от этого зависит отражение в налоговом учете.

Представительские расходы (деловые обеды, переговоры) отражайте здесь же, но помните: в налоговом учете они нормируются в пределах доли от фонда оплаты труда. Программа выполнит нормирование при закрытии месяца, но корректная аналитика в строке отчета обязательна.

Удобно заполнять отчет в порядке следования чеков по датам: так проще сверить итоговую сумму с приложенными документами и найти пропущенный чек. Итог по документу виден внизу формы — сверяйте его до проведения, а не после.

Проведение документа и проверка проводок

После заполнения всех вкладок нажмите «Провести», затем откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте проводки. Типовая картина: Дт 10 (41, 26, 44) — Кт 71 на суммы расходов, Дт 19 — Кт 71 на НДС, Дт 60 — Кт 71 по оплатам поставщикам.

Далее сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам. Если отчет полностью покрывает аванс — сальдо по сотруднику обнулится. Дебетовое сальдо означает неизрасходованный остаток: сотрудник должен вернуть его в кассу (документ «Приходный кассовый ордер»). Кредитовое сальдо — перерасход, который организация обязана возместить.

Распечатайте форму АО-1 по кнопке «Печать», приложите чеки, подпишите у сотрудника и руководителя. Электронный документ в программе не заменяет подписанный бумажный отчет, если в организации ведется бумажный документооборот.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счету 71 по сотруднику

Норма

Ноль, либо осознанный остаток долга одной из сторон

Тревожный признак

Неожиданное сальдо, которое не можете объяснить

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт счетов затрат/запасов — Кт 71, НДС на 19 счете

Тревожный признак

Проводки по счету 76 или отсутствие проводок по НДС при наличии счета-фактуры

Итог документа против суммы чеков

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение — есть пропущенный или лишний чек

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — неправильный счет учета в строке: материалы попадают на 41 счет вместо 10, и складской учет расходится с бухгалтерским. Исправление: отмените проведение, измените счет, проведите заново. Если период закрыт, делайте корректировку текущей датой.

Вторая типичная проблема — дублирование расходов: бухгалтер оформляет и авансовый отчет, и отдельный документ «Поступление товаров и услуг» на ту же покупку. В результате затраты задваиваются. Правило простое: одна покупка — один документ. Если поставщик выдал накладную на организацию, а платил сотрудник, отражайте покупку через авансовый отчет с указанием реквизитов накладной.

Третья ошибка — отчет проведен раньше документа выдачи аванса датой, из-за чего на момент отчета образуется кредитовое сальдо по 71 счету. Проверьте даты документов и при необходимости перепроведите их в правильной хронологии.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить один авансовый отчет на несколько командировок?

Технически программа позволяет, но делать так не рекомендуется: каждая командировка имеет свой приказ, сроки и нормы суточных. Оформляйте отдельный отчет на каждую командировку — так проще контролировать сроки отчетности и обосновывать расходы.

Что делать, если сотрудник потерял чек?

Без подтверждающего документа расход нельзя принять в учете обоснованно. Сотрудник может написать объяснительную и приложить косвенные подтверждения (выписку с карты), но решение о принятии такого расхода принимает руководитель, а для налогового учета он, скорее всего, не будет признан.

Как отразить покупку за валюту в командировке за границей?

В авансовом отчете укажите валюту и сумму в валюте — программа пересчитает расходы в рубли по курсу ЦБ. Курсовые разницы по подотчетным суммам рассчитываются автоматически при проведении документа.

Нужно ли распечатывать форму АО-1, если документооборот электронный?

Если в организации утвержден электронный документооборот с использованием электронных подписей, бумажная форма не обязательна. Во всех остальных случаях распечатайте АО-1, приложите чеки и соберите подписи сотрудника, бухгалтера и руководителя.

Сотрудник не вернул остаток аванса — что делать в программе?

Дебетовое сальдо по счету 71 останется висеть на сотруднике. Оформите возврат через «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Если сотрудник не возвращает деньги, организация вправе удержать сумму из зарплаты в установленном порядке.

Можно ли изменить проведенный авансовый отчет?

Да, если период не закрыт: отмените проведение, внесите правки и проведите заново. Если отчет попал в закрытый период или в сданную отчетность, изменения вносятся корректировочными документами текущей датой, чтобы не нарушить данные прошлых периодов.