Учет и Финансы · 11 мин
Как заполнить акты сверки в 1С: пошаговое руководство
Как заполнить акт сверки взаиморасчётов в 1С: пошаговая инструкция для Бухгалтерии и УТ, проверка расхождений, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату. В 1С он формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно настроить параметры, проверить результат и разобраться с расхождениями, если они появились.
Ошибка в акте сверки почти всегда означает не «неправильную кнопку», а проблему в учёте: непроведённые документы, задвоенные контрагенты, оплаты, отнесённые не на тот договор. Поэтому заполнение акта стоит рассматривать как контрольную процедуру, а не как механическую печать формы.
Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и «1С:Управление торговлей» (ред. 11), а также способы проверки результата и разбора расхождений.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ называется «Акт сверки расчётов» и доступен в разделах «Покупки» и «Продажи». Один и тот же документ можно создать из любого раздела — разницы в данных нет, меняется только удобство доступа.
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексной автоматизации» документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → подраздел документов по расчётам. Логика заполнения аналогична, но опирается на регистры расчётов с партнёрами, а не на бухгалтерские счета.
В «1С:Бухгалтерии» также есть удобный вход через карточку контрагента: откройте справочник «Контрагенты», выберите нужного и воспользуйтесь командой создания акта сверки — поля организации и контрагента подставятся автоматически.
Подготовка: что проверить до формирования акта
Прежде чем создавать акт, убедитесь, что все документы за сверяемый период проведены. Непроведённые реализации и оплаты не попадут в акт, и сальдо исказится. Удобно воспользоваться обработкой «Проведение документов» или отчётом по документам контрагента.
Проверьте, нет ли задвоенных карточек контрагента. Если один и тот же поставщик заведён дважды (например, с ИНН и без), расчёты развалятся на две карточки, и акт по каждой из них будет неполным. Дубликаты объединяют через обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».
Третий момент — корректность договоров. В акте сверки расчёты группируются по договорам, поэтому оплата, отнесённая на «Основной договор» вместо конкретного договора поставки, создаст ложное сальдо. Перед сверкой полезно сформировать ОСВ по счетам 60 и 62 с субконто «Договоры» и убедиться, что нет одновременно дебетового и кредитового сальдо по одному контрагенту без причины.
Пошаговое заполнение акта сверки в 1С:Бухгалтерии
Создайте новый документ: «Покупки» → «Акты сверки расчётов» → кнопка «Создать». В шапке укажите организацию, контрагента и период сверки. Период обычно совпадает с кварталом, годом или сроком действия договора — уточните у контрагента, за какой интервал он ждёт сверку.
На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным учёта». Программа подтянет все проведённые документы расчётов за период: поступления, реализации, оплаты, возвраты, корректировки. Если договоров несколько, укажите конкретный договор в шапке — тогда в акт попадут операции только по нему.
Проверьте список счетов учёта: по умолчанию в сверку включаются счета 60, 62, 76 и связанные с ними субсчета. Если с контрагентом есть расчёты по счету 66 (займы) или 67, добавьте их в настройках документа вручную, иначе эти операции в акт не попадут.
На вкладке «По данным контрагента» можно внести данные, которые прислала вторая сторона, — это удобно при встречной сверке: табличная часть заполняется вручную или копированием из письма. Итоговое сальдо программа покажет внизу формы с расшифровкой «в нашу пользу» или «в пользу контрагента».
- 1Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчётов» и создайте новый документ
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3На вкладке «По данным организации» нажмите «Заполнить» → «По данным учёта»
- 4Проверьте список счетов расчётов и при необходимости добавьте недостающие
- 5Сравните итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60, 62, 76
- 6Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»
- 7Передайте акт контрагенту и после подписания отметьте «Сверка согласована»
Особенности сверки в 1С:Управление торговлей
В УТ 11 документ «Сверка взаиморасчётов» строится по регистрам расчётов с клиентами и поставщиками, а не по бухгалтерским счетам. Создайте документ из раздела «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов», укажите партнёра, контрагента и период, затем нажмите «Заполнить».
Особенность УТ — возможность включить в сверку данные контрагента прямо в документе и автоматически сопоставить их со своими. Программа подсветит расхождения: операции, которые есть у вас, но отсутствуют у партнёра, и наоборот. Это заметно ускоряет разбор разногласий по сравнению с ручным сличением двух печатных форм.
Учтите, что расчёты в УТ ведутся в разрезе объектов расчётов (заказов, накладных, соглашений). Если в настройках включён режим расчётов «по заказам», акт покажет детализацию по каждому заказу — это нормально, но при большом объёме форма получается громоздкой. Для печатной версии можно настроить группировку по документам расчётов.
Бухгалтерия или УТ: где формировать сверку
Подходит для итоговой сверки по счетам учёта; результат совпадает с бухгалтерской отчётностью. Ограничение: нет автоматического сопоставления с данными контрагента.
Удобна для оперативной сверки с менеджерскими деталями по заказам и автосопоставлением данных партнёра. Ограничение: сальдо может отличаться от бухучёта из-за неотражённых в бухгалтерии операций.
Проверка результата и работа с расхождениями
Контрольный ориентир — оборотно-сальдовая ведомость по счетам расчётов с отбором по контрагенту за тот же период. Итоговое сальдо акта должно совпасть с сальдо ОСВ до копейки. Если цифры разошлись, ищите причину по контрольным точкам ниже.
Типичные причины расхождений: непроведённые документы, документы за пределами периода сверки, операции по другому договору, ручные операции, отражённые на счетах, не включённых в настройку акта. Реже встречаются исправленные документы, где старая и новая версия попали в разные периоды.
Если расхождение обнаружил контрагент, а не вы, запросите у него акт с расшифровкой и сличите построчно. Чаще всего разногласия сводятся к оплатам, проведённым банком на границе периода, и к накладным, которые одна сторона уже приняла к учёту, а вторая — ещё нет. Такие операции фиксируют как «неотражённые» и переносят в следующий период сверки.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Есть разница — ищите непроведённые или «чужие» документы
Равно конечному сальдо предыдущего периода
Сальдо «прыгает» — были исправления задним числом
Все накладные и оплаты за период присутствуют
Не хватает документов — проверьте договор и счета в настройках
После подписания установлен флаг «Сверка согласована»
Акт распечатан, но статус не проставлен — документ «висит» незавершённым
Печать, подписание и хранение акта
Печатная форма выводится кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчётов». В типовой форме есть поля для подписей обеих сторон и строка итоговой задолженности прописью. Если контрагент просит другой формат (например, с детализацией по счетам-фактурам), воспользуйтесь внешними печатными формами или настройкой макета — типовая форма редактируется через механизм печатных форм.
После того как контрагент вернул подписанный экземпляр, установите в документе признак «Сверка согласована» (в Бухгалтерии — соответствующий флаг или статус). Это важно для аудита: согласованные акты подтверждают достоверность дебиторской и кредиторской задолженности в отчётности.
Сканы подписанных актов удобно прикреплять прямо к документу через механизм присоединённых файлов — тогда при выездной проверке или инвентаризации расчётов не придётся искать бумажные оригиналы в архиве. Электронный документооборот (ЭДО) позволяет обмениваться актами сверки без печати, если оператор ЭДО и контрагент поддерживают такой формат.
Типичные ошибки при заполнении актов сверки
Самая распространённая ошибка — сверка по «всем договорам», когда у контрагента их несколько с разными условиями. Итоговое сальдо при этом формально верное, но разобрать, по какому договору долг, невозможно. Формируйте отдельный акт по каждому договору, если расчёты ведутся раздельно.
Вторая частая проблема — сверка в разных валютах учёта. Если договор в валюте, а акт сформирован в рублях, контрагент может не узнать свои цифры из-за курсовых разниц. В таких случаях договоритесь о валюте сверки заранее и укажите её в документе.
Третья ошибка — изменение документов задним числом после подписания акта. Любое перепроведение прошлого периода меняет сальдо, и следующий акт не сойдётся с предыдущим. Если исправление неизбежно, оформите корректировку текущей датой или согласуйте с контрагентом повторную сверку.
Часто задаваемые вопросы
Почему в акт сверки не попали некоторые документы?
Проверьте три вещи: проведён ли документ, попадает ли его дата в период сверки и указан ли в акте тот же договор, что и в документе. Также убедитесь, что счёт учёта документа включён в список счетов сверки в настройках акта.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
В типовой Бухгалтерии акт создаётся по одному контрагенту. Для массовой сверки используют внешние обработки пакетного формирования либо формируют акты по списку дебиторов из отчёта «Задолженность покупателей» последовательно.
Что делать, если контрагент прислал акт с расхождениями?
Сформируйте свой акт за тот же период и сличите построчно. Обычно разница — в оплатах на границе периода или непроведённых накладных. Найденные у себя ошибки исправьте документами, спорные операции зафиксируйте в акте как неотражённые и перенесите в следующий период.
Обязательно ли проводить документ «Акт сверки» в базе?
Документ не формирует бухгалтерских проводок, поэтому его проведение не влияет на учёт. Но сохранять и проводить его стоит: это фиксирует историю сверок, статус согласования и позволяет хранить присоединённые сканы подписанных актов.
Как сверить расчёты по валютному договору?
В шапке акта укажите валюту договора — программа построит сверку в ней. Согласуйте с контрагентом, в какой валюте сверяться: рублёвые суммы у сторон могут не совпадать из-за разницы курсов на даты оплаты и отгрузки, что является нормой, а не ошибкой.
Делает ли акт сверки запись в учёте или меняет задолженность?
Нет. Акт сверки — справочный документ, он только отражает уже существующие в учёте обороты и сальдо. Задолженность изменяют первичные документы: реализации, поступления, оплаты и корректировки долга.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически по данным учёта: укажите контрагента, договор и период, нажмите «Заполнить». Обязательный контроль — совпадение итогового сальдо с ОСВ по счетам расчётов. Не подписывайте акт с расхождениями и не меняйте документы прошлых периодов после согласованной сверки.