Как заполнить акт сверки в 1С

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов между вашей организацией и контрагентом на определенную дату. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) акт формируется автоматически на основе проведенных документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно указать параметры и проверить результат.

Ошибки в акте сверки чаще всего связаны не с самим документом, а с исходными данными: непроведенными накладными, разными договорами, дублями контрагентов. Поэтому заполнение акта стоит начинать с проверки учета, а заканчивать — контролем итогового сальдо до отправки документа контрагенту.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом» и находится в меню «Покупки» или «Продажи» в подразделе «Расчеты с контрагентами». Также его можно найти через полнотекстовый поиск по названию документа.

В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации документ расположен в разделе «Продажи» — «Документы продажи» или «Закупки» — «Документы закупки» в зависимости от того, с кем сверяетесь. В некоторых версиях акт доступен из карточки контрагента по кнопке «Сверка взаиморасчетов».

Если документа нет в интерфейсе, проверьте функциональность программы: в Бухгалтерии нужные опции включаются в разделе «Администрирование» — «Параметры учета». Также убедитесь, что у вашей роли есть права на создание этого вида документов — при ограниченных правах пункт меню может быть скрыт.

Подготовка: что проверить до создания документа

Прежде чем формировать акт, убедитесь, что все первичные документы за период сверки проведены. Непроведенные реализации, поступления и оплаты в акт не попадут, и сальдо окажется неверным. Быстрый способ проверки — построить оборотно-сальдовую ведомость по счету расчетов (60, 62, 76) с отбором по контрагенту.

Второй частый источник расхождений — дубли контрагентов в справочнике. Если один и тот же партнер заведен дважды (например, с полным и сокращенным наименованием), расчеты разнесены по разным карточкам, и акт по одной из них покажет неполную картину. Перед сверкой выполните поиск и объединение дублей через «Администрирование» — «Обслуживание» — «Корректировка данных».

Пошаговое создание акта сверки

Откройте список актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа последовательно заполните поля: организация (если в базе их несколько), контрагент, договор — если сверка ведется по конкретному договору. Если договор не указан, программа соберет данные по всем договорам контрагента.

Укажите период сверки — даты начала и окончания. Важно: сальдо на начало периода программа рассчитает автоматически по данным учета, поэтому период должен совпадать с тем, что ожидает контрагент. Расхождение в датах — типичная причина «несходящихся» актов.

Нажмите кнопку «Заполнить» (в разных конфигурациях — «Заполнить по данным учета» или аналогичную). Табличная часть заполнится документами: реализациями, поступлениями, платежными поручениями, корректировками. Колонки «Дебет» и «Кредит» отражают увеличение и уменьшение задолженности.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента и при необходимости договор
3. 3
   Укажите период сверки и валюту расчетов
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте табличную часть
5. 5
   Сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60, 62, 76
6. 6
   Запишите документ и выведите печатную форму

Сверка по нескольким договорам

Если с контрагентом заключено несколько договоров, есть два варианта: сформировать один акт без указания договора (в табличной части появится разбивка по договорам) или создать отдельный акт по каждому договору. Первый вариант удобен для общей сверки, второй — когда контрагент учитывает задолженность раздельно.

Сверка в валюте

При расчетах в валюте укажите валюту в шапке документа. Программа покажет суммы в валюте договора. Помните, что рублевый эквивалент из-за курсовых разниц может не совпадать с суммами в учете контрагента, поэтому валютные акты сверяйте именно в валюте расчетов.

Проверка и корректировка данных в акте

После автоматического заполнения сравните итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью по счету расчетов за тот же период с отбором по контрагенту и договору. Значения должны совпасть до копейки. Если сальдо различается — ищите документ, который не попал в акт или попал лишний.

Табличную часть можно редактировать вручную: добавлять строки, которых нет в учете (например, документ есть у контрагента, но не заведен у вас), или удалять ошибочные. Ручные правки помечайте для себя — они не изменяют данные учета, а только печатную форму. Если расхождение существенное, правильнее исправить учетные документы, а не акт.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с ОСВ по счету расчетов до копейки

Тревожный признак

Разница даже в копейках — ищите непроведенный или лишний документ

Перечень документов в табличной части

Норма

Все реализации, поступления и оплаты за период на месте

Тревожный признак

Документы отсутствуют или дублируются

Сальдо на начало периода

Норма

Равно сальдо конца предыдущего акта сверки

Тревожный признак

Начальное сальдо «прыгает» между актами

Печать и отправка контрагенту

Для вывода печатной формы нажмите кнопку «Печать» и выберите «Акт сверки расчетов». Типовая форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов, итоговое сальдо и поля для подписей. Проверьте, что в форму подтянулись корректные наименование организации, ИНН и подписант — эти данные берутся из карточки организации.

Если акт подписывается в электронном виде, используйте обмен электронными документами (ЭДО), если он настроен в вашей конфигурации. При бумажном обмене распечатайте два экземпляра: один остается у вас с подписью контрагента, второй отправляется партнеру.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — формирование акта при непроведенных документах. Второе место занимает неверный период: акт, начинающийся «с нуля» без учета прошлой задолженности, выглядит для контрагента как сбой. Третья группа ошибок — ручные правки табличной части без исправления учета.

Если контрагент вернул акт с замечаниями, не редактируйте старый документ «задним числом» без анализа. Сначала выясните, какие строки вызывают возражение, сверьте их с первичными документами обеих сторон и только потом вносите исправления — в учет или в новый акт.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сальдо акта не совпадает с ОСВНайдите непроведенные или лишние документы за период и исправьте учет

Контрагент не согласен с отдельными строкамиЗапросите у него первичные документы и сверьте построчно

Несколько договоров с одним контрагентомСформируйте акт без указания договора или отдельные акты по каждому

Расчеты в валютеУкажите валюту в шапке и сверяйте суммы в валюте, а не в рублях

Часто задаваемые вопросы

Почему в акт сверки не попал документ оплаты?

Чаще всего платежное поручение не проведено, проведено другой датой за пределами периода сверки или относится к другому договору. Проверьте статус документа в журнале и реквизиты договора в его шапке.

Можно ли сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?

Да, акт можно создать за любой период, даже если он закрыт для редактирования. Данные подтянутся по состоянию учета на текущий момент, поэтому если после закрытия периода в него вносились исправления, акт покажет уже скорректированные цифры.

Что делать, если у контрагента в базе несколько карточек-дублей?

Объедините дубли штатной обработкой поиска и удаления дублей, после чего пересформируйте акт. Все документы будут перенесены на основную карточку, и сверка покажет полную картину расчетов.

Обязательно ли подписывать акт сверки?

Закон не обязывает стороны подписывать акт сверки — это добровольная процедура. Однако подписанный акт подтверждает согласие сторон с состоянием расчетов и прерывает течение срока исковой давности, поэтому его регулярное подписание защищает интересы кредитора.

Как сверить расчеты, если часть документов оформлена вне 1С?

Документы, не отраженные в учете, можно добавить в табличную часть акта вручную. Но правильнее сначала внести их в базу корректными первичными документами — иначе ручные строки создадут расхождение между актом и данными учета.

Можно ли изменить печатную форму акта?

Да, типовую форму можно скорректировать через механизм внешних печатных форм или доработку конфигурации. Для разовых изменений достаточно отредактировать реквизиты в карточке организации и контрагента — они подтягиваются в форму автоматически.