Как заполнить акт о результатах инвентаризации в 1С

Акт о результатах инвентаризации (форма ИНВ-26 или аналогичный документ в 1С) — итоговый документ, который подводит черту под всей инвентаризационной кампанией. В него попадают данные из приказа, инвентаризационных описей и сличительных ведомостей, поэтому ошибка на любом предыдущем этапе автоматически «подтягивается» в итоговый акт. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP) цепочка документов выстроена так, чтобы акт заполнялся максимально автоматически — задача пользователя сводится к корректному вводу первичных данных о фактических остатках.

Порядок действий немного различается в зависимости от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» используется документ «Инвентаризация товаров на складе» с печатной формой ИНВ-26, в «1С:Управление торговлей» и ERP действует расширенный блок «Пересчеты товаров» с ордерным складом и статусами. Ниже разобрана общая логика работы, которая применима к обоим сценариям, а также отличия и типовые ошибки.

Подготовка: что должно быть оформлено до акта

Акт о результатах инвентаризации — не первый документ в цепочке. До его формирования в программе должны быть корректно отражены учётные остатки: проведены все поступления, реализации, перемещения и списания на дату инвентаризации. Если часть документов осталась непроведённой, опись заполнится недостоверными данными, и сличение даст ложные расхождения.

Проверьте также настройки складского учёта: в «Управлении торговлей» и ERP убедитесь, что склад, по которому проводится инвентаризация, корректно выбран в документе, а статусная модель склада (ордерная или обычная) соответствует фактической схеме работы. Для ордерных складов расхождения выявляются с учётом распоряжений на отгрузку и приёмку, что меняет порядок заполнения.

Создание приказа и инвентаризационной описи

В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию, склад, дату и ответственное лицо. По кнопке «Заполнить» программа подтянет учётные остатки на указанную дату — колонка «Количество (учёт)». На вкладке «Инвентаризационная комиссия» заполните состав комиссии и председателя, на вкладке «Проведение инвентаризации» — даты начала и окончания, номер и дату приказа, основание.

В «1С:Управление торговлей» и ERP логика аналогична, но документ называется «Приказ на пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров»). Приказ задаёт период пересчёта и склад, а фактические данные вносятся уже в самом документе пересчёта. Печатная форма приказа (ИНВ-22) выводится из этого же документа.

1. 1
   Проведите все документы движения товаров на дату инвентаризации
2. 2
   Создайте документ инвентаризации (приказ на пересчёт) и укажите склад и дату
3. 3
   Заполните табличную часть учётными остатками кнопкой «Заполнить»
4. 4
   Внесите фактические количества по результатам подсчёта
5. 5
   Проверьте расхождения, напечатайте опись и сличительную ведомость
6. 6
   Оформите оприходование излишков и списание недостач
7. 7
   Сформируйте итоговый акт о результатах инвентаризации

Внесение фактических остатков и расчёт расхождений

Фактическое количество вводится в колонку «Количество (факт)» табличной части документа. В бухгалтерской конфигурации это делается вручную построчно или через «Заполнить по инвентаризации» при использовании терминала сбора данных. Если фактическое количество совпадает с учётным, строку можно не трогать — программа считает расхождение нулевым.

После заполнения колонки «Факт» документ автоматически рассчитывает отклонение: положительное значение означает излишек, отрицательное — недостачу. В «Управлении торговлей» удобно использовать рабочее место пересчёта, где строки с расхождениями подсвечиваются, а отбор «Только расхождения» позволяет быстро проверить проблемные позиции перед печатью ведомостей.

Практический совет: перед проведением документа сверьте итоговые суммы расхождений с бумажными листами подсчёта комиссии. Арифметическая ошибка на этом этапе потом потребует сторнирования уже проведённых оприходований и списаний.

Формирование сличительной ведомости и акта о результатах

Когда фактические данные внесены и проверены, из документа инвентаризации доступны печатные формы: инвентаризационная опись (ИНВ-3), сличительная ведомость (ИНВ-19) и акт о результатах инвентаризации (ИНВ-26). В «1С:Бухгалтерии» они вызываются через кнопку «Печать» в форме документа. Сличительная ведомость включает только позиции с расхождениями — если расхождений нет, формировать её не требуется.

Акт о результатах инвентаризации (ИНВ-26) подтягивает данные из шапки документа: реквизиты приказа, состав комиссии, период проведения — и итоговые суммы излишков и недостач. Проверьте перед печатью, что заполнены поля о расписках материально ответственных лиц и заключении комиссии: в типовой форме эти сведения берутся из табличных частей документа, и пустые поля придётся дописывать вручную на бумаге.

Если учётная политика организации предусматривает самостоятельно разработанные формы вместо унифицированных ИНВ-форм, печатные формы можно доработать через внешние печатные формы, не меняя конфигурацию.

Отражение излишков и недостач в учёте

На основании проведённой инвентаризации создайте документы «Оприходование товаров» (для излишков) и «Списание товаров» (для недостач). В «1С:Бухгалтерии» это делается кнопкой «Создать на основании» прямо из инвентаризации — программа разнесёт позиции по типу расхождения автоматически. Излишки приходуются по рыночной стоимости на счёт прочих доходов, недостача относится на счёт 94 с последующим списанием на виновных лиц или финансовый результат.

В «Управлении торговлей» и ERP аналогичную роль играют документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров», а при ордерной схеме дополнительно формируются складские ордера. Обратите внимание: недостача в пределах норм естественной убыли и сверх норм оформляется разными аналитиками списания, поэтому заранее подготовьте решение руководителя о порядке отнесения сумм.

Проверка результата и сверка с учётом

После проведения оприходования и списания сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам товарных запасов или отчёт «Остатки товаров на складах» на дату после инвентаризации. Остатки в учёте должны совпасть с фактическими данными, зафиксированными в описи. Если есть расхождение — ищите неучтённый документ движения или ошибку при вводе фактических количеств.

Дополнительная контрольная точка — счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»: после завершения всех процедур (взыскание с виновных, списание на расходы) остаток по нему должен быть закрыт либо соответствовать суммам, решение по которым ещё не принято руководством. «Висящий» остаток на 94-м счёте — частая претензия аудиторов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в отчёте после оприходования и списания

Норма

Совпадают с фактическими данными описи

Тревожный признак

Есть разница — не проведён документ движения или ошибка ввода

Расхождения в документе инвентаризации

Норма

Все строки с отклонениями объяснены и оформлены излишком или недостачей

Тревожный признак

Есть расхождения без связанных документов оприходования/списания

Остаток по счёту 94

Норма

Закрыт или равен сумме по незавершённым решениям руководства

Тревожный признак

Остаток «висит» без документального основания

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию в 1С задним числом?

Технически документ можно создать прошедшей датой, но учётные остатки программа заполнит именно на эту дату. Проблема в том, что оприходование и списание на основании такого документа тоже придётся проводить задним числом, что изменит ранее сданную отчётность. Безопаснее оформлять документы текущей датой с указанием в комментарии фактического периода пересчёта, если отчётность за прошлый период уже сдана.

Что делать, если товара нет в учёте, но он есть фактически?

Это излишек. Добавьте позицию в табличную часть документа инвентаризации вручную: учётное количество будет нулевым, фактическое — по результатам подсчёта. После проведения создайте на основании документ оприходования, указав рыночную стоимость для отражения в доходах.

Обязательно ли использовать унифицированные формы ИНВ-3, ИНВ-19 и ИНВ-26?

Нет, организация вправе разработать собственные формы, закрепив их в учётной политике. Однако типовые печатные формы 1С соответствуют унифицированным бланкам и удовлетворяют требованиям проверяющих, поэтому на практике большинство организаций использует именно их без доработки.

Как оформить пересортицу при инвентаризации в 1С?

Пересортица — это одновременный излишек одной позиции и недостача другой. В документе инвентаризации обе позиции отразятся с расхождениями разного знака. Зачёт пересортицы оформляется решением руководителя, а в учёте — через оприходование и списание с соответствующей аналитикой. Автоматического «взаимозачёта» в типовых конфигурациях нет, суммы проходят через счёт 94 и прочие доходы раздельно.

Почему кнопка «Заполнить» не подтягивает остатки?

Чаще всего причина в том, что документы движения не проведены, склад указан неверно, либо остатки учитываются по другой организации. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» с теми же отборами, что в документе. Если отчёт пуст — проблема в данных учёта, а не в документе инвентаризации.

Нужен ли отдельный акт, если расхождений не выявлено?

Да. Акт о результатах инвентаризации оформляется в любом случае — это подтверждение того, что инвентаризация проведена и учётные данные соответствуют фактическим. Сличительная ведомость при отсутствии расхождений не формируется, а в акте итоговые суммы излишков и недостач будут нулевыми.