Учет и Финансы · 8 мин
Как заносить в 1С самозанятых: пошаговая инструкция
Как оформить самозанятого в 1С: создание контрагента, договор, акт, чек НПД, проводки и типичные ошибки. Пошаговая инструкция для бухгалтера.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С отличается от учёта штатных сотрудников и обычных подрядчиков-ИП. Самозанятый не удерживает НДФЛ, организация не платит за него страховые взносы, но обязана проконтролировать статус исполнителя и получить чек из приложения «Мой налог». Ошибки в оформлении грозят доначислением налогов и переквалификацией договора в трудовой.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, ЗУП, Управление нашей фирмой) самозанятый заводится как физическое лицо — контрагент с договором гражданско-правового характера. В свежих релизах 1С:Бухгалтерии добавлен специальный вид договора и обмен чеками с ФНС, что упрощает учёт. Ниже разобрана полная схема: от создания карточки контрагента до закрывающих документов и проверки чеков.
Проверка статуса самозанятого до заведения в 1С
До создания документов убедитесь, что исполнитель действительно плательщик НПД. Запросите у него справку о постановке на учёт в качестве самозанятого — она формируется в приложении «Мой налог» и содержит ИНН, дату регистрации и статус. Дополнительно статус проверяется на сайте ФНС по ИНН и дате.
Проверку нужно повторять перед каждой выплатой: самозанятый может сняться с учёта или превысить лимит дохода по НПД, и тогда выплата физлицу без статуса обернётся обязанностью удержать НДФЛ и начислить взносы. В 1С:Бухгалтерии при подключённом обмене с ФНС статус подтягивается автоматически при создании документа.
Создание карточки контрагента — самозанятого
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН и при необходимости СНИЛС. ИНН — обязательное поле: по нему программа взаимодействует с сервисом проверки статуса НПД.
В карточке контрагента создайте договор. В актуальных релизах доступен вид договора «С самозанятым» — выберите его. Если такого вида в вашей версии нет, используйте договор с видом «С поставщиком» или «Прочее» и укажите в наименовании, что это договор ГПХ с плательщиком НПД. Номер и дату договора возьмите из подписанного бумажного документа.
- 1Получите справку о статусе НПД и проверьте ИНН на сайте ФНС
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ФИО и ИНН
- 3Создайте договор с видом «С самозанятым» (или ГПХ в старых релизах)
- 4Внесите реквизиты подписанного договора: номер, дата, предмет
- 5Сохраните карточку и проверьте, что программа не требует регистрации сотрудника
Договор с самозанятым: что учесть в учёте
Сам договор в 1С не формируется автоматически — его подписывают на бумаге или через ЭДО, а в программе фиксируют реквизиты. В тексте договора важно указать, что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется передавать чек из приложения «Мой налог» по каждой оплате. Это ключевое условие, защищающее заказчика при проверке.
Избегайте в договоре признаков трудовых отношений: фиксированного графика, ежемесячных одинаковых выплат без акта, подчинения внутреннему распорядку. Налоговая анализирует такие договоры, и переквалификация приведёт к доначислению взносов и штрафам. В 1С это проявится косвенно — регулярные одинаковые документы с одним и тем же физлицом привлекают внимание при выгрузке данных.
Отражение услуг и начисление оплаты
Оказанные услуги отражайте документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». Выберите контрагента-самозанятого и его договор, укажите сумму по акту. Счёт затрат зависит от характера работ: 26, 44, 20 или другой — по правилам вашей учётной политики.
НДС в документе не выделяется: самозанятые не являются плательщиками НДС. НДФЛ и страховые взносы программа по такому договору не начисляет — это корректное поведение, поскольку налог уплачивает сам исполнитель через «Мой налог». Если программа пытается рассчитать НДФЛ, проверьте вид договора: вероятно, выбран стандартный договор ГПХ с физлицом, а не с самозанятым.
Оплату проводите документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочее списание» или «Оплата поставщику» — в зависимости от настройки договора. Оплата на карту самозанятого допустима, но реквизиты лучше зафиксировать в договоре.
Чек из «Мой налог» — обязательный документ
Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — главное подтверждение расхода для налогового учёта. Без чека расходы по договору с самозанятым налоговая может не признать. Чек должен содержать наименование вашей организации и ИНН — попросите исполнителя указывать заказчика корректно.
В 1С:Бухгалтерии с подключённым сервисом обмена с ФНС чеки загружаются автоматически и прикрепляются к документам. Если сервис не подключён, храните чеки в электронном виде (PDF или скриншот с QR-кодом) и прикрепляйте файлы к документу поступления через механизм присоединённых файлов. Дата чека должна соответствовать дате оплаты — чек формируется в момент получения дохода.
Отчётность и особенности в разных конфигурациях
Выплаты самозанятым не попадают в 6-НДФЛ и РСВ, поскольку налоговым агентом организация не является. В налоговом учёте расходы принимаются при наличии акта и чека. В 1С:ЗУП самозанятых как сотрудников заводить не нужно — их учёт ведётся в бухгалтерской программе через контрагентов.
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) логика аналогична: контрагент — физическое лицо, договор ГПХ, документ «Приходная накладная» или «Расход со счёта». В конфигурациях без штатного вида договора «С самозанятым» добавьте пометку в наименование договора и ведите внеучётный реестр чеков, чтобы не пропустить обязательный документ.
Как проверить результат
Вид «Физическое лицо», заполнен ИНН, договор с видом «С самозанятым»
Контрагент заведён как организация или без ИНН
НДС не выделен, НДФЛ и взносы не начисляются
Программа рассчитывает НДФЛ — неверный вид договора
Чек на ИНН вашей организации, дата совпадает с оплатой
Чека нет или он оформлен на физическое лицо
Частые вопросы
Нужно ли заводить самозанятого как сотрудника в 1С:ЗУП?
Нет. Самозанятый — не сотрудник, трудовой договор с ним не заключается. Учёт ведётся в бухгалтерской программе через справочник контрагентов и договор ГПХ. В ЗУП он появится только если вы начислите ему доход как физлицу по обычному договору ГПХ, что для НПД не требуется.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек письменно и приостановите следующие выплаты до его получения. Без чека расход рискованно принимать в налоговом учёте. Если исполнитель чек не формирует, это нарушение с его стороны, но риск по признанию расходов несёт заказчик.
Можно ли оплатить самозанятому наличными?
Да, закон этого не запрещает, но безналичная оплата на счёт или карту удобнее: платёжный документ подтверждает факт расчёта. При любой форме оплаты обязателен чек из «Мой налог».
Как быть, если в моей версии 1С нет договора «С самозанятым»?
Используйте договор с видом «С поставщиком» и укажите в наименовании «ГПХ с самозанятым (НПД)». Главное — чтобы программа не начисляла НДФЛ: проверьте это на тестовом документе. При возможности обновите конфигурацию до релиза с поддержкой обмена чеками с ФНС.
Попадают ли выплаты самозанятым в 6-НДФЛ?
Нет. Организация не является налоговым агентом по доходам плательщика НПД, поэтому выплаты в 6-НДФЛ и РСВ не отражаются. Если данные попали в отчёт — проверьте вид договора в карточке контрагента.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо с договором ГПХ, без НДФЛ, взносов и НДС. Перед каждой выплатой проверяйте статус НПД по ИНН, а расходы принимайте только при наличии акта и чека из «Мой налог» на имя вашей организации.