Учет и Финансы · 11 мин
Как заносить расходы в 1С: подробная инструкция
Как правильно заносить расходы в 1С: виды затрат, документы поступления, списание материалов, услуги, авансовые отчёты, проверка счетов и типичные ошибки.
Расходы в 1С отражаются не одной кнопкой, а набором документов: поступление товаров и услуг, списание материалов, авансовые отчёты, банковские выписки, начисление зарплаты и амортизации. Правильный выбор документа зависит от вида затрат и от того, как они должны попасть в бухгалтерский и налоговый учёт.
Ошибка на этапе ввода расхода приводит к искажению себестоимости, неверному расчёту налога на прибыль или НДС и проблемам при закрытии месяца. Поэтому важно не только заполнить документ, но и проверить проводки, счета учёта и аналитику.
Ниже разобраны основные сценарии на примере типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). В других конфигурациях (УТ, КА, ERP) логика похожа, отличаются названия документов и разделов.
Какие бывают расходы и каким документом их вводить
Прежде чем заносить затрату, определите её природу. От этого зависит документ, счёт учёта и принятие расхода в налоговом учёте. Условно расходы делятся на материальные (сырьё, товары, комплектующие), услуги (аренда, связь, консалтинг, доставка), оплату труда, амортизацию и прочие (штрафы, банковские комиссии, налоги).
Каждому типу соответствует свой документ. Использование «не того» документа — частая причина ошибок: например, услугу провели как поступление товара, и на складе появился несуществующий остаток.
| Вид расхода | Документ в 1С:Бухгалтерии | Типовые счета |
|---|---|---|
| Услуги сторонних организаций | Поступление (акты, накладные, УПД) — вид «Услуги» | Дт 20, 25, 26, 44 — Кт 60 |
| Материалы и товары | Поступление — вид «Товары», затем списание | Дт 10, 41 — Кт 60 |
| Списание материалов в производство | Требование-накладная | Дт 20 — Кт 10 |
| Покупки сотрудником за наличные | Авансовый отчёт | Дт 10, 26, 44 — Кт 71 |
| Комиссии банка, прочие оплаты | Списание с расчётного счёта | Дт 91.02, 60 — Кт 51 |
| Зарплата и взносы | Начисление зарплаты | Дт 20, 26, 44 — Кт 70, 69 |
Как занести расходы на услуги через документ поступления
Услуги (аренда, интернет, ремонт, бухгалтерское сопровождение) вводятся документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» из раздела «Покупки». При создании выберите вид операции «Услуги (акт)» — тогда программа не будет ждать складского движения.
Порядок заполнения: укажите контрагента и договор, добавьте в табличную часть номенклатуру с типом «Услуга», введите сумму и ставку НДС. Ключевое поле — «Счета учёта»: здесь выбирается счёт затрат (например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу») и статья затрат с правильным видом расхода для налогового учёта.
Если поставщик выставил счёт-фактуру, зарегистрируйте её по ссылке внизу документа или отдельным документом «Счёт-фактура полученный» — иначе НДС не попадёт в книгу покупок. После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте проводки.
- 1Раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → «Услуги (акт)»
- 2Заполните контрагента, договор, номер и дату акта
- 3Добавьте номенклатуру с типом «Услуга», сумму и ставку НДС
- 4Откройте «Счета учёта»: укажите счёт затрат и статью затрат
- 5Зарегистрируйте счёт-фактуру, проведите документ
- 6Проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
Как провести расходы на материалы и товары
Материалы и товары сначала приходуются на склад документом «Поступление» с видом «Товары (накладная)» — формируется проводка Дт 10 (41) — Кт 60. Само по себе поступление ещё не расход: затратой оно станет при списании в производство или при продаже.
Для передачи материалов в затраты используйте документ «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). На закладке «Материалы» укажите списываемые позиции и количество, на закладке «Счёт затрат» — счёт (например, 20.01), подразделение, номенклатурную группу и статью затрат с видом «Материальные расходы».
Розничная торговля и услуги списывают стоимость проданных товаров автоматически при проведении документа «Реализация (акты, накладные)» — отдельное списание не требуется. Проверить корректность себестоимости помогает оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 с аналитикой по номенклатуре.
Как отразить расходы через авансовый отчёт и банк
Закупки сотрудником за наличные или со своей карты оформляются документом «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»). Перед этим сотруднику должны быть выданы деньги: документом «Выдача наличных» или «Списание с расчётного счёта» с видом «Перечисление подотчётному лицу» — иначе по 71 счёту образуется необоснованный долг сотрудника.
В авансовом отчёте есть отдельные закладки: «Оплата» (оплата поставщикам), «Товары», «Услуги», «Прочее». На каждой закладке указываются свои счета учёта. К авансовому отчёту должны быть приложены подтверждающие документы — чеки, БСО, накладные; без них расход рискуют не принять в налоговом учёте.
Расходы, оплаченные напрямую с расчётного счёта без поступления (комиссия банка, госпошлина), вводятся документом «Списание с расчётного счёта» с соответствующим видом операции — «Прочее списание» или «Перевод на другой счёт организации». Для комиссии укажите счёт 91.02 и статью прочих расходов «Расходы на услуги банков».
Как настроить счета затрат и статьи для налогового учёта
От корректности статьи затрат зависит, попадёт ли расход в декларацию по налогу на прибыль. В карточке статьи затрат (справочник «Статьи затрат») заполните «Вид расхода» — именно он определяет строку декларации: материальные расходы, оплата труда, амортизация, прочие. Для ненормируемых расходов выбирайте вид из группы прочих.
Если расход не принимается в налоговом учёте (например, штрафы в бюджет, сверхнормативные представительские), в поле «Принимаемые/не принимаемые» укажите «Не принимаемые» — программа сформирует постоянную разницу и не включит сумму в налоговую базу.
Косвенные расходы на счетах 25, 26 и 44 списываются автоматически при закрытии месяца согласно учётной политике: 26 счёт — либо на 20 (директ-костинг выключен), либо сразу на 90.08. Настройка задаётся в разделе «Главное» → «Учётная политика».
Как выбрать счёт затрат
Как проверить, что расходы занесены правильно
Базовая проверка — оборотно-сальдовая ведомость (раздел «Отчёты») за период. Сверьте обороты по счетам 20, 25, 26, 44 с первичными документами, убедитесь, что по счетам 10 и 41 нет отрицательных остатков, а на 60 и 71 нет необъяснимых зависших сумм.
Затем выполните «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Регламентные операции распределят косвенные расходы, начислят амортизацию и рассчитают себестоимость. Если какая-то операция завершилась с ошибкой, программа покажет причину — чаще всего это незаполненная статья затрат, отсутствующая номенклатурная группа или нулевая база распределения.
Финальный контроль — отчёт «Анализ финансовых результатов» или ОСВ по счёту 90: сопоставьте выручку и себестоимость. Резкое отклонение маржинальности от обычного уровня — сигнал искать ошибочный или задублированный документ.
Как проверить результат
Остатки положительные, совпадают со складом
Отрицательные (красные) суммы по номенклатуре
Остатки соответствуют реальным долгам подотчётных лиц
Долг сотрудника без выдачи денег или давно не закрытый аванс
Все регламентные операции зелёные
Ошибки в операциях «Закрытие счетов 20, 25, 26, 44»
Нулевые остатки (кроме 44 при наличии транспортных расходов на остаток товаров)
Зависшие суммы — не сработало списание
Типичные ошибки при вводе расходов
Большинство проблем с расходами возникает не из-за сложности программы, а из-за невнимательности к аналитике. Ниже — ошибки, которые чаще всего приходится исправлять при проверке учёта.
Отдельного внимания заслуживает дата документа. Ввод расхода задним числом в уже закрытый период требует повторного закрытия месяца и, возможно, уточнённых деклараций. Если первичка пришла поздно, по правилам учёта её отражают в периоде обнаружения, а не датой документа поставщика — согласуйте подход с методологией вашей организации.
Что важно запомнить
Каждый вид расхода вводится своим документом: услуги — поступлением по акту, материалы — требованием-накладной, подотчёт — авансовым отчётом, комиссии — списанием со счёта. Критичны три вещи: правильный счёт затрат, корректная статья с видом расхода для налогового учёта и проверка проводок до закрытия месяца.
Частые вопросы
Можно ли занести расход без документа от поставщика?
Технически в 1С документ провести можно, но в налоговом учёте расход без первичного документа не принимается. Если акт или накладная утеряны, запросите дубликат у контрагента. До получения документа затрату лучше отражать как не принимаемую или отложить ввод.
Чем отличается счёт 26 от счёта 44?
Счёт 26 «Общехозяйственные расходы» предназначен для управленческих затрат (офис, администрация), а 44 «Расходы на продажу» — для затрат, связанных с реализацией: доставка покупателям, реклама, аренда торговых площадей. Торговые организации чаще используют 44, производственные — 26.
Как исправить расход, введённый ошибочно в прошлом месяце?
Если период ещё не закрыт, просто отредактируйте или пометьте документ на удаление и перепроведите закрытие месяца. Если отчётность сдана, исправление вносится текущей датой документом «Операция, введённая вручную» или корректировкой поступления, а в налоговом учёте может потребоваться уточнённая декларация.
Почему при закрытии месяца расходы не списались со счёта 20?
Чаще всего причина в том, что по номенклатурной группе не было выпуска продукции или реализации услуг — затратам некуда списаться, и они остаются в незавершённом производстве. Проверьте также, заполнены ли номенклатурная группа и статья затрат в документах, и настройки учётной политики по НЗП.
Как занести расходы по безналичной оплате с личной карты сотрудника?
Оплата личной картой приравнивается к подотчёту: сначала зафиксируйте задолженность перед сотрудником через авансовый отчёт (закладка «Оплата» или «Товары» с указанием оплаты), затем возместите сумму документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Перечисление подотчётному лицу». К отчёту приложите чек и подтверждение оплаты картой.
Нужно ли заводить номенклатуру для каждой услуги?
Для регулярных услуг (аренда, связь) удобно создать элементы справочника «Номенклатура» с типом «Услуга» — это ускоряет ввод и даёт аналитику. Для разовой услуги можно завести один обобщённый элемент, но сумму и содержание всё равно указывайте в документе по акту.