Учет и Финансы · 9 мин
Как заносить кассовые чеки в 1С
Как внести кассовый чек в 1С: входящие и исходящие чеки, авансовые отчёты, загрузка из ОФД и личного кабинета ФНС, типичные ошибки и проверка результата.
Кассовые чеки попадают в учёт двумя путями: как подтверждение расходов сотрудника (чеки по авансовому отчёту) и как отражение собственной выручки (чеки, пробитые на вашей ККТ). В обоих случаях в 1С есть штатные документы, которые корректно закрывают и бухгалтерский, и налоговый учёт. Ошибки чаще всего возникают не из-за сложности программы, а из-за неправильного выбора вида операции или двойного учёта одного и того же чека.
Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика документов одинакова.
Определяем тип чека и сценарий учёта
Прежде чем создавать документ, ответьте на вопрос: чей это чек и что он подтверждает. От этого зависит вся цепочка учёта. Чек, который сотрудник принёс после покупки материалов за наличные, — это расход подотчётного лица. Чек, который ваша касса выдала покупателю, — это ваша выручка, и отдельно «заносить» его обычно не нужно: данные приходят с кассы сводно.
Отдельный случай — чеки на безналичную оплату от поставщика. Если поставщик выписал накладную и счёт-фактуру, чек служит только подтверждением оплаты и самостоятельным документом в 1С не становится. Если же первичных документов нет, чек может выступать основанием для признания расхода, но тогда важно, чтобы в нём были реквизиты, позволяющие идентифицировать покупку.
Как выбрать действие
Заносим чек через авансовый отчёт
Это самый частый сценарий. Сотрудник оплатил покупку наличными или личной картой и принёс чек. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Покупки» (или «Банк и касса») → «Авансовые отчёты» → «Создать». Укажите сотрудника, который должен числиться в справочнике физических лиц и быть оформлен как подотчётное лицо.
На вкладке «Оплата» добавьте строку: дата чека, номер чека (можно указать номер фискального документа), поставщик или произвольное наименование, сумма, счёт затрат (например, 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»). Если в чеке выделен НДС и вы принимаете его к вычету — укажите ставку и сумму НДС; для этого в чеке должны быть ИНН продавца и выделенный налог.
Если сотрудник оплатил личной банковской картой, отметьте это в документе — в типовых конфигурациях есть признак способа оплаты. Это важно для корректной аналитики и для возможного возмещения через кассу или расчётный счёт.
- 1Откройте «Авансовые отчёты» и создайте новый документ
- 2Выберите сотрудника-подотчётного и проверьте остаток подотчёта
- 3Добавьте строку на вкладке «Оплата»: дата, номер чека, сумма, счёт затрат
- 4Укажите НДС, если он выделен в чеке и принимается к вычету
- 5Приложите скан чека через кнопку прикрепления файлов
- 6Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
Учитываем чеки собственной кассы (розничная выручка)
Чеки, которые пробивает ваша ККТ, не вносятся в 1С поштучно вручную — это привело бы к дублям и расхождениям с фискальными данными. Типовая схема: касса передаёт данные в ОФД, а в учётной системе выручка отражается сводным документом «Отчет о розничных продажах» по итогам смены (Z-отчёта).
Если касса интегрирована с 1С (например, в 1С:Рознице или УНФ с подключённым фискальным регистратором), чеки создаются автоматически в момент пробития, а отчёт о розничных продажах формируется при закрытии смены. Ручной ввод допустим только для автономных касс без связи: тогда по итогам дня создаёте «Отчет о розничных продажах» и переносите в него итоговые суммы наличной и безналичной оплаты.
Контрольный ориентир — сверка с данными ОФД. Сумма выручки в 1С за день должна совпадать с суммой чеков в личном кабинете оператора фискальных данных. Расхождение означает либо незакрытую смену, либо чек, пробитый мимо учётной системы.
Чек вместо накладной от поставщика
Если поставщик не выдал накладную, но выдала кассовый чек с наименованием товара, создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)». В полях входящего номера и даты укажите реквизиты чека: номер фискального документа и дату пробития. Контрагента заведите по данным чека — ИНН продавца в нём присутствует.
Обратите внимание: для вычета НДС одного чека недостаточно — нужен счёт-фактура или УПД. Чек с выделенным НДС позволяет принять налог к вычету только в ограниченных случаях (командировочные и представительские расходы по четким правилам). В остальных ситуациях НДС по чеку без счёта-фактуры включается в стоимость или относится на расходы без вычета.
Загрузка чеков из ОФД и по QR-коду
Ручной ввод — не единственный путь. В свежих релизах типовых конфигураций есть сервис загрузки чеков: по QR-коду с чека программа запрашивает данные в ФНС и автоматически заполняет состав покупки в авансовом отчёте. Это ускоряет ввод и исключает ошибки в суммах и НДС.
Для использования функции включите её в настройках (обычно «Администрирование» → «Обмен электронными документами» или отдельный пункт про загрузку чеков). В авансовом отчёте появится кнопка «Загрузить по QR-коду»: отсканируйте код камерой или введите реквизиты чека вручную (ФН, ФД, ФП, дата, сумма). Сервис доступен только для чеков, переданных в ФНС, — чеки старых автономных касс без ОФД так не загрузить.
Загрузка по QR-коду особенно выгодна при большом потоке подотчётных чеков: состав чека подтягивается построчно, и бухгалтеру остаётся только распределить строки по счетам затрат, а не набивать номенклатуру вручную.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа откройте проводки (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь: сумма села на правильный счёт затрат, НДС выделен отдельной проводкой на 19 счёт (если применимо), а расчёты с подотчётным лицом закрылись по 71 счёту. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по 71 счёту — остаток по сотруднику должен соответствовать реальной задолженности.
Для розничной выручки сверяйте три источника: Z-отчёт (или данные ОФД), отчёт о розничных продажах в 1С и фактическую инкассацию. Все три должны сходиться по итогам дня.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 71, сумма совпадает с чеком
Сумма зависла на другом счёте или НДС не выделен
Остаток равен реальной задолженности за сотрудником
Остаток не сходится с выданными и отчитанными суммами
1С = Z-отчёт = данные ОФД
Расхождение хотя бы с одним источником
К каждому чеку приложен читаемый скан
Чек есть только на бумаге, которая выцветает
FAQ
Можно ли учесть чек, если сотрудник потерял оригинал?
Да, если восстановить подтверждение: выписка по карте сотрудника плюс дубликат чека от продавца или данные чека из личного кабинета ФНС (по реквизитам ФН, ФД, ФП). Полностью неподтверждённый расход принимать к учёту рискованно.
Что делать, если чек без ИНН продавца?
Такой чек не соответствует требованиям к кассовому чеку и слабо подтверждает расход. Запросите у продавца корректный чек или иные первичные документы. В спорных случаях расход лучше подтвердить дополнительными документами.
Как занести чек на оплату ГСМ?
Через авансовый отчёт или через учёт по топливным картам, если они оформлены. Чеки АЗС прикладываются к отчёту, счёт затрат — 10.3 «Топливо» или 44, в зависимости от учётной политики. Способ учёта (по чекам или по картам) закрепите в учётной политике.
Нужно ли хранить бумажный чек после занесения в 1С?
Термолента выцветает, поэтому делайте скан или копию сразу и прикладывайте к документу в базе. Оригинал храните вместе с копией в авансовом отчёте — при проверке могут запросить и бумажную форму.
Чек пробит на сумму больше фактической оплаты — как отразить?
Учитывайте фактически оплаченную сумму и потребуйте от продавца чек коррекции или возврата на разницу. Заносить в учёт сумму из некорректного чека нельзя — расход должен подтверждаться реальной оплатой.
Можно ли отразить чек иностранного продавца из командировки?
Да, через авансовый отчёт с пересчётом суммы в рубли по курсу на дату утверждения отчёта (или на дату выдачи аванса — по правилам учётной политики). К чеку приложите документ, подтверждающий курс пересчёта.
Что важно запомнить
Тип чека определяет документ: расходы сотрудника — авансовый отчёт, собственная выручка — отчёт о розничных продажах или загрузка с ККТ, чек вместо накладной — поступление. Проверяйте проводки, сверяйте выручку с ОФД и не допускайте двойного учёта одного чека.