Учет и Финансы · 9 мин
Как занести кассовый чек в 1С
Как занести кассовый чек в 1С: приходный кассовый ордер, оплата от покупателя, чек ККТ и эквайринг. Пошаговые инструкции, проверка результата и частые ошибки.
Кассовый чек в 1С отражается по-разному в зависимости от того, что именно нужно зафиксировать: поступление наличной оплаты от покупателя, пробитие чека на онлайн-кассе, оплату поставщику по его чеку или возврат. Чаще всего под «занесением чека» бухгалтер понимает оформление приходного кассового ордера (ПКО) или документа «Операция по платежной карте» в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей».
Важно понимать: сам бумажный чек ККТ в программу не «вводится» как самостоятельный документ. В учёте отражается хозяйственная операция, которую этот чек подтверждает. Поэтому перед вводом определите, что произошло: покупатель расплатился наличными или картой, сотрудник отчитался авансовым отчётом с чеками, либо нужно отразить розничную выручку по Z-отчёту.
Ниже разобраны основные сценарии для типовых конфигураций 1С, порядок проверки результата, типичные ошибки и ограничения, которые помогут не исказить кассовую дисциплину и отчётность.
Определяем, какой документ соответствует чеку
Прежде чем что-то вводить, ответьте на три вопроса: кто оплатил (покупатель, подотчётное лицо, вы сами как покупатель), как оплатил (наличные, карта, безнал) и на основании чего (реализация, аванс, авансовый отчёт, Z-отчёт). От ответов зависит выбор документа.
Если покупатель расплатился наличными за конкретную реализацию — это ПКО с видом операции «Оплата от покупателя». Если оплата прошла картой через терминал — документ «Операция по платежной карте» (эквайринг). Если чеки пробивались весь день на розничной точке и вы вносите итог — «Отчет о розничных продажах» по данным Z-отчёта.
Если же чек приложил сотрудник к авансовому отчёту (купил материалы или товары за свои деньги), чек заносится внутри документа «Авансовый отчёт», а не отдельным кассовым документом.
Как выбрать документ
Заносим наличную оплату через приходный кассовый ордер
Откройте раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы» и нажмите «Приход». В поле «Вид операции» выберите «Оплата от покупателя». Укажите дату (она должна совпадать с датой чека), контрагента, договор и сумму по чеку.
В табличной части проверьте счёт расчётов (обычно 62.01) и счёт авансов (62.02) — программа подставляет их автоматически из настроек, но при нестандартных договорах их приходится корректировать вручную. В поле «Принято от» укажите ФИО или наименование плательщика, в «Основание» — реквизиты счёта или договора.
Проведите документ. Если оплата пришла по конкретной реализации, удобнее создать ПКО на основании документа «Реализация (акты, накладные)» — тогда сумма, контрагент и счета заполнятся автоматически, а задолженность закроется корректно.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Приход»
- 2Выберите вид операции «Оплата от покупателя» и укажите дату чека
- 3Заполните контрагента, договор и сумму по чеку
- 4Проверьте счета расчётов и авансов в табличной части
- 5Проведите документ и откройте «Дт/Кт» для контроля проводок
Заносим оплату картой (эквайринг)
Чек, пробитый при оплате банковской картой, отражается документом «Операция по платежной карте» в разделе «Банк и касса». Деньги при этом не попадают сразу в кассу — они проходят через счёт 57.03 «Продажи по платежным картам» и только после зачисления на расчётный счёт закрываются выпиской банка.
Создайте документ, выберите вид операции «Оплата от покупателя», укажите контрагента, сумму по чеку и эквайринговый терминал (договор эквайринга). Проверьте, что в настройках договора эквайринга указан процент комиссии банка — от этого зависит корректность последующего списания комиссии.
Типичная ситуация: чек пробит, а деньги на расчётный счёт придут через 1–3 дня за вычетом комиссии. Это нормально — задолженность по эквайрингу будет «висеть» на счёте 57.03 до поступления выписки. Не проводите такую оплату как ПКО, иначе исказите кассу и расчёты с банком.
Заносим розничную выручку по Z-отчёту
На розничной точке отдельные чеки обычно не вносятся по одному — заносится итог за день по снятому Z-отчёту. Для этого используется документ «Отчет о розничных продажах» (раздел «Продажи»). В нём указывается склад (торговая точка), табличная часть заполняется номенклатурой и суммами, а на закладке оплаты разделяются наличные и безналичные поступления.
Если касса подключена к 1С напрямую (например, в «1С:Рознице» или через драйвер ККТ), чеки могут загружаться автоматически при закрытии смены. В этом случае ручной ввод не нужен — достаточно проверить, что «Отчет о розничных продажах» сформировался и провёлся без ошибок.
После проведения сверьте сумму документа с показаниями Z-отчёта и данными личного кабинета оператора фискальных данных (ОФД). Расхождение даже на копейки означает, что часть чеков не попала в учёт или внесена дважды.
Отражаем чек из авансового отчёта
Когда сотрудник покупает что-то за наличные и приносит чек ККТ, чек прикладывается к авансовому отчёту. Создайте документ «Авансовый отчёт» в разделе «Покупки» (или «Банк и касса» в зависимости от конфигурации), укажите сотрудника и добавьте строку с оприходованным товаром или услугой.
Реквизиты чека (номер, дату, сумму) укажите в полях документа-основания строки. Если чек содержит QR-код, данные можно проверить через сервис ФНС и убедиться, что чек действителен, — это защитит от отказа в принятии расходов при проверке.
Обратите внимание: чек сам по себе не всегда достаточное основание для принятия расходов. Для налогового учёта обычно требуется, чтобы из чека следовало, что именно приобретено, а для возмещения НДС нужен счёт-фактура или выделенный НДС в чеке при соблюдении условий.
Проверяем результат и исправляем ошибки
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт» и убедитесь, что проводки соответствуют операции: для ПКО — дебет 50.01 и кредит 62.01 (или 62.02 при авансе), для эквайринга — дебет 57.03, для розницы — дебет 50/57 и кредит 90.01.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 и сверьте остаток с фактическими наличными в кассе. Для расчётов с покупателем сформируйте «Акт сверки» или ОСВ по 62-му счёту в разрезе контрагента — задолженность должна закрыться.
Если ошиблись в проведённом документе, не удаляйте его при уже сданной отчётности или закрытом кассовом дне — скорректируйте сумму и перепроведите, либо сделайте сторнирующий документ. Удаление ПКО «задним числом» нарушает нумерацию кассовых документов и вызовет вопросы при проверке кассовой дисциплины.
Как проверить результат
Дт 50.01 Кт 62 для наличной оплаты; Дт 57.03 для эквайринга
Проводок нет, или сумма ушла не на тот счёт
Остаток в программе совпадает с наличными
Расхождение между учётом и фактом
Задолженность по документу закрыта
Аванс «висит», хотя оплата внесена
Совпадает с Z-отчётом и данными ОФД
Сумма больше или меньше данных фискального накопителя
Частые вопросы
Можно ли занести в 1С чек по QR-коду автоматически?
В части конфигураций и через внешние сервисы доступна загрузка чеков по QR-коду — данные подтягиваются из ФНС и подставляются в авансовый отчёт или документ покупки. Если такой функции в вашей конфигурации нет, реквизиты чека вводятся вручную, а подлинность проверяется через сервис проверки чеков ФНС.
Что делать, если чек пробит, но покупатель вернул товар в тот же день?
Оформите документ возврата (например, «Возврат товаров от покупателя») и пробейте чек возврата на ККТ. В учёте отразятся сторнирующие движения, а в отчёте о розничных продажах сумма выручки уменьшится. Просто удалять исходный документ оплаты нельзя — фискальные данные уже переданы в ОФД.
Нужно ли вносить каждый чек отдельно на розничной точке?
Нет. Стандартная практика — отражать итоговую выручку за смену документом «Отчет о розничных продажах» по данным Z-отчёта. Поштучный ввод чеков требуется только при автоматизированной фронтальной кассе, где чеки формируются в самой 1С.
Как занести чек, если покупатель внёс аванс наличными?
Создайте ПКО с видом операции «Оплата от покупателя», но не привязывайте его к документу реализации — тогда сумма попадёт на счёт 62.02 как аванс. При последующей отгрузке реализация зачтёт этот аванс автоматически, если совпадают контрагент и договор.
Чем отличается занесение чека в 1С:Бухгалтерии и 1С:Рознице?
В «1С:Бухгалтерии» чеки отражаются учётными документами — ПКО, операцией по платежной карте, отчётом о розничных продажах. В «1С:Рознице» чек — это самостоятельный документ «Чек ККМ», который пробивается на рабочем месте кассира, а в бухгалтерию выгружается сводный отчёт о розничных продажах.
Что делать, если сумма в чеке не совпадает с суммой реализации?
Сначала выясните причину: частичная оплата, скидка на кассе или ошибка кассира. При частичной оплате вносите ПКО на фактическую сумму чека — остаток останется задолженностью. При ошибке кассира оформляйте коррекцию или возврат, а не молчаливую правку документов.
Что важно запомнить
Чек в 1С отражается документом, соответствующим операции: ПКО — наличные, операция по платежной карте — эквайринг, отчёт о розничных продажах — итог по Z-отчёту, авансовый отчёт — чеки сотрудников. После ввода всегда проверяйте проводки, остаток кассы и закрытие расчётов с контрагентом.